« Les règles sont claires pour tout le monde et cela nous permet de passer du temps sur des sujets importants. »

Morgane, Responsable Service Généraux et RSE
Wedoogift

180

employés

25

déplacements par mois

Employés
80
Okarito depuis
OCT-2019
Bureaux
6
Déplacements par mois
15
Solution
Okarito

ENTREPRISE

Wedoogift favorise l'accès aux avantages salariés en offrant la meilleure expérience client et utilisateur. Depuis 2014, l'entreprise propose des produits et logiciels en SaaS aux entreprises, CSE et collectivités pour dématérialiser et gérer l’ensemble des avantages salariés : carte cadeaux, culture, restaurant, billetterie etc. L'entreprise transforme ainsi le monde des avantages salariés et accompagne la transition digitale de ses clients

https://www.wedoogift.com/

Siège social

Paris

Secteur

Ressources Humaines

AVANTAGES

- Centralisation
- Suppression notes de frais
- Récupération des factures
- Intégration avec Sami (RSE)

Est-ce que tu peux présenter ce que tu fais au sein de Wedoogift ?

Au sein de Wedoogift, j’occupe le poste de responsable des services généraux et de la RSE.

Au total, nous sommes une équipe de trois, composée de 2 offices managers : Louise, spécialisée “expérience collaborateur et gestion du quotidien” et Florian, spécialisé facilities, conformité et performance du pôle. De mon côté, je suis davantage sur les volets RSE et pilotage des Services Généraux.

Pourquoi organisez vous des déplacements ?

Nous avons deux grands types de déplacements.
Le premier concerne les rendez-vous professionnels. Nos équipes vont à la rencontre des prospects, des clients, des partenaires et des fournisseurs.
Le second type de nos voyages d'affaires correspond aux aller-retours des collaborateurs qui vivent partout en France. Nous avons des activités dans plusieurs villes Françaises (Paris, Bruxelles, Lyon, Nantes) ainsi que plusieurs collaborateurs qui travaillent uniquement à distance. Beaucoup d'entre-eux se déplacent pour rejoindre notre siège social.

Comment étaient gérés les déplacements professionnels avant Okarito ?

Avant Okarito, c’était compliqué. Les réservations étaient faites via plusieurs plateformes et avec différents moyens de paiement. Les collaborateurs avaient parfois des notes de frais exorbitantes. Pour couronner le tout, il était compliqué de récupérer les factures entre les différents sites de tourisme.

De plus, les services généraux perdaient beaucoup de temps à faire l’intermédiaire entre les collaborateurs, les hôtels, la plateforme Airbnb, etc. La gestion des modifications et annulations était un véritable casse-tête.

Pourquoi avoir choisi Okarito?

Je me souviens très bien qu’à l’époque, nous échangions avec la responsable comptable et nous nous sommes dit : “si seulement il existait un outil pas cher qui nous permette de contrôler ces dépenses, de centraliser la facturation et limiter les NDF, ça serait le rêve !”.

Nous n’avons pas eu à beaucoup chercher pour tomber sur Okarito, et avons immédiatement adopté la solution.

Comment cela se passe-t-il maintenant ?

Nous n’avons plus (ou presque) de notes de frais liées aux déplacements. Les collaborateurs apprécient d’avoir la liberté de prendre leurs billets et réservations d’hôtel librement (sauf s’ils dépassent le plafond fixé bien sûr, puisqu’un système de double validation se met alors en place).

La comptabilité est satisfaite de la facturation unique. Bref, les règles sont claires pour tout le monde et cela nous permet de passer du temps sur des sujets à plus forte valeur ajoutée.

Le plus Okarito

Nous sommes particulièrement satisfaits du dialogue que nous avons pu instaurer avec Okarito et de la grande écoute dont ils font preuve pour répondre à nos demandes.

Par exemple, lorsque nous avons réalisé notre bilan carbone avec Sami, nous avions besoin d’exports de nos déplacements. Les deux prestataires ont immédiatement créé des synergies pour pouvoir récupérer la donnée. 

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