Les meilleures solutions de gestion du flex-office - Okarito
Voyages d'affaires
4
min

Les meilleures solutions de gestion du flex-office

Remi Duvoux
Remi Duvoux
Publié le
12/8/2021

Découvrez les meilleures solutions de gestion du Flex-Office. Ces outils sont destinés aux dirigeants, aux Office Managers pour optimiser la gestion de leurs espaces de travail avec les attentes des collaborateurs.

Aujourd'hui, une gestion optimisée des espaces de travail de l'entreprise peut réduire jusqu'à 35% les coûts de location des bureaux.

Qu'est-ce que le flex-office ?

Le flex-office est l'équivalent du terme "bureau flexible". Il s'agit d'une tendance anglo-saxonne qui découle du développement de l'open space.

En effet, les collaborateurs qui sont souvent en déplacement professionnel laissent des postes vacants, inutilisés bien que payé par l'entreprise. C'est pourquoi à partir des années 1990 en France, certaines entreprises ont décidé de mettre en place le principe du partage des postes entre les salariés. Ces derniers se retrouvent donc "sans bureau fixe" ou "SBF".

Le flex-office et le Covid-19

Selon une étude de Parella/Esquisse publiée en 2018, moins d'un quart des entreprises françaises du secteur tertiaire avaient mis en place une organisation en flex-office.

Cependant, le confinement a totalement changé la donne. En effet, afin de limiter la propagation du virus, les règles sanitaires ont contraint des millions de collaborateurs à travailler depuis chez eux, laissant vacant des centaines de millions de mètre carrés de bureaux. Depuis le début de la pandémie mondiale, les dirigeants et collaborateurs ont changé leur vision du télétravail. Désormais près de 3/4 des Français estiment que cette organisation du travail devrait être mieux insufflée au sein des entreprises selon une étude réalisée par Odoxa-Adviso Partners en Avril 2020.

Ces nouvelles attentes des collaborateurs sont aussi l'opportunité pour les dirigeants de revoir leur stratégie de gestion des bureaux. Ces derniers sont moins occupés au profit du travail à distance. Certaines entreprises ont même mis en place le principe du Work from Anywhere.

Regardez le replay sur le télétravail et la politique mise en place par Germinal et Payfit
Covid-19 + télétravail = le flex-office

Voici donc les principales solutions de gestion du flex-office pour mieux appréhender les évolutions organisationnelles au sein des entreprises.

Les meilleures solutions de gestion du Flex-office :

OFFEAZE :

Offeaze est une plateforme de réservation d’espaces de travail à la demande. Leur objectif est de proposer la solution à des entreprises afin que leurs collaborateurs en télétravail puissent bénéficier d'alternatives très flexibles (location à la journée, à l'heure…) autour de chez eux !

La vision d'Offeaze est d'offrir des espaces de travail adaptés et accessibles partout en moins de 15 minutes et de permettre aux Office Managers de créer une organisation centrée autour de leur plus grande ressource : leurs collaborateurs.

COWORKLIB

Il est de plus en plus difficile pour les entreprises de gérer le flex-office. Beaucoup d'entre elles utilisent encore un document Excel. Coworklib est une application personnalisée qui permet au collaborateur de choisir ses dates et horaires de venues au bureau ou de télétravail. Il peut ainsi directement réserver un poste de travail dans les locaux de son entreprise.

Avec Coworklib, les managers peuvent donc très facilement savoir qui est en télétravail ou encore connaître le taux d'occupation des bureaux. Tandis que les collaborateurs peuvent s'organiser en fonction des affinités avec leurs collègues. Ils suffit simplement pour eux de se connecter sur la plateforme.

MONBUILDING

Avec la multiplication des espaces de coworking il est difficile pour les entreprises de favoriser l'intégration des collaborateurs d'échanger avec les co-workers des autres entreprises. À cela s'ajoute la difficulté pour les gérants des espaces de favoriser le bien-être des collaborateurs et la communication.

Monbuilding est une application qui répond parfaitement à ces problématiques. Elle permet de faciliter la diffusion des informations (actualités, règles sanitaires...) tout en animant la communauté des coworkers (évènements, petites annonces, partenariats, enquête de satisfaction...). La plateforme permet aussi aux collaborateurs de réserver en 2 clics les salles de réunions ou encore de bénéficier d'un service de conciergerie.

FLITDESK :

Flitdesk est une plateforme de gestion des bureaux destinée aux entreprises, aux espaces de co-working et même aux gestionnaires d'immobiliers.

À l'ère du développement du télétravail, il est devenu primordial pour les Office Managers d'optimiser l'occupation des espaces de travail. La solution vous permet de simplifier et centraliser ces tâches chronophages.

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Remi est le fondateur et CEO de Okarito. Passionné de voyages, il a à coeur de créer la meilleure plateforme pour les voyageurs d'affaires d'aujourd'hui et de demain !
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