Carlotta a mis en place la platerfome Okarito en Octobre 2019. Avant de passer par Okarito, les voyages d'affaires étaient gérés sur des sites de tourisme ce qui engendraient beaucoup de problèmes. Avec la croissance de l'entreprise et son internationalisation, il était important de mettre en place une solution en ligne qui leur permettait de centraliser les réservations et la comptabilité.

Est ce que tu peux présenter ce que tu fais au sein de Welcome To The Jungle?

Je suis Office & Culture Manager au sein de l'entreprise. Je suis donc en charge du bureau et tout ce qui a pour objectif de faciliter le quotidien pour les collaborateurs.

Je suis un peu le couteau suisse de Welcome to the Jungle.

Au niveau de la culture, je suis en charge de mettre en place tout ce qui peut transmettre nos valeurs.

Je suis aussi le point central pour toutes les relations avec les fournisseurs et l'accueil des nouveaux collaborateurs. C'est donc moi qui gère les déplacements professionnels au sein de l'entreprise.

Au final, vous êtes de loin le meilleur prestataire que j'ai testé jusqu'ici!

Charlotte

Office & Culture Manager, WTTJ

Pourquoi organisez vous des voyages d'affaires?

Nous avons un certain nombre de collaborateurs en remote. Il se déplacent donc régulièrement pour nous rejoindre dans nos bureaux.
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Il y a également des déplacements à l'étranger entre nos différents bureaux à Paris, Prague ou Barcelone. Enfin, nos équipes vont également se déplacer pour des shootings ou des tournages pour notre partie corporate.

Comment étaient gérés les déplacements professionnels avant Okarito?

Avant Okarito, je faisais l'ensemble des réservations sur des sites en ligne en passant par des comparateurs en essayant de choisir l'option la moins chère.

Comme on organise régulièrement des déplacements professionnels pour plusieurs personnes en même temps, il y avait énormément d'aller-retours pour trouver une option qui convenait à tout le monde.

Il y avait donc beaucoup de temps perdu au moment de la réservation à vérifier et comparer les vols. Cela arrivait régulièrement que les vols ne soient plus disponibles ou qu'ils aient augmenté de prix entre temps.

Au niveau de la comptabilité, ce n'était également pas pratique du tout. On perdait beaucoup de temps à récupérer les factures. Il y a même des factures d'il y a plus d'un an que je n'ai toujours pas récupérées ! Pour les remboursements, il fallait aussi toujours se battre avec les services clients pour les obtenir.

Enfin, les voyageurs devaient passer par moi s'ils devait faire des modifications, des annulations ou gérer un imprévu. Cela pouvait donc arriver qu'ils aient un problème le week end et qu'ils n'aient pas de réponse avant plusieurs jours.

Enfin, on avait très peu de visibilité sur les dépenses voyages qui étaient effectuées. Pour les remboursements, c'était impossible de récupérer des factures d'avoir, ce qui pouvait poser problème au niveau de la comptabilité.

Pourquoi avoir choisi Okarito?

Nous avions conscience qu'il fallait améliorer notre gestion des déplacements. Nous avons donc comparé plusieurs solutions et l'offre Okarito nous paraissait être la meilleure plateforme.

En effet, vos services répondent parfaitement à nos besoins de centralisation : réservation, modification/annulation et facturation. Aussi, vous proposez le meilleur rapport qualité/prix que vos concurrents.

Certains outils demandaient une intégration pénible et facturait des frais de services d'implémentation délirants donc ce n'était pas possible. Au final, vous êtes de loin le meilleur prestataire que j'ai testé jusqu'ici !

Comment cela se passe maintenant avec Okarito?

Avec Okarito, je continue de faire l'ensemble des réservations des collaborateurs sur la plateforme. J'ai l'ensemble des informations des voyageurs et je peux donc réserver rapidement et facilement. L'interface est claire, intuitive et sans fioriture. C'est simple et efficace!

Toutes mes réservations passent désormais par Okarito - hôtels, avions et trains. Cela me permet d'avoir une vision centralisée et donc de retrouver facilement un vol si un voyageur me le demande par exemple.

Au niveau de la comptabilité, notre service reçoit une facture unique à la fin du mois donc je n'ai plus rien à faire la dessus. Je n'ai pas à payer avec une carte et fournir un justificatif ce qui était un vrai problème avant.

Enfin, les voyageurs peuvent contacter votre service client en cas de questions. Ils en sont très heureux car vous êtes très réactifs.