Refacturation des frais, comment ça marche ? Okarito
Voyages d'affaires
4
min

Refacturation des frais, comment ça marche ?

Remi Duvoux
Remi Duvoux
Publié le
18/10/2021

Lorsqu'un collaborateur avance des frais professionnels pour le compte de ses clients, l'entreprise est en mesure de refacturer ses frais. Le salarié doit dans un premier temps soumettre sa note de frais à sa hiérarchie et son équipe finance avant de pouvoir procéder à la refacturation des frais auprès du client.

Découvrir la refacturation des frais

Dans cet article vous allez découvrir les différents types de frais de refacturation possibles ainsi que le cadre juridique de ces avances de frais pour le compte de vos clients.

Les types de frais de refacturation

Comme pour les avances de frais effectuées par les collaborateurs dans l'intérêt de l'entreprise, il n'y a aucune contrainte sur les types de dépense qu'une entreprise peut refacturer à son client. À condition bien sûr que ces dépenses répondent au cadre du contrat qui lie les deux parties.

Voici une liste non exhaustive des types de frais de refacturation :

  • Frais de transport (location de voiture, transport en commun, train, avion...)
  • Frais de logement et d'hébergement
  • Frais de repas
  • Salaire du personnel détaché

Il existe un cadre juridique et légal clair concernant la refacturation des frais auprès des clients.

Le cadre juridique des frais de facturation

Les dépenses professionnelles engagées par une entreprise pour le compte de ses clients sont considérées par le Code Général des Impôts (article N°265, Alinéa 2) comme des dépenses additionnelles à la prestation qui lie les deux entités.

Selon cet article, l'entreprise qui a avancé les frais a deux possibilités que voici :

  • refacturer ces dépenses en plus du prix de la prestation ou du service rendu
  • intégrer ces frais dans le prix total de la prestation ou du service rendu

Comment appliquer la TVA sur la refacturation des frais ?

Selon le choix du type de refacturation des frais, la manière de comptabiliser la facture et la TVA varie. Par exemple, lorsque l'entreprise avance des frais et récupère la TVA sur les dépenses effectuées, elle devra alors refacturer au client uniquement les montants HT (Hors Taxe). À l'inverse, si l'entreprise n'a pas récupéré la TVA sur les frais, elle devra alors refacturer la totalité du montant des dépenses, en TTC (Toutes taxes Comprises).

Il est important de rappeler les droits de récupération de TVA sur les dépenses professionnelles qui sont similaires à ceux des notes de frais.

Faire des marges sur la récupération des frais

Il est tout à fait légal de refacturer un montant plus important que la totalité des frais avancés. Il faut cependant avoir conscience que cela peut représenter un risque commercial vis-à-vis des clients qu'il faut prendre en compte. La marge dégagée suite à une "surfacturation des frais" est cependant soumise à l'impôt sur les bénéfices qui est pour rappel de 33% en France.

La comptabilisation des frais refacturés

Les frais qui sont par la suite facturés aux clients requièrent un traitement comptable spécifique qui est encadré par la loi française. Le processus de comptabilisation des avances de frais pour une entreprise tierce est différent par rapport à l'encaissement des prestations de service ou la vente de produits.

Compte de comptabilisation

Le compte de comptabilisation qui concerne les ventes et les prestations de service correspond au compte de classe 6. Tandis que la comptabilisation des frais facturés est liée au compte de classe 7, et plus précisément le 708 qui a pour dénomination "Produits des activités annexes".

Cette différenciation évitera ainsi des erreurs d'inattention au risque de fausser la trésorerie de l'entreprise ainsi que les bénéfices dégagés.

Exemple de comptabilisation de refacturation des frais

Découvrez comment procéder à l'enregistrement comptable des avances de frais professionnels.

Si intégration dans la facture globale :

  • Débiter le compte "Clients" numéro 444 que vous avez refacturé à l'entreprise avec le montant toute taxe comprise.
  • Créditer le compte "Produits des activités annexes" comme évoqué au-dessus - le numéro 708 - avec le montant HT de la refacturation.
  • Créditer le compte numéro 44571 qui correspond à la taxe sur la valeur ajoutée avec le montant de cette valeur collectée.

Si la refacturation est annexe à la facturation de la prestation :

Le comptable de l'entreprise doit dans un premier temps créditer le compte "Fournisseurs", numéro 401 du montant total des frais, avec les taxes incluses. Ensuite, il débitera le compte de charge, c'est-à-dire de classe 6 avec le montant hors taxe, donc sans le montant de la TVA. Pour terminer, il faut débiter le compte "TVA déductible sur autres biens et services" N°44566 du montant de la TVA déductible.

La refacturation en interne, comment faire ?

Pourquoi la refacturation en interne ?

  • anticiper sur la prochaine cession d’une activité de l’entreprise
  • optimisation fiscale ou contrainte juridique
  • ajustement des frais entre les différentes entités de l’entreprise pour un meilleur pilotage des dépenses grâce à une bonne répartition de ces dernières
  • meilleur pilotage et répartition des dépenses.

Comment procéder à la refacturation interne ?

Prendre en compte l’important de la refacturation interne qui peut aller au-delà d’une simple opportunité comptable mais bien d’un outil de pilotage de la trésorerie et de performance de la société mère.

Il n’existe pas de règle définie par la loi ou le Code Général des Impôts. Il existe cependant trois méthodes pour calculer le montant des refacturation :

  • La totalité des coûts concernant les charges ou produits concernées
  • Les coûts unitaires qui permet d'avoir une refacturation constante
  • Le principe de l'Activity Base Costing - ABC - que consiste à répartir les dépenses en prenant en compte les ressources initiales mises à disposition de l'entité à refacturer.
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Remi est le fondateur et CEO de Okarito. Passionné de voyages, il a à coeur de créer la meilleure plateforme pour les voyageurs d'affaires d'aujourd'hui et de demain !
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