Les meilleures solutions de gestion de notes de frais - Okarito
Voyages d'affaires
4
min

Le top 5 des solutions de gestion de notes de frais

Baudouin de Saint Blanquat
Baudouin de Saint Blanquat
Publié le
21/7/2021

Nous avons le plaisir dans cet article de vous présenter les meilleures solutions de gestion des notes de frais.

En tant qu'experts de la gestion des déplacements professionnels, nous connaissons parfaitement les problématiques d'avances de frais, de récupération des justificatifs et de remboursement des voyageurs.

Okarito permet de supprimer les notes de frais en ce qui concerne les nuits d'hôtels, les billets d'avions, de trains et la location de voiture. Cependant de nombreuses dépenses sont aussi effectuées par les voyageurs d'affaires avec leurs cartes bleues personnelles : essence, péage, taxi, restaurant et bien d'autres encore.

Les solutions de gestion de notes de frais permettent de mettre un terme à la gestion manuelle des justificatifs et donc du remboursement tardif de la part de l'équipe comptable. Les collaborateurs souhaitent désormais avoir un outil dédié qui permet de digitaliser ces notes et d'automatiser leur gestion.

Voici donc les 5 solutions de gestion des notes de frais dont les évolutions et la technologie OCR chamboulent régulièrement ce classement que nous mettrons à jour régulièrement. Les solutions que vous allez découvrir comment vous pourrez vous débarrasser de vos notes de frais après 3 secondes de manipulation avec votre smartphone.

Comment choisir sa solution de gestion des notes de frais ?

Réserver ses voyages d'affaires sur un site dédié au tourisme est loin d'être idéal. C'est un processus fastidieux et coûteux, mais qui peut facilement être optimisé. Pour cela, il s'agit de choisir la meilleure solution !

Mais face à la multiplication des solutions, choisir n'est pas toujours évident. Pour vous aider, notre équipe vous propose de découvrir 8 applications de gestion des déplacements professionnels.

Les (meilleures) solutions de gestion des notes de frais

De la solution simple et facile à mettre en place aux solutions complexes, il y en a pour tous les goûts.

Il est important de souligner que ces solutions ne permettent pas de gérer l'ensemble des déplacements professionnels telles que la réservation, annulation ou modification des billets d'avion, de trains et des nuits d'hôtels qui sont réservées aux agences de voyages d'affaires.

1 - Jenji

Jenji : Solution de notes de frais

Jenji est une solution française de gestion des notes de frais destiné aux entrepreneurs, PME et ETI. La solution offre un panel de fonctionnalité qui peut satisfaire tous les types de clients, allant de l'entrepreneur aux ETI en passant par le TPE et PME.

En effet, Jenji est une plateforme de gestion des dépenses, des frais kilométriques, la re-facturation des frais ou encore des cartes affaires. La technologie OCR permet de numériser les notes de frais et factures qui sont donc lues et traitées automatiquement dans la solution. La plateforme simplifie aussi la vie des experts comptables qui la plébiscite.

Jenji en quelques chiffres :

  • 4 500 entreprises clients dont 500 ETI et grands comptes
  • 150 000 utilisateurs actifs chaque mois

2 - Expensya

Expensya est une plateforme en ligne de gestion des notes de frais. Sa technologie OCR permet d'éliminer toute saisie manuelle du reçu jusqu'à l'intégration comptable via l'application mobile et la reconnaissance intelligente. Plus précisément, il suffit de quelques secondes pour permettre à l'application mobile de numériser le justificatif et de remplir automatiquement les champs obligatoires. Ensuite il suffit de spécifier le code projet ou client afin de soumettre les notes de frais pour validation avant de l'intégrer en bout de chaîne en comptabilité.

Expensya, acteur de la gestion des notes de frais

La solution propose aussi un système de validation automatique ou manuel en fonction de la politique voyage et des dépenses de l'entreprise.

La force d'Expensya repose notamment sur sa multitude de partenaire et donc d'intégration automatique tels que Uber, Egencia, ou encore les outils comptables comme Sage, SAP, Cegid et bien d'autres encore.

Les chiffres clés d'Expensya :

+10 millions d’euros de justificatifs traités chaque semaine
+100 pays
8 langues disponibles sur l'application

3 - N2F

N2F est une solution de gestion des notes de frais française qui est éditée par Okteo qui existe depuis plus de 40 ans pour accompagner les PME et PMI dans leur transformation digitale. La plateforme disponible sur mobile permet de diviser le temps de gestion d'une note de frais par 5. N2F se caractérise par un paramétrage qui s'adapte à toutes les organisations tout en offrant une fluidité d'utilisation.

L'équipe N2F a développé du machine learning pour des résultats exceptionnels de reconnaissance de champs mais aussi un temps de traitement des reçus immédiat. La gestion de politique des dépenses permet à l'outil de rapidement détecter des anomalies et ainsi d'appliquer les règles prédéfinies et connues par tous les salariés.

Les chiffres clés de N2F :

+2 000 PME et PMI clientes
+65 pays
11 langues

4 - Rydoo

Rydoo est une solution belge de gestion des notes de frais qui a récemment été rachetée en 2017 par Sodexo. L'application permet de gérer en temps réels les reçus. Il suffit donc pour les collaborateurs de prendre en photo les notes de frais pour l'envoyer aux équipes comptables qui procéderont au remboursement.

La plateforme permet de créer une politique de dépenses par catégorie, projet, voyage ou même client. L'analyse des dépenses liées à ces catégories permet aux équipes comptables et finances d'optimiser les dépenses lors des déplacements professionnels des collaborateurs.

Plateforme de gestion des justificatifs : Rydoo

Rydoo en quelques chiffres :
+600 000 collaborateurs utilisent l'application
+65 pays

5 - Notilus

Notilus est une solution historique de gestion des données fournisseurs qui a été lancée par Dimo Software, entreprise française basée à Lyon. La plateforme s'adresse aussi bien aux PME qu'aux ETI notamment grâce à un paramétrage qui peut répond parfaitement aux besoins des organisations complexes et internationales.

En plus de parfaitement gérer les notes de frais grâce à une très bonne technologie OCR, Notilus permet aussi de gérer l'ensemble du processus des voyages d'affaires tels que les ordres de mission, la flotte de véhicule, les factures fournisseurs ainsi que les reporting liés. Ces spécificités permettent à la solution est d'être plébiscitée dans le secteur public

Notilus, outil français de gestion des notes de frais

Notilus en quelques chiffres :
+1750 clients
+2,5 millions d'utilisateurs dans plus de 80 pays

Il existe une multitude de solutions de gestion des notes de frais C'est la raison pour laquelle avant de choisir une solution plutôt qu'une autre, il est primordial de définir les besoins et objectifs de votre entreprise dans le cadre de ce projet de numérisation et automatisation. Ce travail est aussi clé lorsque l'on veut changer d'agence de voyages d'affaires.

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Baudouin de Saint Blanquat
Passionné de voyages, Baudouin a pour habitude de sauter dans l'avion dès qu'il en a l'occasion, ou de profiter du voyage intérieur qu'est la musique.
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