Découvrez les meilleures solutions des Office Managers - Okarito
Voyages d'affaires
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min

Les meilleurs outils des Office Managers

Brice Huet
Brice Huet
Publié le
28/7/2021

Voici une liste exhaustive des outils et solutions pour accompagner au quotidien le travail des Office Managers. Cette liste a été concoctée suite à l'intervention de Lia Bazin, fondatrice du Club des Office Managers et de Camille Cérézat, Office Manager chez Pennylane.

Gestion Administrative :

✈️ OKARITO :

Okarito est une plateforme gratuite de gestion des déplacements professionnels, utilisée par plus de 500 entreprises telles que Swile, Payfit, Toucan Toco ou Welcome To The Jungle.

L'outil permet de centraliser la réservation des billets d'avions, de trains et des nuits d'hôtels en quelques clics. Les collaborateurs n'ont plus à avancer les frais, la facturation est simplifiée pour le bonheur des équipes comptables.

🐻 ALAN :

Alan est une Assurance Santé moderne destinée aux entreprises de toutes tailles, qu'il s'agisse de start-ups, de grandes entreprises ou encore de travailleurs indépendants. La plateforme est facile à prendre en main pour les administrateurs.

Les collaborateurs plébiscitent sa simplicité d'utilisation, son service client ultra-réactif et des délais de remboursement imbattables !

Alan est aujourd'hui utilisé par plus de 7 000 entreprises.

💵 PENNYLANE :

Il s'agit d'une plateforme tout-en-un de gestion comptable.

La solution automatise la collecte et la gestion de vos factures fournisseurs et ainsi facilite le suivi de vos ventes et des encaissements. Pennylane vous permet de piloter votre trésorerie en temps réel et ainsi prendre les meilleures décisions pour votre entreprise.

Les utilisateurs de Pennylane sont très satisfaits de l'accompagnement rapide et personnalisé du service client. Aujourd'hui, plus de 1 400 entreprises utilisent la solution au quotidien.

👛 YOOZ :

Yooz est un outil qui permet d'automatiser les achats et la facturation.

Il s'agit d'une plateforme complète qui propose notamment de créer et valider des demandes d'achats avant de récupérer et saisir automatiquement les factures afin de faire le lettrage comptable. La solution génère automatiquement les paiements grâce à l'intégration avec une multitude d'ERP.

💳 SWILE :

Swile est une carte ainsi qu'une application qui permet de gérer les avantages des salariés comme les titres-restaurant et les chèques cadeaux pour tous les collaborateurs.

Depuis 2020, l'entreprise s'est aussi propulsée dans l'univers de l'engagement des salariés avec une solution pour sonder les collaborateurs. Cela vous de mesurer le niveau de la cohésion d'équipe afin d'agir durablement sur la motivation des salariés.

Aujourd'hui, ce sont plus de 10 000 entreprises qui sont clientes de Swile pour plus de 400 000 utilisateurs.

🏢 LUCCA :

Lucca est un SIRH ou Système d'Information de gestion des Ressources Humaines. Plus précisément, la plateforme offre de nombreuses fonctionnalités optionnelles telles que :

  • La gestion des informations des collaborateurs
  • La gestion des congés et absences
  • La gestion des entretiens et objectifs
  • La rémunération et autres avantages
  • Les fiches de paie dématérialisées

L'entreprise compte plus de 4 000 entreprises clients pour un taux de satisfaction de 98% !

🗂 PAYFIT :

Payfit est une plateforme simple de gestion de la paie et des ressources humaines. La solution permet de générer les fiches de paie des collaborateurs et d'automatiser la gestion déclarations sociales.

Les Office Managers sont aussi très satisfaits de la solution qui simplifie la gestion des absences et des congés, les notes de frais ou encore l'organigramme de l'entreprise.

Payfit s'adresse aux TPE et PME et compte déjà plus de 5 000 entreprises clientes.

👩‍💻 ELEVO :

Elevo est une plateforme de management de la performance des talents. À l'ère du développement du télétravail, la solution permet notamment de structurer les entretiens et les évaluations des salariés.

L'outil Elevo est aussi une bonne manière de récupérer les feedbacks 360° sur les collaborateurs ou encore de coordonner leurs aspirations avec la vision de l'entreprise.

