Solution de gestion des Notes de frais : Comment choisir ? Okarito
Voyages d'affaires
4
min

Solution de gestion des Notes de frais : comment choisir ?

Baudouin de Saint Blanquat
Baudouin de Saint Blanquat
Publié le
23/7/2021

Choisir sa solution de gestion des notes de frais en 2021 : ce qu'il faut savoir.

Comment choisir sa solution de gestion des notes de frais en 2021 ? C'est la question que se posent énormément de dirigeants d'entreprises, les équipes comptables ou finances et même les auto-entrepreneurs.

Dans cet article, je vous explique la méthode pour trouver la solution de gestion des notes de frais qui correspond le mieux à votre organisation ou entreprise.

Lors de la création d'Okarito, la seule plateforme de gestion des voyages d'affaires qui a connu une forte croissance en 2020, j'ai échangé avec plus d'une centaine de Directeurs Financiers, d'Office Managers et Comptables pour mieux comprendre leurs problématiques autour des déplacements professionnels. La gestion des notes de frais était un véritable casse-tête pour eux. Ils m'ont expliqué leurs problématiques mais aussi le processus de recherche et de sélection de leur solution de gestion des notes de frais.

Je vous partage donc ci-dessous la stratégie utilisée par des centaines d'entreprises pour réduire le temps de gestion des notes de frais et autres justificatifs des dépenses effectuées par leurs collaborateurs lors des déplacements professionnels. Le point clé concerne aussi l'adoption de la nouvelle plateforme par l'ensemble des salariés de l'entreprise.

Recherche "Notes de frais" sur Google

Le constat est simple : il existe une multitude de solutions qui gèrent les notes de frais. Il est donc capital de trouver la bonne information parmi la centaine de millions de résultats sur Google. Je vous accorde qu'avant d'effectuer cette requête sur le moteur de recherche, il est difficile de s'imaginer qu'il existe une pléthore d'offres.

Il faut partir du constat que 99% des solutions de gestion des notes de frais ne conviennent pas à vos besoins.

En effet, il est primordial dans un premier temps de vous poser des questions sur vos habitudes, votre organisation actuelle sur la gestion des notes de frais au sein de l'entreprise.

Voici les principales questions à vous poser :

  • Quel est le volume mensuel des notes de frais ?
  • Quels type de notes de frais avez-vous ?
  • Combien de personnes avancent des frais ?
  • Comment est gérée une note de frais ? Et notamment les étapes suivantes : enregistrement, validation, lettrage comptable et paiement ?
  • Qui est concerné par les étapes évoquées au-dessus ? Quelles sont leurs attentes ?
  • Quels sont les bénéfices que vous souhaitez en priorité ? Simplifier la gestion ? Gagner du temps ? Soulager le travail des voyageurs ? Mieux analyser la répartition des dépenses ? Réduire le volume des notes de frais ?

Etc...

Ainsi, cet article sera structuré en deux points :

1 - Faire le point sur les besoins de vos voyageurs

Dans cette partie, je parlerai de l'ensemble des questions que vous devrez vous poser lors du choix d'une solution de gestion des notes de frais. Que vous soyez Office Manager, DAF, CEO ou juste curieux nous vous aiderons à faire un état de lieux de votre gestion actuelle des notes de frais et vos besoins.

2 - Comparer les différentes solutions par rapport à vos besoins

Je vous présenterai les différentes solutions sur le marché qui s'offrent à vous. L'objectif est de mettre en avant les spécificités des différentes solutions, c'est-à-dire aussi bien les avantages que les inconvénients.

Comment choisir une solution de gestion des notes de frais ?

1 - Faites le point sur vos besoins et ceux des voyageurs

De nombreux collaborateurs vont devoir utiliser votre solution de gestion des notes de frais. Il est donc clé de choisir la solution idéale qui satisfait le plus d'équipes et de voyageurs d'affaires possibles. En effet, trop souvent, une personne voire même une équipe peut être oubliée dans le processus de décision ce qui peut être un vrai souci dans le projet de digitalisation des notes de frais.

C'est la raison pour laquelle il est important de faire la liste des collaborateurs qui seront amenés à utiliser l'outil :

  • Qui sont les collaborateurs qui avancent des frais ?
  • Qui sont les collaborateurs qui récupèrent et enregistrent les justificatifs ?
  • Les Managers (c'est-à-dire les valideurs des notes de frais)
  • Office Manager
  • Responsable Comptable
  • Directeur Financier
  • et bien d'autres encore selon la taille et l'organisation de votre entreprise

Prenons-les dans l'ordre. Bien sûr, si une de ces personnes n'existe pas dans votre entreprise, n'hésitez pas à sauter le paragraphe !

Échanger pour comprendre les besoins

a) Quelqu'un gère la note de frais pour autrui

Ah ! Gérer les justificatifs des dépenses de voyages d'affaires pour autrui est un véritable casse-tête. Il faut récupérer les versions papiers des tickets (péages, repas, hôtels...) ainsi que se connecter à l'ensemble des plateformes en ligne utilisées pour la réservation des billets de trains, d'avions ou encore des nuits d'hôtels. La décentralisation des outils de réservations démultiplie les tâches chronophages. Nous avons écrit de nombreux articles qui expliquent comment récupérer les notes de frais sur chacun des sites (Air France, Expedia, Easyjet, Ryanair...)

Après avoir récupéré les justificatifs, il faut ensuite les enregistrer manuellement dans l'outil comptable. À condition que les notes de frais soient validées en amont par le responsable si besoin. Cela dépend bien sûr de la politique voyage de l'entreprise, et que celle-ci soit claire et comprise par tous.

