Les sites de tourismes pour ses voyages d'affaires - Okarito
Voyages d'affaires
4
min

Les sites de tourismes pour ses voyages d'affaires : une fausse bonne idée ?

Baudouin de Saint Blanquat
Baudouin de Saint Blanquat
Publié le
7/6/2021

Aujourd'hui, près de 95% des petites et moyennes entreprises (PME) ne sont pas accompagnées par une agence de gestion des voyages d'affaires. Les salariés utilisent donc les sites de tourismes pour réserver, modifier et annuler leurs billets d'avions, de trains et les nuitées d'hôtels.

Okarito, en tant que plateforme simple de gestion des voyages professionnels,  vous explique pourquoi l'utilisation des sites de tourisme représente un véritable casse-tête pour les parties prenantes (collaborateurs-voyageurs, office managers, experts-comptables, responsables financiers) dans les entreprises.

1 - Les inconvénients des sites de tourisme

Les sites de tourisme présentent de nombreux inconvénients pour l'organisation et la gestion des voyages d'affaires. En voici quelques exemples :

a) Une expérience de réservation de moins en moins bonne

Les collaborateurs ont pour habitude depuis près d'une vingtaine d'années de réserver leurs vacances sur des sites de tourisme tels que Opodo, Expedia, Kayak, Hotel.com ou encore la SNCF et Trainline. Ces plateformes simples d'utilisation leur permettent d'organiser leurs vacances en quelques clics à des prix abordables.

Cependant, les sites qui offrent ce type de services ont proliféré au cours des dernières années, au point de ne plus y voir clair entre les différentes offres proposées. L'expérience de réservation devient donc de moins en moins bonne.

Par conséquent, les sites de tourisme qui affirment tirer les prix vers le bas sont de moins en moins transparents quant aux charges additionnelles de type "frais de dossier", "frais de réservation" ou encore "commissions". Celles-ci apparaissent parfois au dernier moment, c'est-à-dire lorsqu'il faut payer la réservation.

Les plateformes poussent constamment des produits complémentaires à l'image du site Oui.sncf après la confirmation d'un billet de train : assurance annulation, location d'un véhicule, réservation d'un hôtel. Le parcours client est obstrué par des pubs, des notifications ou encore des pop-ups.

b) La récupération des notes de frais et la gestion des factures

Lorsqu'un collaborateur utilise la carte de son entreprise pour par exemple réserver un billet de train, la validation du paiement est très souvent tributaire d'une validation "3D Secure" par son manager. Pour éviter cette friction, les collaborateurs payent régulièrement avec leur carte bleue personnelle. Ils avancent donc les frais du voyage.

Afin d'être remboursés des avances de frais, les voyageurs doivent récupérer les justificatifs pour en faire une note de frais destinée aux équipes comptables. Or, chaque plateforme de voyage a une typologie de justificatif qui diffère. Nous avons d'ailleurs expliqué comment obtenir une facture pour de nombreux sites (SNCF, Air France, Expedia, Opodo et bien d'autres encore).

Les voyageurs sont donc contraints de récupérer les justificatifs des paiements et/ou réservation dans le but d'être remboursés par l'équipe financière de l'entreprise. Les comptables doivent la plupart du temps enregistrer comptablement le justificatif avant de procéder au remboursement du collaborateur. Cette tâche est très chronophage, surtout si les réservations sont nombreuses et réparties sur différents sites.

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c) Service Client, modification et annulation des réservations

Lors de l'organisation d'un voyage professionnel, les collaborateurs ont besoin de plus de flexibilité que les touristes. Ils sont amenés à modifier, voire annuler leurs déplacements régulièrement. Or les sites de tourisme ne permettent pas - ou très rarement - de le faire. Cela  peut s'expliquer pour plusieurs raisons :

- De nombreuses plateformes de tourisme margent sur les modifications et les annulations des voyages : elles facturent en effet des frais de dossier. Elles vont parfois jusqu'à ne pas rembourser les billets.

- Le parcours client est complexe dès qu'il s'agit de modifier son billet ou sa réservation d'hôtel. Il y a un véritable manque de transparence de la part des sites de tourisme. Les collaborateurs sont floués au point de ne parfois pas pouvoir récupérer l'argent de leur voyage annulé. Ajouter à cela que les services clients de ces plateformes sont difficilement joignables, et ce même par mail ou chat.

Perdre des heures pour annuler un déplacement

d) Visibilité et Duty of Care

Les sites de tourisme (SNCF, Booking...) n'ont pas été façonnés pour les entreprises, et sont donc moins adaptés au monde professionnel. La question d'un suivi précis sur chaque déplacement n'est pas réellement traitée sur ces sites, tout simplement parce que leurs cibles premières sont les particuliers. De plus, leurs services clients sont souvent inefficaces - ce qui rallonge le temps de réaction aux urgences. Ce manque total de visibilité nuit au respect du Duty of Care pour les professionnels qui utilisent ces plateformes.

Sur les sites de tourisme classiques, vous ne pouvez pas contrôler les détails des réservations de vos collaborateurs - sauf à la limite si les réservations sont centralisées sur une seule personne, auquel cas vous perdez sûrement beaucoup de temps. Sur ces mêmes sites, il est également difficile de mettre en place un processus de validation du voyage par une tierce personne, c'est-à-dire que le voyageur n'a pas de limite concrète de budget pour ses réservations.

