Voyages d'affaires : en agence ou sur internet ? - Okarito
Voyages d'affaires
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Voyages d'affaires : en agence ou sur internet ?

Remi Duvoux
Remi Duvoux
Publié le
9/4/2021

Mieux vaut-il organiser ses voyages d'affaires en agence ou sur internet ?

Lorsqu'on décide de réserver un voyage d'affaires, on peut être confronté à plusieurs options : réserver en ligne au travers d'une plateforme de gestion des déplacements professionnels est à portée de clic et peut être fait rapidement. Réserver en agence de voyages cependant apporte le confort du contact humain et l'expertise de votre agent de voyage, qui connaît vos préférences de déplacement depuis des années !

Passer par une agence de business travel est la solution la plus traditionnelle mais avec l’arrivée d’internet, il est de plus en plus facile d’organiser et de créer son voyage en achetant les différents éléments de manière directe : son vol sur une agence de voyage online ou directement sur le site de la compagnie aérienne, son hôtel en direct avec l'hôtel ou sur Booking ou Expedia par exemple.

Vous organisez des voyages d'affaires à l'étranger pour vos collaborateurs ? Découvrez notre guide ultime à ce sujet !

Chaque solution de gestion des voyages d'affaires a des avantages et des inconvénients, et correspond aussi à deux manières de voir le voyage.

Réserver en agence de voyage : la sécurité

Réserver ses déplacements pro en agence était le réflexe de nos parents, et reste celui de beaucoup d'entre nous. En un coup de fil ou un email, il est facile de préciser à son agent de travel pourquoi et à quelles dates on souhaite se déplacer : à lui de nous proposer les meilleures alternatives.

Des voyages clé en main

Un agent de voyage professionnel et expérimenté sera en mesure de vous offrir les réservations nécessaires pour tout votre trajet : avion, hôtel, mais aussi transferts sur place.

Les conseils et l'expérience

Un agent de voyage saura aussi vous donner les meilleurs conseils relatifs aux hébergements sur place, où aux aéroports à privilégier par exemple.

Des délais qu'il faut prendre en compte

temps long
Le choix de l'agence de voyage : des délais parfois longs. 

Cependant, il est vrai que la réservation peut prendre un peu de temps: il faut que l'agent recherche le vol et l'hôtel, vous envoie la proposition. Si vous ne la validez pas immédiatement, les prix peuvent évoluer rapidement ou la chambre peut être devenue indisponible, rendant votre devis initial caduc: de nombreux échanges d'emails sont parfois nécessaires avant de finaliser la réservation.

Par ailleurs, si vous oubliez de préciser certaines informations importantes: besoin de bagages ou d'un tarif flexible ou annulable par exemple, votre agent peut procéder à la réservation tout de même. Vous serez alors surpris et déçu en arrivant à l'aéroport ! Ce n'est pas le seul inconvénient des agences de voyage pour professionnels traditionnelles. 

Un manque de transparence

Les tarifs pratiqués par les agences de voyage sont souvent un peu opaques, et on ne sait pas bien quelle est la part de rétro-commissions ou de marge de l'agence dans le devis qu'elle propose. A contrario, les solutions de gestion des déplacements professionnels en ligne comme Okarito sont gratuites et ne comportent pas de frais cachés. 

Des prix parfois supérieurs

En comparant le devis de votre agence de voyage avec ce que vous pouvez trouver en ligne, vous serez parfois surpris de trouver les prix de votre agence supérieurs. En effet, les agences en ligne sont devenues des expertes de la data et de l'optimisation tarifaire : elles vont chercher sur de multiples GDS et parfois de multiples BSP (c'est à dire qu'elles vont acheter votre billet dans un autre pays où il va être moins cher par exemple). Votre agence de voyage locale n'a accès qu'à un seul GDS, et fait de moins gros volumes qu'une agence en ligne : elle ne peut pas proposer de prix aussi attractifs. C'est principalement que les agences de gestion des déplacements professionnels sur internet gagnent des parts de marché rapidement. 

