Les tâches d'un Assistant de Direction

Qu'est-ce qu'un Assistant de Direction ?

Un Assistant de Direction, comme son nom de poste l'indique, a pour rôle d'accompagner et d'aider le dirigeant de l'entreprise sur les tâches administratives. Les tâches qui lui incombent sont donc variées et peuvent changer selon le secteur de l'entreprise, la taille de celle-ci ainsi que de son organisation.

Voici la liste non exhaustive des missions et tâches de l'assistant de direction.

Quelles sont les missions de l’assistant de direction ?

Souvent dans l’ombre de son supérieur hiérarchique, l’assistant de direction (AD) est une personne qui s’avère être très importante au sein d’une organisation. En effet sa mission principale est d’épauler et de soulager le dirigeant ou le directeur de services avec qui il collabore au quotidien.

L’assistant de direction est souvent considéré comme le bras droit ou le collaborateur de confiance qui possède une très bonne connaissance des dossiers en cours. Il doit être très polyvalent et doté d‘une grande capacité d’adaptation puisque ses missions sont multiples. Ses missions peuvent varier en fonction de la taille de l’entreprise, du grade du dirigeant qu’il assiste ou encore de ses fonctions. Mais globalement les missions restent assez similaires.

Les tâches quotidiennes et administratives.

La principale mission de l’assistant de direction est de faciliter et d’organiser la journée de travail de son dirigeant. Pour cela il va s’occuper de toutes les taches traditionnelles d’un secrétaire :

• Répondre au téléphone
• Organiser l’agenda du dirigeant et la prise de rendez-vous
• Gérer l’organisation des séminaires
• Organiser les déplacements professionnels de ses supérieurs.

L'organisation administrative prend également une grande place dans les missions de l'assistant de direction. Il aura la charge de :

• De la gestion des dossiers des salariés.
• L'accueil des clients ou des fournisseurs.
• Mettre à jour et alimenter les tableaux de bord.
• La gestion des plannings de ses collaborateurs.
• La gestion des dossiers des salariés.

L'organisation des réunions

L’organisation des réunions incombe à l’assistant de direction. Avant sa tenue, l’assistant de direction doit définir la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de la réunion. Pour le jour de la réunion, l’AD doit préparer toute la documentation nécessaire tels que :

• Les supports de communication.
• Les dossiers
• Les visuels
• Les rapports

Pendant les réunions, l’assistant de direction a pour mission de prendre des notes des échanges. Cela a pour but de produire des contre rendu qui récapitulent les notions et les points importants de la réunion puis de les transmettre aux parties prenantes.

L'intermédiaire de référence

Sa position proche du dirigeant ou de son responsable de service ainsi que sa connaissance des dossiers de l’entreprise font de l'assistant de direction l’intermédiaire de référence au sein de l’organisation. L'assistant de direction est le dernier intermédiaire juste avant le dirigeant ou le directeur de service. Il doit donc s'occuper de la correspondance (courrier et mails) de celui-ci. Il réceptionne, tri et fait parvenir uniquement les informations pertinentes et importantes. Il peut être aussi amené à directement communiquer avec les différents services de l'entreprise, faire passer les directives de son supérieur hiérarchique à tous les collaborateurs.

L'assistant de direction peut parfois être le premier contact des clients ou des fournisseurs. Il a pour mission de bien représenter l'entreprise puisque le premier contact est très important. Certaines fois, l'assistant de direction sera en communication directe avec les fournisseurs. Il est garant de la bonne gestion des stocks et de l'approvisionnement des consommables et des fournitures de bureautique.

Le tri et l'archivage des documents

Malgré l'aspect rébarbatif de cette tache, de tri, de gestion et l'archivage des documents est très important au bon fonctionnent de l'entreprise. Il existe de nombreuses solutions d'automatisation pour gagner du temps et ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Les autres missions

D'autres missions à titre exceptionnel peuvent être attribuées à l'assistant de direction tels que :

• La participation à l'organisation et à la logistique des entretiens. Il devra s'occuper de la publication des offres d'emploi, gérer l'organisation des entretiens.
• La participation à la gestion de certains documents comptables comme les notes de frais.
• Prendre place lors des appels d'offres en s'occupant principalement de la partie prospection.

L'assistant de direction est donc un collaborateur clé au sein de l'entreprise. La variété des tâches et missions implique d'avoir de nombreuses qualités, à l'image de celles qu'incombe le poste d'Office Manager.