Politique de remboursement des notes de frais

Dans le cadre de la construction d'une politique voyage d'une entreprise, la partie concernant le remboursement des avances et notes de frais des collaborateurs est capital.

Qu'est-ce qu'une politique de remboursement des frais professionnels ?

La politique de remboursement des frais professionnels permet d'établir des règles de prises en charges des avances de frais par l'entreprise. Ces notes de frais doivent être effectuées dans l'intérêt de l'entreprise selon la loi. Cependant, les dirigeants peuvent définir des types de dépenses qui seront remboursées ou encore le montant maximal - ou plafond - de ces remboursements.

Une bonne politique de remboursement des frais de déplacements professionnels permet  notamment de suivre les budgets des équipes, des projets ou encore des dépenses effectuées pour chaque client.

À l'image d'une politique voyage, la politique de remboursement des dépenses effectuée par les collaborateurs doit être claire et transparente. Cela évitera des mauvaises surprises ainsi que des frustrations.

Pour un diagnostic gratuit et rapide de votre politique voyage, nous vous invitons à remplir ce rapide questionnaire

Comment construire sa politique de remboursement des notes de frais ?

Interroger les voyageurs qui avancent des frais professionnels

En amont de tout projet de mise en place d'une politique de remboursement des frais, il est capital d'identifier les différents profils de voyageurs ainsi que leurs problématiques qui leur sont propres. Il faut pas ailleurs aussi interroger les équipes prenantes dans le processus de gestion et de remboursement des dépenses professionnels. Cette étude interne doit être effectuée avec la même minutie qu'un projet d'automatisation de la gestion des notes de frais.

Voici quelques questions principales pour lesquelles il faut avoir une réponse claire :

• Quels sont les collaborateurs qui sont amenés à faire des frais professionnels et se déplacer ?
• Quels types de dépenses courantes effectuent-ils ? (transport, hébergement, essence et péage, repas et restaurant..)
• Quelles peuvent être les dépenses exceptionnelles ?
• Comment avancent-ils les frais (carte personnelle, carte entreprise, paiement en liquide...)
• Quel est le processus de validation ?
• Quel est le processus de remboursement des notes de frais ?

Que doit contenir une politique de remboursement des notes de frais ?

Suite aux réponses apportées aux questions énoncées ci-dessus, le responsable du projet de mise en place d'un politique de remboursement des frais doit définir :

• Les types de dépenses qui seront remboursées ainsi que les frais professionnels qui ne seront pas acceptées.
• Les règles globales des avances de frais
• concernant les plafonds de remboursement, les informations obligatoires comme les justificatifs de paiement pour procéder aux remboursements par type de dépenses
• Les procédures de gestion des notes de frais comme un exemple de note de frais, la procédure de soumission de celle-ci, le délai de validation ainsi que le processus de validation de la note de frais. Le processus de remboursement est la dernière étape qui doit aussi être énoncée.

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Comment faire respecter la politique de remboursement des frais de déplacements ?

Comme pour la mise en place d'une solution de gestion des dépenses professionnelles, il est clé de pouvoir faire respecter la politique de remboursement des frais de déplacements.

Il est donc fortement conseillé d'impliquer les parties prenantes dans le cadre de l'établissement de la politique voyage et de gestion des notes de frais comme on peut le faire en amorçant un échange avec les collaborateurs concernés.

Une solution de gestion des déplacements professionnels

Les plateformes de gestion des déplacements professionnels permettent de mettre en place une politique voyage claire et transparente. Les budgets voyages sont plus facilement respectés notamment grâce à un processus de validation qui s'enclenche en cas de non-respect de la politique de remboursement de frais par exemple.

De plus, une plateforme de réservation des déplacements professionnels permet de supprimer les notes de frais. En effet, les collaborateurs n'ont plus à avancer les frais avec leurs cartes personnelles puisque chaque dépense réalisée pour un déplacement dans le cadre de la politique voyage est directement liée au compte bancaire de l'entreprise. Cette procédure de paiement évite l'avance de frais de la part des collaborateurs, et par conséquent supprime le principe même de notes de frais, permettant par la même occasion de simplifier et de centraliser la comptabilité pour les équipes concernées.

Une solution de gestion des notes de frais

Beaucoup d'entreprises n'ont pas encore d'outil de gestion des frais de déplacements professionnels. C'est la raison pour laquelle nous vous avons concocté la liste des meilleures solutions de gestion des notes de frais. Aussi il faut, comme pour la politique de remboursement des frais professionnels définir les problématiques et besoins.