Note de Frais : définition et explications - Okarito
Voyages d'affaires
3
min

Note de Frais : Définition & Explications

Estella Nataf
Estella Nataf
Publié le
23/7/2021

La note de frais est un document rempli par un collaborateur qui atteste avoir engagé des dépenses dans le cadre d'une mission professionnelle. Dans ce cas, le collaborateur peut demander le remboursement des avances de frais effectuées auprès de l'équipe comptable de l'entreprise.

Voici quelques exemples de types de dépenses concernées :

  • Repas
  • Location d'une voiture
  • Billet de train
  • Abonnement téléphonique
  • Etc...

Quelles informations doit contenir une note de frais ?

Il n'y a aucune obligation légale concernant les informations que doit contenir une note de frais. Il n'y a donc aucune contrainte, template ou exemple de note de frais figé pour les collaborateurs en France.

Cependant, par définition, pour qu'un comptable puisse effectuer le remboursement, il doit avoir à sa disposition au minimum ces informations suivantes :

  • Date de la dépense
  • Montants : Hors-Taxe, TVA et donc TTC
  • Type de dépense (repas, billet d'avions, péage...)
  • Nom et Prénom du salarié

Aussi, les entreprises ont pour habitude de formaliser les notes de frais afin de mieux structurer la gestion des notes de frais (récupération, traitement et validation, enregistrement comptable et remboursement). Voici les autres informations qu'ils peuvent avoir tendance à demander :

  • Code Client ou Projet
  • Equipe dont fait partie le collaborateur

Les entreprises utilisent plusieurs supports pour remplir les notes de frais. Celles-ci peuvent se faire par mail avec les justificatifs en pièce jointe. Certaines sont un peu mieux organisées et demandent à leurs salariés de faire une note de frais via un template Excel ou Word. Tandis que d'autres sociétés ont mis en place une solution de gestion des notes de frais qui reposent notamment sur la technologie OCR pour automatiser la récupération des informations sur une note de frais.

Notes de frais : un véritable casse-tête

Quel est le processus de gestion d'une note de frais ?

Lorsqu'un collaborateur revient d'un déplacement professionnel, c'est le parcours du combattant qui commence. Voici les étapes de gestion d'une note de frais :

  • Récupérer les justificatifs
  • Comptabiliser
  • Numériser les notes de frais
  • Remplir la note de frais
  • Process de Validation
  • Transfert à l'équipe comptable
  • Remboursement par virement bancaire

L'ensemble de ces étapes sont encore très manuelles et donc chronophages pour les voyageurs d'affaires. Les managers et les équipes comptables sont aussi beaucoup sollicités. C'est pourquoi nous vous avons concocté une liste d'outils d'automatisation des notes de frais.

Okarito : le copilote de vos déplacements professionnels

100% gratuit - Assistance voyageur 24/7 - Prix imbattables

Je me simplifie la vie
Une personne regardant une carte sur son téléphone

Nos derniers articles dans cette catégorie

Estella Nataf
Estella Nataf
A cheval entre l'Espagne, la France et les Etats-Unis, l'international n'a plus de secret pour Estella.
Laissez-nous prendre soin de vos voyageurs

Merci! Un membre de l'équipe Okarito vous contactera rapidement.
Mayday. Quelque chose d'inattendu vient de se produire. Pouvez-vous réessayer?
check
Accompagnez vos voyageurs comme ils le méritent
check
Ne cherchez plus jamais une facture
check
Centralisez tous vos paiements
check
Supprimez les notes de frais
check
Mettez en place des règles de validation
Gagnez du temps de travail
Des centaines d'équipes utilisent Okarito.
Rejoignez-les!