Les 5 outils essentiels de l'assistant de direction - Okarito
Voyages d'affaires
3
min

Les 5 outils essentiels de l'assistant de direction

Alexandre Tsydenkov
Alexandre Tsydenkov
Publié le
14/6/2022

En tant qu’assistant manager, vous devez posséder de multiples qualités : discrétion, bon relationnel, bonne expression orale et écrite, bon niveau de langue vivante. Mais surtout, vous devez être polyvalent. Entre les tâches administratives, le suivi des dossiers du supérieur hiérarchique, la gestion de son emploi du temps, l’accueil physique et téléphonique des clients et partenaires, l’archivage des documents professionnels (parmi tant d’autres), vous n’avez sans doute pas le temps de vous ennuyer.

Alors pour mener toutes ces missions de front, il est primordial d’être équipé de bons outils bureautiques. Justement, nous vous proposons de découvrir notre classement des meilleurs outils pour les assistants de direction.

Trello pour gérer les projets collaboratifs

Trello est l’outil indispensable des assistants de direction pour la gestion de projet.

En effet, si vous devez faire face à des dizaines de projets en même temps (organisation de réunions, gestion administrative, gestion comptable, gestion des ressources humaines…), et avec différents services, vous aurez besoin d’une solution pour bien vous organiser. C’est justement le cas de Trello qui simplifie la communication interne et le suivi d’avancement.

Cet outil se présente alors sous la forme de plusieurs tableaux et synthèses. Vous pouvez créer différentes colonnes en fonction de l’état d’avancement de chaque projet, inviter un collaborateur à participer, fixer une date limite…

Bon à savoir : si Trello est souvent utilisé à plusieurs, il peut parfaitement être utilisé à titre individuel. Dans tous les cas, l’idée est de vous aider à suivre vos projets de secrétariat de direction.

Eventbrite pour les événements professionnels

Que ce soit dans une PME-PMI, une TPE, ou un grand groupe, l’assistant de gestion doit régulièrement organiser des événements pour ses collaborateurs. Séminaire d’entreprise, formation, salon professionnel, vous êtes tenu de devenir un expert en organisation d’événements.

Pour cela, il faut trouver une salle, une date, un traiteur ou un restaurant, et acheter du matériel. Mais avant cela, vous devez évidemment avoir plusieurs invités. Et sans vente de billets ou de promotion, il sera difficile de compter sur les participants. C’est à cet instant qu’intervient l’outil pour assistant de direction, Eventbrite. Il vous permet de promouvoir votre événement, de vendre les billets ou encore de prévoir des rappels aux participants.

Okarito pour les déplacements professionnels de vos collaborateurs

En tant que bras droit du chef d’entreprise, vous êtes peut-être tenu d'organiser ses déplacements professionnels, et même ceux des collaborateurs.

À cette fin, vous devez a minima réserver le transport et l’hébergement. Pour vous aider dans cette tâche, il y a Okarito. Cet outil s’adresse aux assistants de direction, mais aussi aux voyageurs d’affaires. Ici, vous pouvez gérer vos réservations d’hôtels et de transports en seulement quelques clics et au meilleur prix. La plateforme regroupe plus de 400 compagnies aériennes, 2 millions d’hôtels partenaires, couvre plus de 15 000 stations de train et propose la voiture de location dans plus de 120 pays.

Au-delà de la réservation, Okarito simplifie également la gestion des factures et des notes de frais. L’entreprise est directement facturée, plus besoin de carte d’entreprise ou d’avance de frais. Un système de validation peut bien sûr être mis en place si souhaité et un filtre peut permettre de s’assurer du bon respect de la politique.

Dashlane, l’outil des assistants de direction multitâches

Pour gérer toutes ses tâches, l’assistant administratif a besoin de multiples ressources. Vous vous connecterez sans doute sur de nombreux sites internet et de nombreux logiciels en ligne. Et parfois même avec plusieurs comptes.

Mais pour chacun, vous aurez besoin d’un identifiant et d’un mot de passe. Même si les qualités et compétences requises pour le poste d’assistant de direction sont vastes, personne ne vous demande de retenir tous ces mots de passe.

Pour compenser, il est possible de tous les inscrire sur un papier. Mais ce n’est ni le plus pratique, ni le plus sûr.

Pour éviter toute mauvaise situation, mieux vaut sécuriser l'ensemble de vos mots de passe. C’est justement possible avec Dashlane. Ce progiciel vous permet alors de sauvegarder l’ensemble de vos mots de passe en toute sécurité sans risque de perte.

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Doodle pour organiser des réunions

Lorsque vous organisez les réunions entre vos collaborateurs et vos clients, vous devez généralement rédiger plusieurs emails afin de connaître les disponibilités de chacun, et enfin permettre à chacun de s’accorder sur une date. Mais bien souvent, vous devrez envoyer des dizaines d’emails avant de trouver une date qui convienne à tout le monde. Vous perdez donc un temps précieux, et vous en faites perdre à vos collaborateurs et leurs clients.

Alors pour gagner du temps dans l’organisation de réunions, utilisez Doodle. Cet outil pour assistant de direction permet à chacun d’informer les autres sur ses disponibilités. Il vous suffira ensuite de sélectionner un créneau pour organiser une réunion.

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