Vos collaborateurs sont-ils prêts à reprendre la route ? - Okarito.
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3
min

Politique voyage : vos collaborateurs sont-ils prêts à reprendre la route ?

Alexandre Tsydenkov
Alexandre Tsydenkov
Publié le
17/9/2021

Il y a environ 2 mois, alors que les mesures restrictives s'assouplissaient progressivement et que les voyages d'affaires reprenaient, nous avions décidé de lancer un sondage auprès d'une centaine d'entreprises. L'objectif de cette étude : vos collaborateurs sont-ils prêts à reprendre la route ?

Plus que jamais, à l'heure où le couvre-feu se lève et que les masques tombent, la question de savoir si les collaborateurs d'une entreprise sont prêts à voyager dans de bonnes conditions se pose.

Derrière cette question simple se cachent plusieurs questions bien plus importantes :

  • Comment gérez-vous les voyages d'affaires ? (C'est-à-dire de la réservation jusqu'à la gestion des notes de frais et factures)
Vous pouvez remplir le questionnaire en cliquant ici.

1- Le constat global : de nombreuses entreprises ont encore des politiques voyages archaïques

Avant de rentrer dans le détail des questions du sondage, voici un constat global : la gestion des voyages d'affaires de nombreuses entreprises peut encore être optimisée. Pour y voir plus clair, nous avions associé des points à chacune des réponses. Voici les résultats des réponses apportées par plus d'une centaine d'entreprises.

Voici les résultats actuels du questionnaire :

40% des entreprises interrogées ont obtenu une note strictement inférieure à 8/20. Ce score indique simplement que que la gestion actuelle des voyages d'affaires de ces entreprises est encore quelque peu archaïque (sécurité des voyageurs, flexibilité et autonomie pour les voyageurs, coût directs et indirects pour l'entreprise).

31% des entreprises ont obtenues une note entre 8 et 12. Cela permet de mettre en exergue que de nombreux points d'amélioration sont encore possibles.

7 entreprises sur 10 ont une gestion des voyages d'affaires qui pourrait - en très peu de temps - être fortement améliorée.

2- La sécurité des collaborateurs pendant leurs voyages d'affaires : un point qui fait défaut dans beaucoup d'entreprises

Après avoir vu le tableau général,  rentrons dans le détail des résultats :

6 entreprises sur 10 n'ont pas de moyen de savoir, en temps réel, où se situent leurs collaborateurs. Or, d'après le principe du Duty of Care, il est nécessaire de connaître à tout moment la localisation de vos employés. En cas d'évènement pouvant mettre en danger le collaborateur, un service 24/7 doit être disponible afin de pouvoir localiser et contacter le plus rapidement possible le collaborateur.

En ces temps de crise sanitaire, même si la fin des restrictions arrive progressivement, avoir un accès à la situation sanitaire du pays dans lequel vos collaborateurs se rendent est essentiel.

Avec votre gestion actuelle, avez-vous un moyen de savoir quelles sont les formalités pour se rendre dans un pays donné ? 1 entreprise sur 2 n'a pas accès à cette information.

3- Les budgets voyages sont mis en place, mais très peu optimisés

Cette fois-ci, le résultat est encourageant : 7 entreprises sur 10 ont des limites de dépense précises pour chaque moyen de transport. Cela offre aux entreprises un contrôle et une visibilité en temps réel sur leurs dépenses de voyages. L'essentiel étant bien sûr que ces limites restent flexibles pour le bien-être des collaborateurs en déplacement professionnel.

La moitié des entreprises font encore appel à une agence de voyages traditionnelle qui leur facture des frais à chaque réservation ! Ce constat révèle une gestion budgétaire des voyages d'affaires alarmante : ces frais peuvent être supprimés avec la mise en place d'une solution de gestion des voyages d'affaires en ligne.

Découvrez les conseils pour reprendre sereinement les déplacements professionnels post-covid

Beaucoup de voyageurs d'affaires modernes ne veulent plus être tenus par la main pendant leurs réservations. Ils veulent simplement être autonomes, et avoir de l'aide uniquement en cas d'urgence. Et avec ce modèle, les frais à chaque réservation disparaissent !

4-Une gestion administrative encore compliquée : peut-on éviter les notes de frais ?

6 entreprises sur 10 fonctionnent encore avec un modèle de gestion des notes de frais pour la réservation des déplacements professionnels.

Or, la récupération des factures pendant les déplacements professionnels est réputée pour être chronophage. Il n'y a qu'à voir les résultats SNCF. Le coût de gestion des notes de frais est aussi très élevé.

Quand on recherche sur Google "Comment récupérer ma facture ?" la première suggestion  est "Comment récupérer ma facture SNCF ? ". Pourquoi un tel intérêt pour cette question ? Tout simplement parce que la récupération des factures prend du temps à vos collaborateurs, et que le traitement post-voyage de ces factures est tout aussi long pour votre service comptable.

Dernier point, et celui-ci est non négligeable : 7 entreprises sur 10 ne permettent pas à leurs collaborateurs de réserver pour les autres.

En tant que plateforme de gestion des voyages d'affaires en ligne, nous voyons très régulièrement passer des réservations qui ne sont pas faites par le voyageur lui-même. Pourquoi ?

Parce que c'est un gain de temps énorme ! Si tout le monde part dans le même train à la même date, quel est l'intérêt de demander à 4 personnes différentes de se connecter pour faire la réservation ?

Et vous, avec votre gestion actuelle des voyages d'affaires, quelle note auriez-vous ?

Vous pouvez remplir le questionnaire en cliquant ici

Vous pensez que votre gestion actuelle des voyages d'affaires pourrait être améliorée ? Parlez en avec un de nos experts

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