Peut-on refuser de rembourser une note de frais ? Okarito
Voyages d'affaires
4
min

Peut-on refuser de rembourser une note de frais ?

Brice Huet
Brice Huet
Publié le
8/10/2021

Une note de frais est un document qui permet aux collaborateurs de faire un état des lieux de ses avances de frais dans le but d'être remboursé par son employeur.

Il arrive parfois que l'employeur refuse de rembourser la totalité ou une partie de la note de frais qui lui est soumise.

Peut-on refuser de rembourser une note de frais ?Quel est le cadre juridique de cette décision ?Comment refuser le remboursement d'une note de frais ?

Le principe obligatoire du remboursement des notes de frais

Le Code du travail part du principe que tous les frais avancés par un salarié dans le cadre professionnel doivent être remboursés.

Bien sûr, il faut que ces dépenses soient justifiées. C'est-à-dire que les notes de frais soient dans l'intérêt de l'entreprise.

C'est la raison pour laquelle nous recommandons vivement aux entreprises de mettre en place une politique de remboursement des notes de frais qui doit s'inscrire dans la politique voyage. En moyenne les entreprises remboursent les collaborateurs dans un délai de 3 à 5 semaines selon Spendesk, solution de gestion des notes de frais.

Dès lors que la hiérarchie a pu mettre en place des règles, elle aura donc tous les éléments pour être en mesure de refuser les remboursements des notes de frais.

Les raisons de refus de remboursement d'une note de frais

Pour rappel, les avances de frais peuvent être remboursées à condition que les dépenses soient dans l'intérêt de l'entreprise comme pour la récupération de la TVA.

Les raisons d'un refus de remboursement d'une note de frais sont variées et sont reconnues juridiquement. En voici une liste non-exhaustive.

Le non-respect de la politique des dépenses

La politique de remboursement des notes de frais permet de cadre les types de dépenses que peuvent effectuer les collaborateurs en vue d'être remboursé par l'employeur. Cela permet donc aussi de définir par élimination les raisons de refus du remboursement des avances de certains frais.

Document à l'appui, le manageur ou l'équipe comptable pour donc parfaitement expliquer au collaborateur le refus du remboursement de la note de frais.

L'absence de justificatif des dépenses

Lorsqu'un collaborateur soumet une note de frais à l'équipe comptable, il doit y joindre les justificatifs de paiement pour chaque ligne de dépenses.

En effet, la plupart des politiques de remboursement des notes de frais définies par les entreprises requièrent les justificatifs de paiement.

La règle est simple : pas de justificatif = pas de remboursement.

Le non-respect des délais de soumissions de notes de frais

Selon la loi, un salarié a 3 ans de délai pour déclarer des avances de frais qui doivent par la suite être remboursée par l'entreprise. Au-delà de cette limite, le Code du Travail considère qu'il y a prescription.

Cependant, dans le cadre d'une politique voyage, l'entreprise peut déterminer un délai maximum de compte rendu des avances de frais effectuées par les collaborateurs. Cela peut éviter des mauvais surprises. À l'image d'un collaborateur qui après 8 ans d'absence de demande de remboursement des dépenses a pu être indemnisé sur presque la totalité de ses avances de frais.

Comment refuser le remboursement d'une note de frais ?

Le refus d'une note de frais peut être incompris par le collaborateur. Ce dernier risque donc d'être frustré, de se sentir lésé. Un refus non justifié du remboursement des avances des dépenses peut donc avoir un impact négatif sur son moral et donc sa motivation.

Outil de gestion des notes de frais, la solution ?

Mettre en place un outil de gestion des notes de frais est une bonne solution pour rendre la politique de remboursement des frais claire et précise. Elle sera alors comprise par tous. Cela évite notamment les mauvaises surprises.

Les solutions de gestion des notes de frais permettent d'automatiser le refus des remboursements des notes de frais avec parfois une explication de la raison. Cela montre qu'il s'agit d'une décision objective due aux règles émises par la direction.

Quoiqu'il arrive afin d'éviter tout type de frustration, il est important pour le manager ou le comptable d'expliquer les raisons du refus du remboursement d'une note de frais.

Plateforme de gestion des voyages d'affaires, le Graal ?

Une plateforme de gestion des voyages d'affaires comme Okarito est considérée comme le Graal. Aussi bien par les collaborateurs, que les managers et les comptables.

En effet, les solutions de gestion des déplacements professionnels intègrent une politique voyage qui permet de mettre en place un système de validation. Cela évite donc que le collaborateur achète un billet de train alors qu'il ne sera jamais remboursé car le prix est trop élevé par rapport au budget par exemple.

Aussi, Okarito peut procéder au prélèvement SEPA, c'est-à-dire à un prélèvement bancaire directement sur le compte de l'entreprise. Le collaborateur n'a plus à avancer les frais.

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Brice Huet
Brice est cofondateur de Okarito. Après avoir vécu à New-York, Singapour et Montréal, il a posé ses valises à Paris.
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