Une structure plus humaine, au prix du 24/24

Les agences de voyages locales sont souvent ouvertes sur des horaires de bureau et ne conviennent pas à une activité multinationale et multi-fuseaux horaires dans laquelle certains voyageurs seront amenés à avoir besoin de soutien pendant la nuit notamment.

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Réserver sur Internet : flexibilité et prix

réserver un déplacement pro en ligne
Réserver ses déplacements pro sur Internet peut se faire en quelques clics

Quelques clics seulement

Réserver ses business travel en agence ou sur internet n'est donc pas une question évidente ? Réserver ses déplacements est devenu extrêmement simple et rapide, même si les sites internet pensés pour les touristes sont familiers des popup et autres changements de prix à la dernière minute !

Des prix compétitifs

Comme expliqué plus haut, les agences de voyage en ligne sont passées maîtres dans l'optimisation des tarifs des billets d'avion pour les entreprises : acheter un billet sur le site d'une compagnie en codeshare, émettre le billet par exemple dans un autre pays ou encore acheter un aller-retour moins cher qu'un aller simple sont des pratiques fréquentes chez les agences de voyage en ligne pour optimiser les tarifs et donc être priorisées sur des comparateurs comme Skyscanner, Kayak ou Momondo.

Il faut croiser les doigts pour ne pas avoir de problème...

A tout avantage son inconvénient ! En raison de la compétition féroce des agences de voyage sur les prix, les agences de tourisme professionnel en ligne gagnent quelques centimes ou quelques euros au mieux sur chaque billet d'avion qu'elles vendent. Elles n'ont donc que très peu de budget pour embaucher ou former des agents de service client : vous serez très probablement livrés à vous même en cas de problème ou de modification de votre itinéraire.

Avance de frais et recherche des factures

Réservez soi même en ligne est aussi souvent synonyme d'avance de frais de la part des collaborateurs. C'est le voyageur qui va payer son billet avec sa carte bleue personnelle avant de se faire rembourser par son entreprise.

Le souci est que les compagnies n'envoient souvent une facture qu'après que le vol soit passé, et que cette facture est souvent difficile à trouver !

Par conséquent, c'est souvent un parcours du combattant pour les voyageurs de se faire rembourser, qui s'ajoute sur la pile des notes de frais et autres tâches administratives que les collaborateurs souhaitent éviter, surtout lorsqu'ils occupent des postes à responsabilité au sein de l'entreprises.

Respect de la politique voyage et reporting

Si votre entreprise a mis en place une politique voyage, elle pourra voir d'un mauvais oeil que vous réserviez sur des sites de réservation en ligne. Il devient très dur pour elle de vérifier que vous ne faites pas des dépenses déraisonnables : elle a peur d'être mise devant le fait accompli lorsque vous lui présentez vos notes de frais.

Duty of care

D'après la loi, l'entreprise est également responsable pénalement de votre santé physique et mentale, et cette obligation s'opère également en déplacement. Il est de son devoir de savoir à tout moment où vous vous situez, et de mettre en place des plans pour pouvoir vous rapatrier facilement ou vous offrir une assistance sur place. Je vous enjoins à lire l'excellent article de Brice sur le Duty of Ccare à ce propos sur ce lien.

Réservez dans une agence dédiée aux professionnels 100% en ligne

Conscients de ces problèmes, nous avons cherché à apporter une solution avec Okarito, plateforme de réservation en ligne dédiée 100% aux entreprises et professionnels. Nous cherchons à combiner le meilleur des mondes en apportant des tarifs attractifs dans une plateforme en ligne, tout en supprimant les avances de frais et en permettant aux dirigeants d'entreprise de suivre et de gérer tous les déplacements de leurs équipes. Okarito est gratuit : vous n'avez qu'à l'essayer pour votre prochaine réservation !

A la question : dois-je réserver mes voyages d'affaires en agence ou en ligne ? Nous répondons... en agence, et sur Internet!

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Remi est le fondateur et CEO de Okarito. Passionné de voyages, il a à coeur de créer la meilleure plateforme pour les voyageurs d'affaires d'aujourd'hui et de demain !
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