Office Manager : Fiche de poste

Dans le monde de l'entreprise, il a toujours été fait référence à l'assistant de direction quand il s'agit de soutenir le Directeur Général dans ses fonctions administratives et même d'être l'interlocuteur entre les employés et les dirigeants. C’est notamment avec la naissance des startups que le poste d'Office Manager est apparu. Bien qu'ayant des similitudes, il ne faut pas confondre Office Manager & Assistant de direction.

À noter que cet article est le résultat de notre sondage effectué auprès d'une centaine d'Office Managers en Mai 2021.

Qu'est-ce qu'un Office Manager ?

Dans la même position qu'un assistant de direction, l'Office Manager est celui qui est chargé d'organiser toutes les activités administratives qui facilitent le bon fonctionnement d'une entreprise. Que ce soit dans la gestion du personnel et voire même leur administration, il doit être capable de tout gérer de manière juste et cohérente.

Les qualités de l'Office Manager :

Être Office Manager nécessite de posséder certains points forts car ils s'accordent avec ses missions. En voici une liste exhaustive :

Faire preuve de rigueur et d'organisation :

La plupart des tâches principales d'un chef de bureau sont de nature administrative. Ils peuvent être chargés de :

Répondre au téléphone
Prendre des messages
Classer des documents
Rédiger des documents
Maintenir un bureau organisé

Des compétences administratives développées peuvent être utiles pour travailler en tant que chef de bureau, quel que soit l'environnement. Un Office Manager peut être en charge de plusieurs projets à la fois - comme l'optimisation de la gestion des voyages d'affaires. La capacité de mener plusieurs tâches de front et de maintenir l'organisation dans des emplois du temps chargés est capitale.

Un bon chef de bureau possédant des compétences efficaces en gestion de projet peut déléguer des tâches, tout en assurant le suivi des progrès et en veillant à ce que chaque projet soit mené à bien à la satisfaction de l'entreprise.

Dans certains cas de figure, il a plusieurs rôles, c'est pourquoi avoir des compétences organisationnelles pour répondre à différents besoins est indispensable.

Avoir une bonne gestion du temps :

La capacité à établir et à maintenir des calendriers l'aidera à terminer les projets dans les délais impartis. De bonnes compétences en gestion du temps peuvent également aider l'Office Manager à savoir quand déléguer des tâches dans le cadre d'un projet. Il a également plus de chances d'être à l'heure aux réunions prévues ou à d'autres événements professionnels importants.

Avoir de bonnes connaissances sur l'entreprise :

Être Office Manager c'est aussi être un grand référent en ce qui concerne l'entreprise. En d'autres termes, il est la plupart du temps appelé à gérer les questions de ses collègues, clients et collaborateurs. Des connaissances profondes et assises sur l'entreprise lui permettent donc d'être infaillible dans ses missions et de faire preuve d'expertise dans son cadre professionnel.

Faire preuve d'empathie :

Un Office Manager n'est pas seulement la personne qui maintient l'organisation du bureau, mais il est également chargé de diriger l'équipe et est souvent la première personne avec laquelle un client communique lors de sa visite. Leur tendance à être plus communicatifs, amicaux et accueillants met la plupart des employés en confiance.

Un Office Manager qui sait se mettre à la place des employés constitue un atout majeur pour son entreprise car il est en mesure d'identifier les problèmes des employés et les rassurer, mais aussi maintenir un bon moral au sein des troupes accroît toujours la productivité de tous.

Savoir régler les conflits:

Les conflits déclenchent des émotions fortes et peuvent entraîner des sentiments blessés, des déceptions et des malaises. Lorsqu'ils sont gérés de manière malsaine, ils peuvent provoquer des ressentiments et des ruptures. C'est pourquoi bien les gérer serait en revanche :

Mieux comprendre son équipe & collègues
Améliorer la communication
Instaurer la confiance et de renforcer les relations

Avoir le sens de la neutralité :

Il incombe à l'Office Manager de prévenir toute sorte de discrimination. Il s'agit des pratiques liées à une race, une religion, un sexe, une identité de genre, d'une orientation sexuelle ou d'une origine nationale particulière, ou sur une personne handicapée ou une catégorie de personnes handicapées. Il est important d'être dans un environnement de travail où tous les employés collaborent en harmonie.

Être un bon négociateur :

Dans l'économie actuelle, fondée sur les transactions, les entreprises ont de plus en plus besoin de collaborer les unes avec les autres. Être un Office Manager qui sait négocier contribue au succès de l'organisation pour les raisons suivantes :

Établir des relations ; car l'objectif est de favoriser la bonne volonté malgré les différences d'intérêts.
Trouver des solutions de qualité qui durent également plus longtemps, au lieu de solutions à court terme qui ne satisfont pas complètement l'une ou l'autre des parties. Il s'agit notamment de négocier avec les fournisseurs comme les agences de voyages de déplacements professionnels.
Éviter les conflits et les problèmes futurs en laissant les deux parties également satisfaites et sans obstacles à la communication pour l'avenir.

Avoir le sens de l'écoute et savoir communiquer :

Il est essentiel de comprendre efficacement les besoins des membres de l'équipe et à les transmettre à l'équipe de direction. Les Office Managers sont souvent impliqués dans la communication des changements de politique aux membres de l'équipe. C'est pourquoi avoir de bonnes compétences en communication est demandé pour ce rôle. Maintenir une communication ouverte et s'assurer que toutes les informations importantes sont relayées. Ces compétences en communication et d'écoute peuvent également aider à fournir des directives claires aux employés, afin qu'ils sachent exactement ce que l'on attend d'eux.

Les missions de l'Office Manager :

Les missions de l'Office Manager peuvent être listées, mais il est quand même important de noter que c'est un poste changeant et susceptible à l'évolution.