Office Manager : quelles missions pour quelles automatisations ?
Voyages d'affaires
3
min

Sondage Office Manager : quelles missions pour quelles automatisations ?

Estella Nataf
Estella Nataf
Publié le
28/7/2021

En juin dernier, nous avons organisé un webinar destiné au métier d'Office Manager et plus précisément sur les techniques et pratiques pour devenir plus performant au quotidien.

Vous pouvez consulter le Replay en cliquant ici !

Nous comptions plus de 200 inscrits et près de 150 participants à cette session d'échanges entre Camille Cérézat, Office Manager chez Pennylane, et Lia Bazin, fondatrice du Club des Office Managers. Cela nous a permis de lancer un sondage sur les missions et responsabilités des Office Managers ainsi que les opportunités d'automatisation des tâches quotidiennes.

Avec près d'une centaine de réponses au sondage, nous avons le plaisir de vous partager ici les résultats :

1 - Les missions des Offices Managers :

Voici les mission et activités qui touchent le métier d'Office Managers au sein des entreprises par ordre croissant :

93% des Offices Managers gèrent les prestataires de bureaux. il s'agit notamment de traiter avec les différentes entreprises qui s'occupent du nettoyage des bureaux, des services de sécurité ou encore de la livraison de produits (paniers de fruits, du thé ou encore du café).

Les Assistants de Directions et Office Managers gèrent aussi en grande parties la comptabilité qu'il s'agisse des notes de frais, des factures fournisseurs mais aussi parfois celles destinées aux clients. 88% sont impliqués dans la gestion de ces tâches administratives et comptables.

C'est souvent dans le cadre de la gestion des déplacements pro - ou voyages d'affaires - que les Office Manager sont amenés à gérer les notes de frais. En effet, 68% des OM réservent les déplacements professionnels des collaborateurs et/ou de la direction.

Concernant la partie Ressources Humaines, les Office Managers sont à seulement 60% impliqués dans la gestion de la paye des collaborateurs, et 55% s'occupent d'une partie des droits des salariés.

90% des OM sont responsables de l'accueil des nouveaux salariés. Cela concerne aussi bien l'approvisionnent du matériel informatique que l'installation du nouvel arrivant à son poste et son introduction aux différentes équipes.

À l'inverse, 1 Office Manager sur 4 ne s'occupe pas de gérer administrativement les départs des collaborateurs. Celui-ci est généralement réservé au manager du salarié, ou encore à l'équipe RH.

Les Office Managers ont un rôle clé dans l'animation de la culture de l'entreprise. Certains OM ont aussi comme nom de poste : Happiness Manager. Un rôle qui a pris toute son importance durant les confinements successifs. Ainsi, 83% des sondés organisent les évènements de l'entreprise. Ces activités concernent aussi bien les  séminaires, les pots de départ que des jeux destinés aux collaborateurs.

Les missions du métier d'Office Manager

Les missions des Offices Managers sont donc très variées. Afin de faire face a une activité transverse, ils gagnent à automatiser et centraliser les tâches chronophages pour se concentrer sur leur coeur de métier. Voici un état des lieux de ces activités et les projets d'automatisation mis en avant par les réponses au sondage :

1 - Les opportunités d'automatisation

a - Les tâches chronophages

Voici une liste non-exhaustive des tâches manuelles et répétitives auxquelles doivent faire face les Office Managers au quotidien.

En premier, la gestion de la comptabilité, la facturation et les notes de frais. Récupérer les justificatifs centralise les factures afin d'effectuer le lettrage comptable et les paiements sont des activités fastidieuses et qui n'ont que très peu de valeur ajoutée.

La gestion des déplacements professionnels apparaît aussi en haut de la liste des tâches chronophages. Effectivement, la plupart utilisent les sites de tourisme pour réserver, modifier ou annuler les billets d'avions, de trains et les nuits d'hôtels. Par la suite, il y a les soucis de récupération des justificatifs et factures.

La gestion des collaborateurs fait partie des préoccupations principales des Office Managers. Les activités chronophages sont très variées car elles touchent aussi bien l'accueil des nouveaux salariés, la gestion des congés et de la paye, de la sécurité sociale ainsi que l'offboarding.

b - Les automatisations possibles

Par rapport à l'ensemble de ces tâches chronophages, nombreux Office Managers affirment avoir réussi à optimiser la gestion de leurs missions grâce à des outils simples.

Un Office Manager gère beaucoup de fonctions transverses qui concernent aussi bien la partie légale & juridique, les ressources humaines, l'organisation interne, la comptabilité et la gestion des déplacements professionnels. Placé au cœur de l'entreprise, un OM est donc plus à même d'être à l'initiative de projets d'automatisation des processus de l'entreprise.

Pour conclure, nous constatons aujourd'hui une prolifération de solution en lignes destinées aux entreprises qui simplifient le quotidien le métier d'Office Manager et des Assistants de Direction. Nous vous avons concocté une liste exhaustive des outils destinés aux Office Managers.

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