Note de frais : système de validation - Okarito
Voyages d'affaires
4
min

Note de frais : système de validation

Baudouin de Saint Blanquat
Baudouin de Saint Blanquat
Publié le
20/8/2021

La validation d'une note de frais est cruciale pour enclencher le remboursement des avances effectuées par les salariés. L'approbation par un manager permet notamment de vérifier les informations transmises par les collaborateurs au comptable mais aussi de faire respecter la politique voyage de l'entreprise.

La validation manuelle des notes de frais

Encore de trop nombreuses entreprises n'ont pas de processus de validation des notes de frais défini. Il s'agit pourtant d'un point capital afin d'enclencher le remboursement des dépenses engagées par les collaborateurs.

La validation d'une note de frais est donc encore faite manuellement de plusieurs manières :

  • Validation par mail
  • validationà l'oral (par téléphone par exemple)

Cette organisation n'est pas propice au bon suivi des remboursements des notes de frais ou encore de la gestion du budget des déplacements professionnels.

Aussi, ce processus de validation des dépenses peut créer des frustrations :

  • Pour les collaborateurs qui se voient refuser le remboursement des dépenses sans justifications ou explications. Les procédures de validation sont longues retardant le remboursement de ses avances de frais.
  • Pour les managers qui ont l'impression de n'avoir que des validations à faire. À cela s'ajoute un contrôle partiel en cas d'absence de politique voyage et de politique de remboursement.

Le travail des comptables est aussi affecté. Il est difficile pour eux d'avoir une bonne visibilité sur les notes de frais en cours de validation, celles qui ont été validées ou pas. Les erreurs de jugement ainsi que les mauvaises surprises de gestion du budget sont donc nombreuses.

Il existe des techniques et solutions simples pour limiter des frustrations et fluidifier la validation et le remboursement des notes de frais.

Mettre en place un système de validation des notes de frais

Avant de mettre en place un processus de validation des notes de frais, il faut dans un premier temps créer un modèle de note de frais ainsi qu'une politique de remboursement.

Un système de double validation

Il est conseillé de mettre en place un système de double validation des notes de frais. C'est-à-dire qu'un collaborateur doit soumettre sa note de frais auprès de son manager avant que celle-ci soit validée - ou pas - par le responsable sur service (N+2) ou le service comptable. Le service comptable est souvent mieux au courant de la politique de remboursement des dépenses engagées par les salariés.

Cela permettra de limiter les erreurs. Le premier valideur à une vision plus opérationnelle et sera donc le plus à même de considérer si la dépense a été effectuée dans le cadre de l'intérêt de l'entreprise. Cette condition est capitale dans le cadre de la récupération de la TVA des notes de frais.

Aussi, le principe de double validation permet de contrer le retard potentiel en cas de l'absence du premier manager. La note de frais peut être directement soumise à l'équipe comptable en tant que valideurs.

Les solutions de gestion de notes de frais

Toutes les solutions de notes de frais ont pour fonctionnalité la gestion de validation des notes de frais.

Àl'image de la solution Expensya, l'entreprise peut choisir un système de validation automatique - en rapport avec la politique voyage de l'entreprise - ou manuel, c'est-à-dire via une validation à travers la plateforme.

Vous cherchez une solution de gestions des notes de frais. Voici un guide de solution des notes de frais pour vous aider à choisir la meilleure solution.

Il existe aussi des outils qui offrent des solutions qui permettent de  valider simplement des documents. Celles-ci peuvent parfaitement s'adapter à la gestion des notes de frais.

La solution Evoliz en est l'exemple parfait. C'est un outil de gestion des factures qui permet en autres de gérer la validation des notes de frais.

Okarito : le copilote de vos déplacements professionnels

100% gratuit - Assistance voyageur 24/7 - Prix imbattables

Je me simplifie la vie
Une personne regardant une carte sur son téléphone

Nos derniers articles dans cette catégorie

Baudouin de Saint Blanquat
Baudouin de Saint Blanquat
Passionné de voyages, Baudouin a pour habitude de sauter dans l'avion dès qu'il en a l'occasion, ou de profiter du voyage intérieur qu'est la musique.
Laissez-nous prendre soin de vos voyageurs

Merci! Un membre de l'équipe Okarito vous contactera rapidement.
Mayday. Quelque chose d'inattendu vient de se produire. Pouvez-vous réessayer?
check
Accompagnez vos voyageurs comme ils le méritent
check
Ne cherchez plus jamais une facture
check
Centralisez tous vos paiements
check
Supprimez les notes de frais
check
Mettez en place des règles de validation
Gagnez du temps de travail
Des centaines d'équipes utilisent Okarito.
Rejoignez-les!