Train et déplacements pro : avantages, remboursement - Okarito
Voyages d'affaires
4
min

Tout savoir sur le train pour vos déplacements professionnels

Brice Huet
Brice Huet
Publié le
7/7/2022

Si vous effectuez un déplacement professionnel éloigné du domicile familial, vous avez plusieurs options de transport. L’une des plus courantes pour les destinations françaises ou transfrontalières, c’est évidemment le voyage en train.

Comment est-il remboursé par l’employeur ? Est-ce avantageux de prendre le train pour ses trajets professionnels ? C’est ce que nous allons voir.

L’entreprise peut-elle imposer le train à son collaborateur ?

Pour maintenir une activité pérenne, les entreprises font attention à leurs dépenses. Et lors des déplacements professionnels, les frais engagés par le salarié se multiplient.

Alors pour limiter les dépenses, la société a tout intérêt à concevoir une politique de gestion des voyages d’affaires.

Il s’agit de prévoir :

  • les conditions du déplacement professionnel ;
  • les méthodes et délais de remboursement des notes de frais ;
  • et bien sûr, le choix du moyen de transport : si par exemple le train est le moins cher, il faut alors le privilégier, même dans le cas où un autre moyen est plus rapide.

Évidemment, une politique de voyage peut aussi imposer le train pour des considérations écologiques.

Le chef d’entreprise est donc parfaitement en droit de privilégier le train pour vos déplacements professionnels. C’est d’ailleurs le cas chez Accenture, la Banque de France ou encore la Caisse des dépôts.

Mais quel que soit le mode de transport sélectionné, la prise en charge des frais de déplacement incombe à l’entreprise.

Comment sont remboursées les notes de frais pour les déplacements en train ?

Pour vos déplacements professionnels, l’employeur doit vous rembourser les dépenses engagées. Les voyages en train en font évidemment partie.

Dans ce cadre, l’employeur a plusieurs options :

  • Vous fournir une carte d’entreprise pour payer votre billet de train aller-retour.
  • Vous proposer des allocations forfaitaires. Il s’agit d’une avance prédéterminée en amont qui doit regrouper l’ensemble de vos frais professionnels (dont le prix des titres de transport).
  • Vous rembourser les frais réels. Dans ce cas, c’est à vous de payer le ticket pour le trajet en train.

Bon à savoir : ces méthodes de remboursement des frais de transport sont également valables pour l’avion. En revanche, si vous utilisez votre propre véhicule pour une mission professionnelle, ce sont les indemnités kilométriques du barème kilométrique de l'URSSAF qui ont vocation à s’appliquer.

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Dans toutes ces hypothèses, il faudra réaliser des notes de frais pour vos déplacements professionnels en train. Sans oublier d’y ajouter les justificatifs correspondants.

Maintenant que vous savez comment sont remboursés les trajets en train, voyons les différents avantages de ce mode de transport.

Pourquoi choisir le train pour ses déplacements professionnels

Véhicule personnel, véhicule de fonction, covoiturage, avion ou rail, vous avez plusieurs options pour vos voyages d’affaires. Mais pour les trajets en métropole ou transfrontaliers, le train s’avère la meilleure solution.

Des déplacements professionnels en train pour limiter son impact carbone

Si vous devez aller travailler à plus d’une centaine de kilomètres de votre résidence habituelle, l’utilisation du véhicule de service ou personnel ne sera pas pertinente. Dans ce cas, vous avez deux possibilités : le train ou l’avion.

Si l’avion est plus rapide pour les très longues distances, il présente toutefois un inconvénient majeur : son niveau de pollution.

TGV déplacement écologique

Et pour cause, selon le réseau de transport et d’électricité, l’avion émet près de 80 fois plus de CO2 qu’un train. Alors pour vos voyages d’affaires, le train est définitivement le mode de transport le plus écologique.

Et même si vous partez en voiture, le train reste plus respectueux de l’environnement puisqu’il émet 50 fois moins de CO2.

Un gain de temps grâce au train

Entre le passage des contrôles de sécurité, le checking et l’embarquement, il faut généralement arriver 2 heures avant le départ de l’avion. Une fois arrivé sur place, vous devrez également attendre pour récupérer vos bagages. Et parfois, cela prend du temps.

À l’inverse, si vous prenez le train pour vos déplacements professionnels, vous n’avez pas besoin d’arriver longtemps à l’avance. Et comme votre valise se trouve directement dans le wagon, vous n’avez pas à attendre pour la récupérer.

Alors même si le temps de déplacement en tant que tel est plus important pour certaines destinations, le train vous fait gagner quelques heures à l’arrivée et au départ.

Et ça, c’est sans compter le trajet pour vous rendre sur votre lieu de rendez-vous ou votre hôtel. En effet, les gares sont généralement situées en plein centre-ville. Vous avez ainsi accès à tous les transports en commun facilement.

À l’inverse, les aéroports sont très souvent en périphérie de la ville. Et ça allonge encore davantage le temps de trajet.

Autant de bonnes raisons de choisir le train !

Simplifier ses réservations de train : supprimer les notes de frais

Combien de temps passez-vous à récupérer vos factures lorsque vous réservez un trajet en train ?

Puis à faire votre note de frais, à l'envoyer à la comptabilité ? Celle-ci doit ensuite la traiter, et effectuer le remboursement, qui se fait en moyenne au bout d'un mois.

Vous êtes capable de faire bien plus simple. Comment ?

En adoptant une solution de gestion des déplacements professionnels. Ces solutions sont des outils qui permettent de réserver simplement vos déplacements professionnels (vol, train ou location de voiture) et votre hébergement sur place.

L’entreprise est directement facturée (avec possibilité d’instaurer un système de validation) et le salarié n’avance plus de frais.

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Brice Huet
Brice est cofondateur de Okarito. Après avoir vécu à New-York, Singapour et Montréal, il a posé ses valises à Paris.
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