Le tourisme d’affaires : définition, avantages et organisation

Pour développer votre entreprise, vous avez tout intérêt à multiplier les rencontres professionnelles. Avec les clients et prospects, bien sûr. Mais aussi entre collaborateurs ou avec des partenaires. Et pour cela, de multiples options s’offrent à vous, jusqu’à une soirée cocktail dans un palace parisien, un team building sur la Côte d’Azur ou une formation au siège aux États-Unis.

Quelle que soit la destination, l’idée est de renforcer la notoriété et l’activité économique de l’entreprise. On parle alors de tourisme d’affaires.

De quoi s’agit-il ? Quels sont les avantages ? Qui est concerné ? Comment organiser un événement professionnel ? On vous dit tout dans cet article.

C’est quoi le tourisme d’affaires ?

Comme son nom l’indique, le tourisme d’affaires regroupe à la fois le tourisme et la vie professionnelle. A priori, ces deux termes sont antinomiques, puisque si l’on fait du tourisme, on est en vacances, donc loin de son entreprise. Et pourtant, il est aussi possible de voyager pour les besoins de son activité.

On parle principalement des MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Events). Nous allons justement voir à quoi cela correspond.

Meetings

C’est le tourisme d’affaires le plus répandu. Et pour cause, il s’agit des missions professionnelles. Ces dernières peuvent regrouper une multitude de situations :

• La rencontre avec un prospect pour négocier un nouveau contrat ;
• Le déplacement professionnel pour rencontrer un nouveau partenaire (association de compétences interentreprises) ;
• L’audit chez un potentiel fournisseur pour vérifier qu’il respecte bien les normes RSE ;
• La réalisation d’un projet pour le compte d’un client.

Dans tous les cas, l’idée est de faciliter les rencontres d’affaires avec les tiers pour promouvoir l’entreprise.

Incentive

En premier lieu, les incentives concernent les team buildings. L’idée est de récompenser les collaborateurs pour les résultats obtenus au cours de l'année. À cette fin, un séminaire d’entreprise est organisé dans un cadre atypique (une semaine dans un château, une dégustation dans un vignoble, deux jours au Futuroscope, un repas gastronomique sur les Champs-Elysées...).

Au-delà de proposer un lieu idéal, il s’agit aussi de prévoir des activités ludiques afin de renforcer la cohésion d’équipe. Dans le même esprit, des incentives peuvent être prévus pour les meilleurs commerciaux.

Et dans certains cas, les entreprises récompensent également leurs partenaires pour la collaboration à travers des voyages d’affaires originaux.

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Congrès

Les entreprises peuvent organiser un congrès pour différentes raisons :

• Réunir l’ensemble des collaborateurs du groupe, et parfois des filiales. Ici, l’objectif est d’informer ses équipes (à travers des formations par exemple).
• Rencontrer d’autres professionnels et/ou clients intéressés par un secteur d’activité donné. C’est notamment le cas des foires et salons professionnels qui réunissent des dizaines voire des centaines de professionnels d’un secteur précis.

Événementiel

Ce sont tous les événements d’entreprises. Par exemple, un anniversaire, une soirée de fin d’année, une collecte de fonds...

Vous l’aurez compris, le tourisme d’affaires regroupe une multitude de situations. Nous allons donc voir pourquoi les entreprises ont tout intérêt à organiser des voyages professionnels (en France ou à l’étranger).

Pourquoi le tourisme d’affaires ?

Le tourisme d’affaires peut avoir plusieurs objectifs. Mais dans tous les cas, l’idée est de favoriser la croissance de l’entreprise.

Pour cela, les sociétés s’adressent à différents acteurs :

• Les collaborateurs : les séminaires d'entreprise permettent de fédérer et motiver les équipes.
• Les prospects : il s’agit de partir à leur rencontre à travers des salons, des foires ou encore des réunions de travail.
• Les clients : si l’entreprise doit toujours acquérir de nouveaux clients pour se développer, elle doit aussi, et surtout, conserver les anciens. La fidélisation peut alors passer par différents types d’événements (rendez-vous professionnels, buffets, expositions, etc.).
• Les partenaires : que ce soit des fournisseurs ou des prestataires de services, toute entreprise a besoin de collaborer avec des tiers pour grandir. Et là encore, il faut les rencontrer.

Dans tous les cas, l’organisation de séminaires avec des clients, des partenaires ou des collaborateurs a des retombées économiques non négligeables pour l’entreprise.

Quels sont les métiers concernés ?

Le tourisme d’affaires regroupe tous les secteurs d’activités : bâtiment, numérique, industrie, consulting, banque/assurance…

Cela dit, certains métiers sont plus souvent amenés à réaliser des déplacements professionnels que d’autres. C’est notamment le cas de commerciaux qui doivent se rendre à différents endroits pour rencontrer leurs potentiels clients.

Mais au-delà de l’équipe de vente, tous les collaborateurs d’une entreprise peuvent être concernés par les voyages d’affaires, aussi bien pour des formations que pour des team building.

Enfin, sachez que le tourisme d’affaires ne s’adresse pas seulement aux grandes entreprises. Les PME-PMI ont également besoin d’organiser des événements pour développer leur activité.

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Comment organiser vos événements professionnels ?

Même si l’objectif est professionnel, il s’agit d’abord d’organiser un voyage comme un autre.

À ce titre, il convient de se rapprocher des acteurs du tourisme traditionnels. Ces derniers peuvent vous proposer des solutions clé en main (réservations des nuitées et des billets d’avion ou de train, activités touristiques, traiteurs et restauration…).

Cela dit, comme il s’agit d’un voyage à but professionnel, il faut toutefois connaître ses spécificités :

• La gestion du budget prévisionnel : avant d’imaginer un événement à l’île Maurice dans un hôtel 5 étoiles, pensez à vérifier l’enveloppe budgétaire prévue par l’entreprise.
• La location de salle de séminaire : ici, cela dépend de l’objectif. Pour vos rendez-vous d’affaires, nous vous conseillons de privilégier les salles de réunion pratiques (capacité d’accueil suffisante, places assises, bonne sonorisation, disposition modulable…). En revanche, si vous prévoyez d’organiser une soirée d’entreprise, misez sur des lieux insolites afin de satisfaire l’ensemble des convives.
• L’organisation d'événements professionnels : il s’agit de prévoir le déroulement du voyage d’affaires, aussi bien au niveau des réunions et présentations que des activités.