Retard de remboursement d’une note de frais : que faire ? - Okarito
Voyages d'affaires
2
min

Que faire en cas de retard de remboursement d’une note de frais ?

Ines Dentan
Ines Dentan
Publié le
8/3/2022

La gestion des notes de frais est un sujet auquel toutes les entreprises sont confrontées. Elle peut malheureusement se révéler être problématique notamment dans leur délai de traitement

En effet, si le remboursement d’une note de frais tarde, cela peut jouer sur la motivation, la rentabilité et la confiance du salarié envers l’entreprise. Un salarié confronté à ce cas de figure ne connaît généralement pas les solutions de recours à sa disposition en cas de retard de remboursement d’une note de frais.

Vous vous êtes déjà retrouvé dans cette situation délicate ? Vous trouverez dans cet article quelques conseils pour y faire face.

Le délai de remboursement : que dit la loi ?

La réponse est à chercher dans l’article L3245-1 du Code du travail, qui s’applique aussi bien aux réclamations sur les salaires que sur les frais réels.

Un délai de trois ans pour rembourser une note de frais

Si la note de frais est bien accompagnée d’un justificatif pour prouver l'existence de la dépense engagée, votre employeur dispose d’un délai de 3 ans maximum pour vous rembourser. 

Dans la plupart des entreprises, les collaborateurs obtiennent toutefois un remboursement au bout d'un mois. La politique interne de votre entreprise peut d’ailleurs clarifier ce point et imposer un délai aux salariés dans le cadre de leur politique voyage.

Sachez cependant que la loi, via l’article L3245-1 du Code du travail, permet au salarié de réclamer le remboursement de ses frais professionnels jusque 3 ans à compter du jour de la dépense, malgré toute politique interne.

Toutefois, ce cas de figure est fortement susceptible d’engendrer un conflit entre l’employeur et le salarié. Il reste préférable de rester dans les délais imposés par la politique interne dans la mesure du possible.

Enfin, chaque situation ayant ses particularités propres, il reste toujours conseillé de s’attacher les services d’un avocat. Vous bénéficierez des conseils d’un expert.

Les moyens d’action du salarié 

Si votre employeur tarde trop à vous rembourser une note de frais (hébergement, déplacement professionnel, nourriture,..) vous disposez de plusieurs moyens d’action pour y remédier. 

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Envoyer un courrier recommandé

L’une des premières solutions est d’envoyer un courrier recommandé à votre employeur dans lequel vous ferez état du retard de paiement auquel vous faites face. Pour que votre demande ait plus de poids, vous pouvez de nouveau joindre les justificatifs liés à cette dépense. 

Vous pourrez également lui demander explicitement à ce qu’il procède sans délai au remboursement des frais professionnels concernés.

Saisir le conseil de Prud’hommes

Si le courrier recommandé n’a pas eu l’effet escompté, vous pouvez saisir le conseil de Prud’hommes dont relève l’entreprise. Il y aura ensuite une étude de votre demande et si celle-ci s’avère fondée, alors l’employeur pourrait être dans l’obligation (éventuellement sous astreinte) de rembourser vos frais professionnels. 

Parfois, l’employeur est également condamné à verser des dommages et intérêts au salarié. 

Emprunter un petit montant

Si ce retard de remboursement de frais professionnels est rare, mais qu’il met tout de même à mal vos finances personnelles, vous pouvez recourir à un prêt express. En effet, si vous vous retrouvez dans le rouge, et pour éviter un découvert bancaire et payer des frais conséquents, vous pouvez souscrire un petit emprunt comme le microcrédit proposé par Finfrog.

Cette solution de crédit à court terme permet de faire face à ce type d’imprévu occasionnel. 

Retard de remboursement de frais professionnels : que faut-il retenir  ?

En cas de retard de remboursement de vos notes de frais professionnels, vous disposez de plusieurs solutions : s’il est occasionnel, vous pouvez emprunter une petite somme d’argent pour ne pas vous mettre dans le rouge. Si vous faites face à des retards fréquents, vous pouvez commencer par envoyer un courrier recommandé à votre employeur en demandant le paiement de celles-ci. Et enfin, en dernier recours, vous pouvez faire appel au tribunal compétent pour recevoir le paiement de vos notes de frais professionnels. 

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Ines Dentan
Ines Dentan
Ines a travaillé chez Okarito en 2019. Fan de voyages invétérée, elle a parcouru l'Amérique du Sud en sac à dos !
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