Les politiques de voyage des entreprises sont ainsi relativement théoriques et ne sont pas toujours observées dans les faits.

2 - Covid-19 : une revue complète de la gestion des voyages d'affaires

La pandémie a eu pour principale conséquence de considérablement réduire le volume des déplacements professionnels. Cette interruption soudaine fut le début d'un véritable casse-tête pour les entreprises. Celles-ci ont cherché à annuler leurs réservations tout en limitant les frais supplémentaires. Les entreprises qui passaient par des sites de tourisme n'ont pu que constater la multiplication des soucis évoqués juste au-dessus, au point de revoir de fond en comble leur gestion des voyages d'affaires.

a) La centralisation de gestion des voyages d'affaires

Les entreprises souhaitent désormais centraliser leur gestion des voyages d'affaires. C'est-à-dire reposer sur une seule et unique comme outil principal de réservation, modification et annulation des déplacements professionnels.

La simplification de la gestion des voyages d'affaires permet aux collaborateurs de gagner jusqu'à 30 minutes pour chaque déplacement. Ils n'ont plus besoin de comparer les prix entre les différents sites pour un billet de train, une nuitée d'hôtel ou encore la location d'une voiture. Ces réservations peuvent désormais se faire sur une plateforme qui centralise tout.

Plateforme de gestion des voyages d'affaires

b) Suivi et contrôle des voyages d'affaires

Au cours de la pandémie, les entreprises ont pu constater à quel point il était nécessaire de suivre en temps réel les réservations et les voyages de leurs collaborateurs.

L'utilisation d'une plateforme centralisée présente l'avantage d'avoir un rapide aperçu sur tous les déplacements futurs et en cours des collaborateurs. Un système de validation peut être mis en place afin de mieux contrôler les déplacements professionnels des collaborateurs.

La centralisation de la gestion des voyages d'affaires permet aux entreprises de respecter le principe du Duty of Care - c'est-à-dire l'obligation de la direction de protéger ses employés. La direction peut désormais suivre les déplacements de ses collaborateurs depuis un espace dédié et sécurisé.

Ainsi, en situation d'urgence, les dirigeants sont capables de réagir rapidement et efficacement. Si cela n'est pas cas , ils peuvent encourir un risque juridique. Lors d'un déplacement professionnel, ces urgences peuvent aller d'une simple erreur de réservation d'un hôtel ou d'un avion, à un besoin de rapatriement soudain.

c) Visibilité et gestion du budget des voyages d'affaires

Le processus de validation en amont de la réservation d'un voyage d'affaires permet de contrôler le budget alloué au déplacement. Ce système de contrôle est essentiel pour toute entreprise qui souhaite plafonner le budget autorisé concernant un projet spécifique par exemple. A l'ère où chaque dépense est particulièrement examinée, les équipes financières sont enfin en mesure de piloter le budget voyage de l'entreprise.

Pour cela, l'entreprise peut mettre en place une politique voyage avec des règles plus ou moins rigides. C'est la clé de voûte pour bien contrôler les dépenses liées aux déplacements. Une plateforme centralisée met ensuite à disposition des tableaux de bord pour suivre et analyser le budget, notamment grâce à l'utilisation de code projet ou code client.

Tableau de bord de suivi des voyages

d) Offres de type Okarito : one-stop-shop, le futur de la gestion des voyages d'affaires

Okarito est née pour accompagner les collaborateurs dans leur gestion des voyages d'affaires. Nous proposons une solution gratuite et centralisée, avec quatre forces principales pour simplifier et adapter votre gestion des réservations :

1- Tout d'abord, la plateforme est intuitive et simple à utiliser. Elle offre l'inventaire le plus large possible grâce à une multitude de partenariats. Les prix sont exactement les mêmes prix que sur n'importe quel site de tourisme sur Internet. Les collaborateurs peuvent donc réserver un hôtel, un billet de train ou encore un billet d'avion.

2- De plus, les voyageurs n'ont plus à avancer les frais : la plateforme repose notamment sur le virement SEPA, supprimant le principe des notes de frais. Ce choix stratégique permet aussi de simplifier l'ensemble de la facturation. Vous pouvez choisir la fréquence d'envoi de la facture, qui sera récapitulative et donnera tous les détails liés aux réservations sur la période choisie.

3- La plateforme de voyages d'affaires Okarito permet aux administrateurs de mettre en place une politique voyage simple et transparente. C'est la meilleure façon pour contrôler en amont les dépenses des collaborateurs afin de respecter les budgets alloués par équipe, par projet ou même client. Ainsi, vous avez un suivi bien plus précis des voyages de vos collaborateurs - notamment grâce à la raison du voyage qui figurera sur votre facture récapitulative. Ce système vous permet de respecter au mieux le principe Duty of Care.

4- Enfin, chez Okarito, nous avons un service client efficace et réactif (en moyenne 4 minutes de temps d'attente avant une réponse d'un membre de notre équipe), disponible 24/7 qui sait résoudre chaque petite altercation (modifications ou annulation de billets, remboursements etc...), malheureusement inévitables dans le monde du voyage. Ainsi, nous vous aidons à avoir une pleine visibilité sur les voyages de vos collaborateurs.

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Passionné de voyages, Baudouin a pour habitude de sauter dans l'avion dès qu'il en a l'occasion, ou de profiter du voyage intérieur qu'est la musique.
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