Utilisateur d'Okarito depuis mars 2019, Toucan Toco a pu se reposer sur notre expertise pour accélérer son développement à l'international et notamment aux Etats Unis. Plus qu'un simple outil pour faciliter le travail du département finance, Okarito a permis de réaligner la gestion des déplacements professionnels avec leur politique RH en répondant aux besoins des voyageurs.

Est ce que tu peux présenter ce que tu fais au sein de Toucan Toco ?

Je suis Responsable Administratif et Financier. Je gère toute l'administratif et la finance. Ceci inclut donc le financement, certaines missions RH, la gestion de la comptabilité et les relations avec les fournisseurs.

Pourquoi organisez vous des déplacements?

Notre raison principale est d'aller voir nos clients. Nous avons également un certain nombres de voyages professionnels pour rejoindre les filiales. Tous nos collaborateurs à l'étranger viennent au minimum deux fois par an à Paris.

Comment étaient gérés les déplacements professionnels avant Okarito ?

Avant Okarito, chacun collaborateur faisait ses réservations en ligne de son côté - sur des plateformes B2C - et faisait ensuite des notes de frais. Certains voyageurs passaient par moi et me demandaient ma carte d'entreprise.

Le problème c'est qu'on ne retrouvait jamais les factures dans ces cas là. En comptabilité, on devait également gérer un nombre important de factures et notes de frais ce qui était très chronophage.

Aussi, les voyageurs qui se déplaçaient toutes les semaines devaient avancer des sommes importantes. Du point de vue de notre politique RH, cette organisation ne nous convenait donc pas.

Certains voyageurs devaient avancer des sommes importantes : cela ne nous convenait pas.

Aleksandra

Responsable Administrative et financière,
Toucan Toco

Pourquoi avoir choisi Okarito ?

Okarito nous permet de centraliser notre comptabilité. Cela répondait donc parfaitement à notre problème des avances de frais des collaborateurs. Maintenant, les voyageurs n'ont plus à payer avec leurs cartes : nous avons supprimé les notes de frais. Tout est centralisé sur le compte en banque de l'entreprise.

Okarito nous permet aussi d'offrir à nos collaborateurs un service client qui va les assister tout au long de leur voyages d'affaires.

Comment cela se passe maintenant avec Okarito ?

Aujourd'hui, les voyageurs sont autonomes sur la plateforme. Ils font leurs propres réservations tout en respectant la politique voyage qui nous  avons mis en place. Cela permet de donner un cadre aux collaborateurs et de donner de la visibilité aux managers sur les dépenses voyages de leurs équipes.

Nous recevons ensuite à la fin du mois une facture unique par centre de coûts. Cela nous a fait économiser un temps précieux en comptabilité.

Enfin, les voyageurs étaient ravis qu'on ait pris en compte leur avis et qu'on ait mis en place une solution où ils n'avaient plus à avancer les frais. Ils étaient également satisfaits d'avoir un service client très réactif en cas de besoin.

L'intégration d'Okarito dans la gestion de nos voyages d'affaires a donc été une vraie réussite pour Toucan Toco.