Voyages d'affaires : en agence ou sur internet ? - Okarito
Voyages d'affaires
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min

Voyages d'affaires : en agence ou sur internet ?

Remi Duvoux
Remi Duvoux
Publié le
27/7/2022

Mieux vaut organiser ses voyages d'affaires en agence ou sur internet ?

Lorsqu'on décide de réserver un voyage d'affaires, on peut être confronté à plusieurs options : 

  • Réserver en ligne au travers d'une plateforme de gestion des déplacements professionnels est à portée de clic et peut être fait rapidement.
  • Réserver en agence de voyages apporte le confort du contact humain et l'expertise de votre agent de voyage, qui connaît vos préférences de déplacement depuis des années !

Passer par une agence de voyage d’affaires est la solution la plus traditionnelle mais avec l’arrivée d’Internet, il est de plus en plus facile d’organiser et de créer son voyage sur mesure. Vous pouvez directement acheter les différents éléments :

  • votre vol sur une agence de voyage en ligne ou directement sur le site de la compagnie aérienne ;
  • votre hôtel en direct avec l'hôtel ou sur Booking.com ou Expedia par exemple.
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Chaque solution de gestion des voyages d'affaires a des avantages et des inconvénients, et correspond aussi à deux manières d’appréhender ses déplacements.

Réserver en agence de voyage : la sécurité

Réserver ses déplacements professionnels en agence était le réflexe de nos parents, et reste celui de beaucoup d'entre nous. En un coup de fil ou un e-mail, il est facile de préciser à son agent de voyage où et à quelles dates on souhaite se déplacer : à lui de nous proposer les meilleures alternatives.

Des voyages clé en main

Un agent de voyage professionnel et expérimenté sera en mesure de vous offrir les réservations nécessaires pour tout votre trajet : avion, hôtel, mais aussi transferts sur place.

Les conseils et l'expérience

Un agent de voyage saura aussi vous donner les meilleurs conseils relatifs aux hébergements sur place, ou aux aéroports à privilégier par exemple.

C'est un avantage considérable sur les sites Internet, où il est plus compliqué de pouvoir s'adresser à un interlocuteur expérimenté.

Des délais qu'il faut prendre en compte

temps long
Le choix de l'agence de voyage : des délais parfois longs. 

Cependant, il est vrai que la réservation peut prendre un peu de temps : il faut que l'agent recherche le vol et l'hôtel, vous envoie la proposition. Si vous ne la validez pas immédiatement, les prix peuvent évoluer rapidement ou la chambre peut devenir indisponible, rendant votre devis initial caduc.

De nombreux échanges d'e-mails sont parfois nécessaires avant de finaliser la réservation.

Par ailleurs, si vous oubliez de préciser certaines informations importantes (besoin de bagages ou d'un tarif flexible ou annulable par exemple), votre agent peut procéder à la réservation tout de même. Vous serez alors surpris et déçu en arrivant à l'aéroport ! Et ce n'est pas le seul inconvénient des agences de voyage pour professionnels traditionnelles. 

Un manque de transparence

Les tarifs pratiqués par les agences de voyage sont souvent complètement opaques. On ne sait pas bien quelle est la part de rétro-commissions ou de marge de l'agence dans le devis qu'elle propose. À contrario, les solutions de gestion des déplacements professionnels en ligne sont gratuites et ne comportent pas de frais cachés. 

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Des prix parfois supérieurs

En comparant le devis de votre agence de voyage avec ce que vous pouvez trouver en ligne, vous serez parfois surpris de trouver les prix de votre agence plus élevés.

Les agences en ligne sont devenues des expertes de la data et de l'optimisation tarifaire, allant chercher tout le contenu sur de multiples GDS (“Global Distribution System” : des plateformes de réservation utilisées par les agences de voyage) aux meilleurs prix. Tandis que votre agence de voyage locale n'aura accès qu'à un seul GDS.

