Voyages d’affaires : comment s'organisent les PME ? - Okarito
Voyages d'affaires
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Voyages d’affaires : comment s'organisent les PME ?

Remi Duvoux
Remi Duvoux
Publié le
3/12/2021

Beaucoup de petites et moyennes entreprises se développent en partant à l'assaut de nouveaux marchés, ce qui implique un certain nombre de voyages d'affaires. Dans certains secteurs comme l'import/export, la santé ou l'aéronautique, les commerciaux et dirigeants se déplacent dans d'autres régions de France, voire du monde. Quelles sont les bonnes pratiques en ce qui regarde l'organisation de ces déplacements ?

Dans les TPE, la contrainte budgétaire est réelle

Les TPE sont de plus en plus attirées par le développement à l'international. Il représente en effet une opportunité en or pour trouver des débouchés commerciaux, notamment quand elles maîtrisent déjà bien leur marché local. Cette problématique ne concerne en effet pas tous les secteurs, mais dès lors que l'entreprise s'inscrit dans un marché concurrentiel mondialisé, la recherche de clients à l'international peut vite devenir une priorité. Si cet axe de croissance devient prioritaire aux yeux des dirigeants de l'entreprise, un budget déplacement peut être dégagé.

Les moyens humains et financiers des petites entreprises demeurent limités. Des solutions similaires au tourisme sont privilégiées : compagnies low-cost, réservation sur des comparateurs aériens, location de véhicule ou hôtel étape. Cela reste un moment essentiel - à ne pas négliger - pour l'entreprise qui cherche à prouver la possibilité d'une expansion à l'international. La conquête de l'étranger ne doit se lancer que lorsque l'entreprise a les reins solides et est capable d'assumer les imprévus.

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PME : des voyages d’affaires variés

Du côté des PME, il est très complexe d'établir un panorama global sur les besoins et conditions en termes de voyages d'affaires tant les PME sont hétérogènes. Comment trouver une cohérence pour une catégorie d'entreprises qui peut compter de 10 à 250 employés ?

Chez Okarito, on observe cependant quelques tendances fortes :

  • Certaines PME sont internationales par leur secteur : elles commercialisent des solutions pour des grands comptes très sectorisés (santé, aéronautique). Lorsque son marché cible comporte 30 prospects dans 20 pays différents pour des contrats importants, il est important de savoir sauter dans un avion pour provoquer un rendez-vous.
  • Certaines PME sont aussi à l'étranger par leur activité. Les entreprises de production réalisent par exemple de nombreux shootings à l'international. Une entreprise de 15 personnes dans ce secteur voyage parfois plus qu'une ETI de 600 personnes !
  • Certaines PME ont réussi à sécuriser le marché français. Elles ont une "recette" de réussite, qu'elles vont tenter de répliquer, souvent en Europe. C'est notamment le cas de beaucoup d'entreprises de logiciel.

Beaucoup d'autres cas de figure existent bien sûr. Pour faire face à la concurrence, ces entreprises ont pour obligation d'envoyer leurs commerciaux à travers leurs différentes régions cibles. Néanmoins, rares sont celles qui disposent d'un service consacré au voyage d'affaires. Les commerciaux organisent souvent eux-mêmes leur tournées ou ont recours à une assistante. Sans mutualisation des coûts, ni outils dédiés, les PME paient généralement le prix fort pour des prestations modestes, qui s'apparentent à des prestations de tourisme.

Lorsque rechercher et réserver les vols, vérifier le respect du budget voyage, et maîtriser la comptabilité afférente aux déplacements professionnels devient trop pénible, les PME ont parfois recours à des agences de voyages physiques ou digitales comme Okarito. Les agences digitales permettent souvent d'accéder à des tarifs plus compétitifs et à des interfaces plus modernes et mobiles pour les voyageurs.

Faut-il avoir recours à une société externe pour organiser ses voyages d'affaires ?

