Le coût de gestion d'une note de frais

Encore une trop grande partie des petites et moyennes entreprises (PME) n'ont pas d'outil de gestion des notes de frais, convaincues que le volume de dépenses de leurs collaborateurs est trop faible pour justifier la mise en place d'une solution de gestion de note de frais.

Voici un argument capital qui prouve le contraire : le coût de gestion manuelle d'une note de frais est bien plus élevé que les dirigeants ne l'estiment.

Les coûts directs d'une note de frais

On considère que le temps de gestion d'une note de frais par collaborateur est de 20 minutes à 30 minutes, et le coût associé à cela est de 53 euros, comme l'affirme cet article rédigé par les Echos.fr.

Ce coût est dû au fait qu'une note de frais passe entre plusieurs mains :

• Le collaborateur qui recherche son justificatif avant de remplir manuellement la note de frais ;
• Le manager et/ou dirigeant qui doit la valider ;
• L'équipe comptable qui doit procéder au remboursement et la comptabiliser.

L'ensemble de ces étapes représente donc un travail fastidieux pour toutes les parties prenantes. Et ce même si le volume des frais professionnels est relativement faible.

Les collaborateurs doivent retrouver leurs justificatifs de paiements. Une perte de temps décuplée en cas de perte du justificatif de la note de frais.

Le coût de gestion d'une note de frais peut ensuite être multiplié pour plusieurs raisons. Voici quelques exemples :

• La recherche des justificatifs ;
• La perte du justificatif de la note de frais ;
• Les erreurs dans la saisie de celle-ci (présentes dans 20 % des notes de frais !).

Il est important de souligner qu'en l'absence de politique de remboursement des notes de frais les collaborateurs risquent de déclarer des dépenses qui n'ont pas été effectuées dans le cadre d'une mission précise ou simplement dans l'intérêt de l'entreprise.

L'absence de règles définies par la hiérarchie laisse la liberté aux collaborateurs d'interpréter les types de dépenses qui peuvent être remboursés par l'équipe comptable.

C'est pourquoi au-delà du simple coût de gestion des notes de frais, il faut aussi mieux contrôler la politique voyage de l'entreprise.

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Les coûts indirects d'une note de frais

Au-delà de regarder les coûts directs de la gestion d'une note de frais, il est important en tant que dirigeant ou manager de mesurer les coûts indirects de la gestion manuelle des notes de frais.

Les coûts indirects humains

Comme évoqué plus haut, la gestion des notes de frais est une mission chronophage. Leur traitement est un travail administratif qui n'est pas intéressant pour les collaborateurs. Ils ne sont donc pas en mesure de se concentrer sur leurs missions principales qui sont à plus forte valeur ajoutée. Ces derniers peuvent avoir la sensation de perdre de leur temps au risque d'avoir un impact sur leur motivation dans leur travail. Les erreurs de saisie sur une note de frais risquent également de se multiplier.

Les collaborateurs peuvent également se sentir frustrés du processus de validation qui n'est pas nécessairement clair et limpide. Ils doivent attendre près d'un mois avant d'être remboursés. Il n'est jamais conseillé d'un point de vue RH de laisser des avances de frais non traitées pendant une longue période.

Les équipes comptables doivent aussi courir après les notes de frais et justificatifs afin de les enregistrer dans le grand livre. La clôture comptable est donc souvent synonyme de stress et d'anxiété pour celles-ci.

La récupération de la TVA

Les collaborateurs sont remboursés à 100% du montant de la dépense. Cependant, une entreprise, en tant qu'entité économique, collecte la TVA et peut donc la déduire de ses dépenses. Cela est donc aussi valable pour les notes de frais qui sont comptabilisées comme des charges.

Il est possible de récupérer la TVA sur de nombreuses dépenses effectuées en note de frais. Cependant, le traitement manuel d'une note de frais réduit considérablement la visibilité sur la récupération de la TVA. À titre d'exemple, le montant de la TVA est de 5,5 % dans les restaurants ou encore de 20 % de TVA pour les télépéages ou les frais de parking par exemple.

Il est donc primordial de mettre sous contrôle la gestion des notes de frais. Voici un article qui vous aidera à choisir la meilleure solution selon vos besoins.

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