La mise en place d'une solution de gestion des notes de frais a justement pour objectif d'optimiser ce processus grâce à la numérisation automatique reposant sur la technologie OCR. Le Graal serait de centraliser la réservation des déplacements professionnels sur une plateforme unique comme Okarito afin de supprimer les notes de frais pour les billets de trains, d'avions et des nuits d'hôtels. C'est aussi l'opportunité pour les comptables et financier de gagner en visibilité sur les dépenses voyages.

b) Les voyageurs occasionnels

Les collaborateurs qui voyagent occasionnellement doivent aussi être pris en considération. Ils n'utiliseront que succinctement la solution et ne seront donc pas habitués à la nouvelle manière de gérer les notes de frais. Ils risquent donc de garder leurs vielles habitudes. Cela réduira considérablement le taux d'adoption de la solution mise en place et démultipliera encore le nombre de processus de traitement des justificatifs et notes de frais :

  • Ils peuvent être réticents au changement et préfèrent parfois garder leurs vielles habitudes même si celles-ci sont chronophages
  • Ils doivent régulièrement être accompagnés dans le processus de gestion des notes de frais

Dans le cadre de l'automatisation de la gestion des notes de frais, les voyageurs occasionnels doivent donc aussi être sensibilisés dans la conduite du changement.

Sans cela, l'implémentation de la solution n'aura pas le succès escompté.

Comment palier à cette éventualité ?

Cela repose sur de la pédagogie et leur implication dans la recherche et la sélection de la solution de gestion des notes de frais.

Il faut choisir une solution dont la création d'un compte est simple avec par exemple la fonctionnalité SSO (Single-sign-on) c'est-à-dire l'authentification unique qui permet aux collaborateurs de créer leur compte avec leur identifiant déjà existant.

De plus, il est important de privilégier les plateformes de gestion des notes de frais qui sont esthétiquement claires et agréables à utiliser au quotidien.

  • système de validation, gestion par équipe, manager
  • solution de remboursement, intégration avec outil comptable

c) Les voyageurs fréquents

Les collaborateurs qui se déplacent fréquemment sont la cible principale du projet. Au retour de leurs voyages d'affaires, ils perdent beaucoup de temps à traiter leurs notes de frais ne pouvant se concentrer sur l'essentiel.

L'objectif est simple : il faut les consulter au maximum pour comprendre leurs problématiques et besoins avant de les impliquer entièrement dans le cadre de la recherche et du choix de la solution de l'outil de gestion des notes de frais.

Ils sont effectivement en première ligne de l'outil de gestion des notes de frais. En cas d'un mauvais choix de l'outil mis en place, ils ne l'utiliseront pas. Tout simplement. Ce qui serait le signe d'échec flagrant du projet d'automatisation des notes de frais.

De mon expérience en tant que voyageur d'affaires, voici leurs principales préoccupations :

  • Liste claire des notes de frais remboursées
  • Une solution disponible sur mobile
  • Outil OCR qui apprend vite et évite la ressaisie manuelle des informations
  • Un système de validation clair et transparent
  • Un système de remboursement automatique et rapide
  • Un état des lieux des avances de frais en cours de traitement et leurs statuts

d) Le Responsable Comptable

Bien que le responsable comptable soit au bout de la chaîne il a un rôle prépondérant dans la gestion des notes de frais.

Son quotidien est absorbé par les tâches manuelles, aussi bien concernant la gestion des factures que la gestion des notes de frais. Il perd beaucoup de temps à courir derrière les notes de frais des voyageurs qui sont compliquées à récupérer. Son cauchemar est donc de continuellement leur envoyer des mails ou les appeler pour récupérer les notes de frais.

Aussi, en tant que responsable des remboursements des avances de frais, il voudra absolument que la solution puisse s'intégrer avec l'outil comptable. Cela permettra de générer automatiquement les remboursements dès qu'une note de frais sera validée par le manager.

Aussi, en tant que rôle financier, il aura pour attentes d'avoir un outil d'analyse des avances de frais. Celui lui permettra notamment d'un point de vue comptable d'ajuster la gestion des budgets par département, pas client ou même des projets en cours.

Équipe comptable et notes de frais

2 - Comparer les différentes solutions par rapport à vos besoins

Après avoir fait un état des lieux des besoins des voyageurs et métiers au sein de votre entreprise, vous pourrez alors regarder les différentes solutions qui s'offrent à vous.

Il existe aujourd'hui une multitude de solutions de gestion de notes de frais C'est la raison pour laquelle nous avons écrit un article qui présente les meilleures solutions de gestion des notes de frais qui correspondent au mieux aux besoins des PME & ETI.

Okarito : le copilote de vos déplacements professionnels

100% gratuit - Assistance voyageur 24/7 - Prix imbattables

Je me simplifie la vie
Une personne regardant une carte sur son téléphone

Nos derniers articles dans cette catégorie

Baudouin de Saint Blanquat
Baudouin de Saint Blanquat
Passionné de voyages, Baudouin a pour habitude de sauter dans l'avion dès qu'il en a l'occasion, ou de profiter du voyage intérieur qu'est la musique.
Laissez-nous prendre soin de vos voyageurs

Merci! Un membre de l'équipe Okarito vous contactera rapidement.
Mayday. Quelque chose d'inattendu vient de se produire. Pouvez-vous réessayer?
check
Accompagnez vos voyageurs comme ils le méritent
check
Ne cherchez plus jamais une facture
check
Centralisez tous vos paiements
check
Supprimez les notes de frais
check
Mettez en place des règles de validation
Gagnez du temps de travail
Des centaines d'équipes utilisent Okarito.
Rejoignez-les!