Les avances sur frais professionnels, une solution pour vos voyages d’affaires ?

L’employeur est tenu de rembourser les frais professionnels. Pour ce faire, il dispose de plusieurs options : l’indemnisation des frais réellement engagés par le salarié a posteriori, la carte d’entreprise, et bien sûr les allocations forfaitaires définies en amont. On parle alors d’avance sur frais professionnels.

En quoi ça consiste ? Quels sont les avantages et inconvénients ? Comment bien les gérer ? C’est ce que nous allons découvrir.

C’est quoi une avance sur frais professionnels ?

Entre les transports en commun, les frais de repas, les frais de carburant, et les frais d’hébergement, le salarié en déplacement engage bon nombre de dépenses. Et comme ces sommes sont engagées à des fins professionnelles, c’est à l’employeur de les payer.

Généralement, cette prise en charge prend la forme d’un remboursement des frais réels a posteriori. Mais il peut aussi s’agir d’une indemnité forfaitaire définie en amont. Ce sont les avances sur frais professionnels que le salarié pourra utiliser dans le cadre de son voyage d’affaires.

Elles peuvent être prévues par convention collective, accord de branche, ou simplement par la politique de voyage de la société.

Ces différents documents peuvent également prévoir le type d’allocation forfaitaire. Et pour cause, l’avance sur frais peut être permanente ou ponctuelle.

• Avance permanente : elle est généralement mise en place si le salarié part régulièrement en déplacement professionnel. Dans ce cadre, employeur et salarié définissent l’enveloppe allouée au moment de l’embauche. Le collaborateur percevra alors le même montant tous les mois.
• Avance ponctuelle : elle peut être prévue si le salarié ne part qu’occasionnellement en voyage d’affaires.

Quoi qu’il en soit, la mise en place de ces avances sur frais professionnels dépendra de la situation du collaborateur.

Pourquoi opter pour l’avance sur frais professionnels ?

Les avances de frais professionnels interviennent pour deux raisons principales.

• La première : si vous partez souvent et/ou longtemps en déplacement professionnel, vous devez avancer l’intégralité des frais de mission (hébergement, repas, transports). Or, ces dépenses peuvent impacter votre trésorerie personnelle. Dans ce cadre, il n’est pas avantageux pour vous de partir en voyage d’affaires.
• La seconde : si les dépenses sont disproportionnées par rapport au salaire du collaborateur. Par exemple, vous gagnez 1500 € mensuel, et vous devez dépenser près de 500 € de frais de déplacement. Autrement dit, un tiers de votre salaire.

Même s’ils vous sont remboursés a posteriori, ces 500 € risquent de faire un trou dans votre budget.

Dès lors que l’une de ces hypothèses est présente, il est judicieux d’opter pour l’avance sur frais professionnels.

Comment fonctionne l’avance de frais professionnels ?

Après avoir reçu les avances sur frais professionnels, vous êtes libre d’utiliser le montant transmis lors de votre voyage d’affaires. Et ce, aussi bien pour vos frais de transport que pour vos frais de nourriture ou encore pour l’achat de matériel professionnel.

D’ailleurs, on vous donne quelques astuces pour économiser sur vos frais de déplacement.

Dans tous les cas, l’entreprise doit s’assurer que l’avance correspond effectivement aux dépenses engagées par le voyageur. Vous devrez alors réaliser une note de frais à l’issue de votre déplacement. Si vous ne savez pas comment faire, n’hésitez pas à consulter cet article.

Mais l’idée est de regrouper l’ensemble des dépenses réellement engagées (comme les repas pris au restaurant, les billets d’avion, de train…) avec les justificatifs correspondants.

Si l’enveloppe est trop faible par rapport aux frais engagés, l’employeur est tenu de vous rembourser la différence.

En revanche, si vous avez dépensé moins que prévu, c’est à vous de rendre le trop-perçu ; soit directement, soit sur votre prochain bulletin de paie.

Quels sont les avantages et inconvénients ?

Les avances sur frais professionnels sont surtout bénéfiques pour le salarié qui n’a pas à engager son budget personnel pour les besoins de sa mission.

Eh oui, même si les dépenses professionnelles ont vocation à être remboursées, elles représentent toujours un trou dans le budget du collaborateur. D’autant plus que les délais de remboursement peuvent être plus ou moins longs en fonction des entreprises.

Malgré cet avantage, il existe toutefois quelques inconvénients aux avances sur frais professionnels :

• La difficulté de déterminer le budget : avant d’octroyer une enveloppe, il faut s’assurer que toutes les dépenses du salarié sont bien prises en compte. À savoir les dépenses de l'hôtel, de restaurant, de transport en commun... Or, à défaut d’être sur place, il n’est pas facile de savoir quelle somme sera dépensée par le voyageur.
• La gestion des notes de frais : les avances sur frais professionnels engendrent toujours des démarches administratives, puisque le salarié devra présenter ses notes de frais et les pièces justificatives.

C’est justement pour ces raisons que les entreprises se tournent aujourd’hui vers d’autres solutions.

Existe-t-il des alternatives ?

Vous l’aurez compris, les avances sur frais professionnels ne sont pas forcément la meilleure option pour gérer les dépenses du salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Mais alors que faire ?

Les cartes d’entreprise

La meilleure solution est d’utiliser une carte d’entreprise. Ainsi, lorsque vous aurez besoin de dépenser certaines sommes pour les besoins d’une mission, il vous suffit d'utiliser la carte bancaire de la société. De cette manière, vous n’avez pas à engager votre budget personnel.

En outre, il est aussi possible de prévoir des cartes spécifiques à certaines dépenses, comme les cartes carburant.

Dans tous les cas, vous devrez également fournir les notes de frais afin de faciliter la comptabilisation des dépenses (notamment pour l’exonération des charges sociales et la récupération de la TVA). Cela dit, vous n’aurez pas à rembourser le trop-perçu si le montant de l’enveloppe budgétaire allouée a été sous-estimé.

Le cas des déplacements professionnels

Cependant, les cartes d’entreprise ne sont pas adaptées aux réservations de nuits d’hôtel, de billets de train ou d’avion.

Par exemple, c’est un vrai problème pour récupérer les justificatifs et les faire parvenir à la comptabilité.

La meilleure solution pour ce cas de figure est de passer par une plateforme de réservation des voyages d’affaires.

Nous avons dressé la liste des meilleures solutions de gestion des déplacements professionnels, vous pouvez la retrouvez juste ici :

Le top 8 des solutions de gestion des déplacements professionnels