Est ce que tu peux présenter ce que tu fais au sein de LoungeUp ?

Je suis CEO et cofondateur de LoungeUp. Je m’occupe donc de la gestion stratégique et du développement de l’entreprise. J’apporte aussi mon soutien à toutes les équipes, aussi bien sur les parties marketing et commerciales que sur le produit. Je suis aussi responsable du développement international. Je vais régulièrement à la rencontre des équipes, des partenaires, des clients ou encore des prospects.
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Je gère aussi en grande partie les aspects administratifs et financiers de la société. C’est dans ce cadre-là que je m’occupe d’automatiser la plupart des tâches chronophages et à faibles valeurs ajoutées.

Pourquoi organisez vous des déplacements ?

Nous avons trois types de déplacements chez LoungeUp :

Les principaux déplacements professionnels ont pour objectif de développer l’entreprise. L’équipe commerciale se déplace régulièrement pour aller à la rencontre des prospects et des clients chez eux ou lors d’évènements. Cela m’arrive de les accompagner aussi.

Ensuite, comme nous avons plusieurs localisations, nous allons régulièrement à la rencontre des différentes équipes. Nous avons notamment des bureaux de représentations un peu partout dans le monde (Singapour, Ile Maurice, Maroc…). J’essaie de m’y rendre régulièrement pour échanger avec les équipes.

La troisième raison de nos voyages d’affaires touche les séminaires. Nous organisons deux types de séminaires par an. Le premier est généralement un séjour de plusieurs jours au ski, en France. Le second est une rencontre physique d’une journée minimum pour échanger, réfléchir entre tous les collaborateurs afin de s’aligner sur la vision de l’entreprise.

Comment étaient gérés les déplacements professionnels avant Okarito ?

Historiquement, chaque collaborateur se débrouillait pour se déplacer.

Cela impliquait la réservation des billets sur des sites de tourisme, des avances de frais et la gestion manuelle des remboursements. Ce manque d’organisation était une perte de temps pour les salariés. De plus, ils devaient avancer plusieurs centaines d’euros pour un voyage d’affaires (et encore plus lors des voyages à l’étranger). Certains d'entre eux perdaient leurs justificatifs...

Ce manque d’organisation était une perte de temps pour le salarié qui devait parfois avancer plusieurs centaines d’euros pour un voyage d’affaires.

Mathieu

Co-fondateur & CEO, LoungeUp

Pour l’organisation des évènements et séminaires, je m’occupais de tout centraliser pour mutualiser les déplacements entre collaborateurs. C’était un travail très chronophage !

Pourquoi avoir choisi Okarito ?

Je suis beaucoup l’actualité des nouvelles plateformes qui simplifient le quotidien des collaborateurs.

C’est ainsi que j’ai découvert Okarito. Il n’y avait aucune autre plateforme de gestion des voyages d'affaires qui répondait à nos problématiques. À l’inverse, la plateforme Okarito correspondait parfaitement à nos attentes : simplicité d’utilisation, suppression des notes de frais, système de validation et forte réactivité du service client.

Aussi j’ai beaucoup apprécié sa rapidité de mise en oeuvre qui n’a pas pris plus de 10 minutes. De plus, Okarito à une version gratuite contrairement aux autres acteurs traditionnels.

Comment cela se passe maintenant avec Okarito ?

Désormais tout le monde peut réserver ses billets d’avions, de trains et les nuits d’hôtels sur Okarito. Nous n’utilisons plus aucun site de tourisme. J’ai constaté une adoption naturelle de la part des collaborateurs qui plébiscitent la plateforme. Certains se sont amusés à vérifier si les prix affichés par Okarito étaient les meilleurs prix disponibles. C’était bel et bien le cas !

Nous n’avons plus d’avance de frais ni de justificatif à chercher pour la plus grande satisfaction des voyageurs. Le compte de l’entreprise est débité à chaque réservation. Nous recevons une seule facture, à chaque fin de mois qui simplifie considérablement ma comptabilité.

Nous avons très rarement eu l’occasion de prendre contact avec le service client. Nous n’avons jamais été déçus par leur réactivité et accompagnement. Je me souviens que nous avions fait quelques retours sur les pistes d’amélioration de la plateforme. Plusieurs semaines plus tard, nos voeux avaient été exaucés !