Elle réalise de moins gros volumes qu'une agence en ligne : elle ne peut pas proposer de prix aussi attractifs. C'est principalement pour cette raison que les agences de gestion des déplacements professionnels sur Internet gagnent des parts de marché rapidement. 

Une structure plus humaine, au prix du 24/24

Les agences de voyages locales sont souvent ouvertes sur des horaires de bureau et ne conviennent pas à une activité multinationale et multi-fuseaux horaires dans laquelle certains voyageurs seront amenés à avoir besoin de soutien pendant la nuit notamment.

En résumé, si les agences traditionnelles de voyage d’affaires présentent des avantages non négligeables (proximité, conseil), les inconvénients sont nombreux : prix trop élevés, surcoût, manque de flexibilité au niveau des horaires, temps investi pour faire une réservation…

Réserver sur Internet : flexibilité et prix

réserver un déplacement pro en ligne
Réserver ses déplacements pro sur Internet peut se faire en quelques clics

Face à cela, les entreprises se sont souvent tournées vers les sites Internet.

Réserver sur des sites de tourisme

La première option qui s’offre à vous est de réserver vos déplacements professionnels directement sur les sites des compagnies ou des hôtels ou bien sur des sites de tourisme, du type Opodo ou Booking.com.

Quelques clics seulement

Aujourd’hui, réserver ses déplacements est devenu extrêmement simple et rapide, même si les sites Internet pensés pour les touristes sont familiers des pop-up et autres changements de prix à la dernière minute.

Des prix compétitifs

Comme expliqué plus haut, les agences de voyage en ligne sont passées maîtres dans l'optimisation des tarifs des billets pour les entreprises. Elles cherchent à optimiser les tarifs pour être priorisées sur des comparateurs comme Skyscanner, Kayak ou Momondo.

Mais il faut croiser les doigts pour ne pas avoir de problème...

À tout avantage son inconvénient ! En raison de la compétition féroce que se livrent les agences de voyage sur les prix, les agences de tourisme en ligne gagnent quelques centimes ou quelques euros au mieux sur chaque billet d'avion qu'elles vendent. Elles maximisent donc leur profit en rognant sur les embauches ou la formation des agents de service client. Vous serez très probablement livrés à vous même en cas de problème ou de modification de votre itinéraire.

Avance de frais et recherche des factures

Réserver soi-même en ligne est aussi souvent synonyme d'avance de frais de la part des collaborateurs. C'est le voyageur qui va payer son billet avec sa carte bleue personnelle avant de se faire rembourser par son entreprise.

Une solution parfois adoptée est de prendre des cartes d’entreprise, mais celles-ci se baladent entre les salariés et peuvent poser plus de problèmes qu’elles n’en résolvent. 

Dans les deux cas, le souci est que les compagnies ou les sites de tourisme n'envoient souvent une facture qu'après que le vol soit passé, et que cette facture est souvent difficile à trouver !

Marre de perdre votre temps à récupérer les factures sur les sites de tourisme ?

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Je me simplifie la vie

Par conséquent, c'est souvent un parcours du combattant pour les voyageurs de se faire rembourser quand ils avancent les frais. Celles-ci se cumulent sur la pile des notes de frais et autres tâches administratives que les collaborateurs souhaitent éviter, surtout lorsqu'ils occupent des postes à responsabilité au sein de l'entreprise.

Respect de la politique voyage et reporting

Si votre entreprise a mis en place une politique voyage, elle pourra voir d'un mauvais œil que vous réserviez sur des sites de réservation en ligne. Il devient très dur pour elle de vérifier que vous ne faites pas des dépenses déraisonnables : elle a peur d'être mise devant le fait accompli lorsque vous lui présentez vos notes de frais.

