Dans le cadre de la construction d'une politique voyage d'une entreprise, la partie concernant le remboursement des avances et notes de frais des collaborateurs est capital.
La politique de remboursement des frais professionnels permet d'établir des règles de prises en charges des avances de frais par l'entreprise. Ces notes de frais doivent être effectuées dans l'intérêt de l'entreprise selon la loi. Cependant, les dirigeants peuvent définir des types de dépenses qui seront remboursées ou encore le montant maximal - ou plafond - de ces remboursements.
Une bonne politique de remboursement des frais de déplacements professionnels permet notamment de suivre les budgets des équipes, des projets ou encore des dépenses effectuées pour chaque client.
À l'image d'une politique voyage, la politique de remboursement des dépenses effectuée par les collaborateurs doit être claire et transparente. Cela évitera des mauvaises surprises ainsi que des frustrations.
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En amont de tout projet de mise en place d'une politique de remboursement des frais, il est capital d'identifier les différents profils de voyageurs ainsi que leurs problématiques qui leur sont propres. Il faut pas ailleurs aussi interroger les équipes prenantes dans le processus de gestion et de remboursement des dépenses professionnels. Cette étude interne doit être effectuée avec la même minutie qu'un projet d'automatisation de la gestion des notes de frais.
Voici quelques questions principales pour lesquelles il faut avoir une réponse claire :
Suite aux réponses apportées aux questions énoncées ci-dessus, le responsable du projet de mise en place d'un politique de remboursement des frais doit définir :
Comme pour la mise en place d'une solution de gestion des dépenses professionnelles, il est clé de pouvoir faire respecter la politique de remboursement des frais de déplacements.
Il est donc fortement conseillé d'impliquer les parties prenantes dans le cadre de l'établissement de la politique voyage et de gestion des notes de frais comme on peut le faire en amorçant un échange avec les collaborateurs concernés.
Les plateformes de gestion des déplacements professionnels permettent de mettre en place une politique voyage claire et transparente. Les budgets voyages sont plus facilement respectés notamment grâce à un processus de validation qui s'enclenche en cas de non-respect de la politique de remboursement de frais par exemple.
De plus, une plateforme comme Okarito permet de supprimer les notes de frais. En effet, les collaborateurs n'ont plus à avancer les frais avec leurs cartes personnelles puisque chaque dépense réalisée pour un déplacement dans le cadre de la politique voyage est directement liée au compte bancaire de l'entreprise. Cette procédure de paiement évite l'avance de frais de la part des collaborateurs, et par conséquent supprime le principe même de notes de frais, permettant par la même occasion de simplifier et de centraliser la comptabilité pour les équipes concernées.
Beaucoup d'entreprises n'ont pas encore d'outil de gestion des frais de déplacements professionnels. C'est la raison pour laquelle nous vous avons concocté la liste des meilleures solutions de gestion des notes de frais. Aussi il faut, comme pour la politique de remboursement des frais professionnels définir les problématiques et besoins.
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