Cependant, nombre de PME restent réticentes à l'idée de faire appel à une entreprise externe pour gérer leur budget de business travel et accompagner leurs voyageurs dans l'organisation de leurs déplacements professionnels, qu'ils soient en France ou à l'étranger. Pour autant, certaines agences de déplacement professionnel disposent désormais de solutions à même de satisfaire le plus exigeant des voyageurs, tout en garantissant une optimisation importante du budget voyage (Okarito permet en moyenne à une entreprise de réduire son budget voyage de 20%).

De plus, les agences en ligne comme Okarito se sont appuyées sur les évolutions du comportement en ligne des voyageurs. Elles proposent une interface au plus proche de ce que les collaborateurs ont l'habitude d'utiliser, notamment pour partir en vacances.

Conséquence ? Elles offrent des prestations centrées sur l'utilisateur, tout en restant adaptables au besoin spécifique des dirigeants. Elles optimisent également la gestion comptable et administrative des business travel, tâche que personne ne se bat pour assumer au sein d'une PME !

Ces solutions assurent un gain économique certain pour les entreprises, mais aussi des déplacements de meilleure qualité pour leurs collaborateurs, un allègement des démarches administratives, et un réel soutien pour les voyageurs.

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L’évolution du modèle économique des agences de voyages

Il y a quelques années, les PME étaient contraintes de passer par un professionnel du tourisme pour réserver leurs déplacements. Mais depuis les années 90 et l'avènement d'Internet, les habitudes des voyageurs ont bien changé. Depuis un navigateur web, les réservations de transport et d'hôtellerie sont facilement accessibles, à des tarifs très compétitifs. Et petit à petit, les PME ont tenté de réaliser des économies en n'externalisant plus leur budget de business travel. Cette évolution a incité les agences à adapter leurs modèles économiques dans le but d'améliorer leurs services tout en diminuant leur impact financier. Okarito, par exemple, propose un service tout-en-un, 100% gratuit pour les entreprises.

Certains acteurs cherchent également à adresser les PME en même temps que les grands comptes, mais priorisent souvent ces derniers, notamment dans l'accompagnement des voyageurs ou dans le développement de nouvelles fonctionnalités. Comment leur en vouloir, lorsqu'une entreprise du CAC40 réalise parfois 1000 ou 10.000 fois plus de volume qu'une PME ?

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Comment optimiser sa gestion des voyages d'affaires ? 

Budget maîtrisé, amélioration des conditions de déplacement des commerciaux, simplicité administrative... Autant d'avantages qui incitent de plus en plus d'entreprises à avoir recours à une agence de voyages en ligne dédiée aux PME. En effet, celles-ci connaissent parfaitement les problématiques des PME relatives au voyage : assurances, visa, saisonnalité des prix, en plus d'avoir une connaissance poussée des différents transporteurs, et accès à des prix négociés. La prestation est immédiatement rentabilisée par ces tarifs, inaccessibles au grand public.

Un expert du voyage d'affaires s'adapte également aux besoins spécifiques de ses clients pour offrir des solutions personnalisées,  et réalise parfois l'impossible lors d'un déplacement. Cela représente une charge en moins pour l'entreprise et son collaborateur en déplacement, qui pourra se dédier au développement de l'entreprise et profiter de transports et d'hébergements de qualité, choisis avec soin. Il est également intéressant de centraliser l'ensemble des dépenses auprès d'un interlocuteur unique, qui sera capable d'émettre une seule facture en fin de mois, et de vous apporter davantage de visibilité sur votre dépense voyage en temps réel.

Enfin, le Duty of Care redevient une priorité au sein des entreprises : le dirigeant est responsable pénalement de la santé de ses collaborateurs et a obligation de mettre en place des formations et des processus de rapatriement. Il doit également pouvoir savoir à tout moment où se situent ses collaborateurs : il peut être bien aidé par une agence en ligne de gestion des voyages professionnels !

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Remi Duvoux
Remi est le fondateur et CEO de Okarito. Passionné de voyages, il a à coeur de créer la meilleure plateforme pour les voyageurs d'affaires d'aujourd'hui et de demain !
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