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Duty of care

D'après la loi, l'entreprise est également responsable pénalement de votre santé physique et mentale, et cette obligation s'opère également en déplacement. Il est de son devoir de savoir à tout moment où vous vous situez, et de mettre en place des plans pour pouvoir vous rapatrier facilement ou vous offrir une assistance sur place. Je vous invite à lire cet article sur le Duty of care à ce propos

Réserver sur des plateformes de réservation pour professionnels

À la question : dois-je réserver mes voyages d'affaires en agence ou en ligne ? Nous répondons... en agence, et sur Internet !

Les avantages des sites de tourisme, les inconvénients en moins

Conscients des problèmes posés par les agences de voyages d’affaires traditionnelles aussi bien que par les sites de tourisme, des agences en ligne ont émergé ces dernières années. Dédiées à 100 % aux entreprises et professionnels, elles cherchent à combiner les meilleurs tarifs, une facilité de réservation et une comptabilité centralisée grâce notamment à une suppression des notes de frais.

Des plateformes agréées et spécialistes du voyage d’affaires

Ces plateformes sont reconnues et agréées par des organismes internationaux, comme l’IATA (l’Association du Transport Aérien International), au même titre que les agences traditionnelles de voyage d’affaires.

Elles embauchent des experts du déplacement professionnel et se dédient uniquement à ce domaine, ce qui en fait de véritables spécialistes.

Les solutions les plus complètes pour une majorité d’entreprises

Grâce à des fournisseurs internationaux, les agences de voyage d’affaires en ligne ont aujourd’hui accès à un catalogue exhaustif pour les vols, les trains, les locations de voiture et les hôtels.

Leur modèle leur permet également de ne pas appliquer de surcoût à la moindre action (réservation, modification, annulation, contact avec le service client…).

Une de leurs principales forces est aussi un service client internalisé, disponible gratuitement 24/7. Cela s’inscrit dans une volonté d’accompagner les entreprises et de leur proposer une grande flexibilité.

Tout comme les agences traditionnelles, les plateformes permettent également de mettre en place une politique voyage complexe.

Toutes ne se valent cependant pas, et il est plus que recommandé de prendre contact avec elles avant de s’engager. Une démonstration de la plateforme est capitale pour s’assurer que le produit correspond bien au discours commercial produit.

Et Okarito by Swile dans tout ça ?

Seule agence de voyage à faire de la croissance en 2020, Okarito by Swile est née de la volonté de proposer la meilleure expérience à toute l’entreprise, des voyageurs aux dirigeants en passant par la comptabilité et les fonctions finance, les Office Managers, services achats ou moyens généraux.

Okarito : le copilote de vos déplacements professionnels

100% gratuit - Assistance voyageur 24/7 - Prix imbattables

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À l’inverse des agences de voyages traditionnelles ou des sites de tourisme, Okarito by Swile a mis la priorité sur le service client, afin que les utilisateurs ne se retrouvent plus jamais abandonnés. Quelques chiffres :

  • nous sommes joignables gratuitement par chat, email et téléphone ;
  • un temps de réponse inférieur à 4 minutes ;
  • 98 % de satisfaction pour les collaborateurs qui ont eu recours à notre service client.

Okarito by Swile , c’est aussi une plateforme pensée pour centraliser votre comptabilité : les notes de frais sont supprimées et toutes les factures sont réunies à un même endroit.

Pour les dirigeants, c’est aussi la possibilité de suivre et de gérer tous les déplacements de vos équipes et d’assurer la sécurité de vos collaborateurs.

Enfin, Okarito by Swile possède le plus grand catalogue au monde pour l’avion, le train, la voiture de location et l’hôtel.

Notre solution est gratuite et sans engagement, n’hésitez pas à l’essayer ! Nous serons ravis de vous présenter la plateforme, prenez rendez-vous ici.

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Une personne regardant une carte sur son téléphone

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Remi Duvoux
Remi est le fondateur et CEO de Okarito. Passionné de voyages, il a à coeur de créer la meilleure plateforme pour les voyageurs d'affaires d'aujourd'hui et de demain !
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