Elevo a un taux d'adoption par les collaborateurs de plus de 95% et prouve l'efficacité de sa proposition de valeur.

🏡 OFFEAZE :

Offeaze est une plateforme de réservation d’espaces de travail à la demande. Leur objectif est de proposer la solution à des entreprises afin que leurs collaborateurs en télétravail puissent bénéficier d'alternatives très flexibles (location à la journée, à l'heure…) autour de chez eux !

La vision d'Offeaze est d'offrir des espaces de travail adaptés et accessibles partout en moins de 15 minutes et de permettre aux Office Managers de créer une organisation centrée autour de leur plus grande ressource : leurs collaborateurs.

🧾 AZOPIO :

Azopio est une solution en ligne simple et intuitive qui permet de simplifier la gestion financière et administrative et d'automatiser la comptabilité de votre entreprise.

Plus précisément, l'outil Azopio offre la possibilité d'automatiser la collecte de vos factures, reçus et flux bancaires afin de les traiter et de les rapprocher vous permettant de piloter en temps réel votre entreprise. La solution permet aussi de payer vos factures et générer des fichiers d'écritures comptables.

Déja plus de 1 500 TPE et PME plébiscitent la solution à travers un réseau partenaire de plus de 200 000 entreprises.

Outils de productivité :

📒 NOTION :

Notion sert à capturer, trier et organiser les idées des collaborateurs d'une entreprise, et permet à d'autres personnes de venir travailler sur cette même idée.

Souvent présenté comme l'outil de productivité ultime, Notion est apprécié pour la simplicité d'utilisation de son interface. Cette étonnante simplicité cache de nombreuses fonctionnalités utiles aux Office Managers :

-des bases de données

-des pages d'information structurées

-des calendriers

-des rappels

L'application Notion comptait 4 millions d'utilisateurs en 2020 !

🐘 EVERNOTE :

Le logiciel Evernote a un objectif similaire à celui de Notion : s'organiser.

La différence principale entre les deux est que l'objectif de Notion est de permettre de garder tout son travail au même endroit, tandis que l'objectif d'Evernote est de garder tous ses fichiers au même endroit.

  • Si, en tant qu'office manager, vous recherchez uniquement un logiciel pour prendre des notes, choisissez Evernote.
  • Si votre objectif est d'avoir un logiciel général pour organiser votre travail, préférez Notion.

Evernote compte 225 millions d'utilisateurs dans le monde et s'adresse à toutes les entreprises.

✂️ TEXT EXPANDER :

Text Expander permet d'enregistrer des raccourcis claviers pour des réponses toutes faites. Cela vous permet de gagner beaucoup de temps en évitant de réécrire plusieurs fois les mêmes choses !

Pour des Office Managers qui doivent souvent répéter les mêmes instructions pour s'assurer des bonnes pratiques dans l'entreprise, cet outil peut s'avérer très utile.

🍏 FONCTIONNALITES MAC :

Une alternative non payante à Text Expander ? Fonctionnalités Mac est gratuite pour les personnes équipées d'un mac pour enregistrer des raccourcis claviers et des réponses toutes faites.

Les raccourcis seront cependant personnels et ne pourront pas être partagés avec d'autres membres de son équipe.

🎫  BOTCAVE :

Botcave est un outil de ticketing pour gérer les nombreuses demandes entrantes et mieux gérer ses tâches.

Botcave s'intègre directement à Slack pour définir ses tâches quotidiennes, partager son calendrier, collecter les besoins et les volontés de chacun.  Des fonctionnalités très utiles en tant qu'Office Manager !

Bonus :

📆 TIMESHEET :

TimeSheet est un outil d'organisation qui permet de suivre en temps réel les heures de travail réalisées.

La solution peut aussi bien être utilisée pour avoir de la visibilité sur les horaires de travail effectués au cours des derniers mois que pour gérer les projets et équipes ainsi que la gestion de facturations auprès des clients.

TimeSheet est plébiscité par les Office Managers indépendants pour gérer leurs horaires de facturation auprès de leurs clients.

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Brice Huet
Brice Huet
Brice est cofondateur de Okarito. Après avoir vécu à New-York, Singapour et Montréal, il a posé ses valises à Paris.
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