Le Métier d'Office Manager et ses évolutions - Okarito
Voyages d'affaires
4
min

Le Métier d'Office Manager et ses évolutions

Alexandre Tsydenkov
Alexandre Tsydenkov
Publié le
4/8/2021

Lia Bazin, fondatrice du Club des Office Managers, et Camille Cérézat, Office Manager chez Pennylane ont témoigné durant notre webinar "Comment devenir un Office Manager performant ?" afin de faire un état des lieux du métier d'Office Manager.

Interviewé par notre co-fondateur Brice Huet, découvrez toute la genèse du métier d'Office Manager, les manières pour se former en continu et l'évolution des missions notamment due au Covid-19.

1 - Ecole et Formation

Le métier d'Office Manager est apparu il y a seulement quelques années au sein des entreprises. Pourtant son rôle est devenu primordial, à l'image de la prolifération des opportunités sur les sites d'emploi. On compte en moyenne près de 1 000 offres sur la plateforme Welcome to the Jungle France.

Pourtant il n'existe aucune école ou formation pour se former. À titre d'exemple, Lia Bazin a fait des études de sociologies sans aucun rapport avec les missions d'un Office Manager. Camille Cérézat confirme cette situation étonnante.

La variété des missions d'un Office Manager

Pour se former au métier, les deux expertes ont rencontré beaucoup d'Office Manager ou Assistant de Direction. Lia s'est abreuvée de newsletters de fournisseurs (pour découvrir la variété des missions et de l'automatisation de ces dernières), de l'URSSAF (pour la partie juridique et légale). Camille s'est aussi reposé sur la lecture de livres pour découvrir les ressources humaines, le droit social ou encore la comptabilité.

Afin de contrer l'absence de formation autour du métier d'Office Manager, Lia a créé le Club des Office Managers qui compte aujourd'hui plus de 3 000 membres. Elle organise donc des évènements virtuels et physiques tout en invitant des experts pour échanger avec les participants sur des problématiques spécifiques au métier. Elle a également créé un groupe Slack uniquement dédié aux Office Managers pour créer une entre-aide entre homologues.

Pour rejoindre cette communauté, il vous suffit de contacter Lia Bazin et prouver que vous êtes bien un Office Manager.

2 - Office Manager = Project Manager ?

Comme évoqué tout au long de l'article, les Office Managers ont un rôle 360° au sein des entreprises. La fiche de poste d'un Office Manager ne reste pas figée. À l'image de l'évolution des emplois pour ce poste clé au sein des entreprises. En effet, les Offices ManagerIls peuvent aussi aussi bien travailler sur les aspects ressources humaines, la partie légale, la gestion de paye et de la comptabilité. Ils sont donc au cœur du réacteur leur permettant d'identifier des opportunités de simplification et de digitalisation des tâches. En effet, nombre de leurs missions sont chronophages et gagneraient à être automatisées.

Découvrez la liste exhaustive des outils et solutions pour automatiser les tâches chronophages des Office Managers

C'est la raison pour laquelle les Office Managers ont souvent pour mission de chercher des opportunités d'automatisation avec des solutions simples. Cette recherche est relativement facile :

  • la communauté des Office Managers est un bon moyen de se tenir au courant des meilleures solutions et de découvrir les nouveaux outils révolutionnaires
  • les Office Managers sont constamment sollicités - aussi bien par téléphone, par mail et sur LinkedIn - par les fournisseurs

Durant le Webinar, Camille et Lia ont partagé leurs techniques pour gérer les sollicitations qui sont innombrables.

Camille considère que si la solution correspond parfaitement à un besoin actuel elle décide de répondre rapidement afin d'en savoir plus comme les notes de frais. À l'inverse, s'agissant d'une problématique secondaire elle décide de ne pas donner suite. Aussi, Camille souligne l'importance d'avoir des humains derrière qui gèrent les cas particuliers. C'est la raison pour laquelle elle ne cherche pas systématiquement un maximum d'automatisation.

Lia a tendance dans un premier temps à trier les sollicitations. Les demandes non personnalisées tombent directement à la trappe. Concernant les sollicitations personnalisées, elle demande une présentation claire et efficace pour mieux comprendre l'offre. Par principe elle refuse toujours une démonstration de la solution mais accepte parfois un rendez-vous calé dans plusieurs semaines et s'y tient toujours.

3 - Les évolutions du métier d'Office Manager

Avec les confinements successifs, les Office Manager ont dû adapter leur organisation du travail, et la problématique principale fut la relation avec les collaborateurs.

Lia, en tant qu'Office Manager indépendante, travaillait déjà à distance. Le Covid-19 fut un argument de plus pour rester en télétravail. Durant cette période d'enfermement, elle organisait deux permanences deux fois par semaine pour garder un lien social avec les équipes. Aussi les  collaborateurs pouvaient directement aborder des sujets confidentiels avec ou pour tout simplement lui poser des questions sur les aspects administratifs ou RH par exemple.

https://www.okarito.io/webinar/comment-devenir-un-office-manager-performant?utm_medium=article&utm_source=office&utm_campaign=manager&utm_term=metier
Cliquez sur l'image pour regarder le Replay

Tandis que Camille, lors de l'annonce du 1er confinement, travaillait en tant qu'Office Manager chez Mailjet. Avec le travail à distance, la voilure de ses missions a été revue par la force des choses : elle ne pouvait plus organiser des apéritifs entre les collaborateurs, des jeux concours ou d'autres activités pour garder un lien social entre les équipes. Camille a cependant su maintenir le lien social entre les salariés notamment grâce à des outils simples en ligne pour lancer des challenges hebdomadaires, des jeux ou encore des apéritifs en visioconférence. L'outil Slack était aussi le meilleur moyen de diffuser des messages optimistes et de montrer ses disponibilités pour échanger avec les salariés.

Pour résumer, le métier d'Office Manager est donc en constante mutation. Il est donc primordial pour les  futurs et actuels Office Manager de se former en continu. Il existe de nombreux outils, lectures, newsletters pour constamment apprendre et grandir professionnellement, et c'est dans cet objectif que le Club des Office Managers s'inscrit.

Au vu de l'évolution du métier, la fiche de poste d'un Office Manager n'est pas figée et changer beaucoup en fonction des entreprises. Le marché de l'emploi pour ce métier évolue aussi constamment. Il est difficile de trouver une formation adaptée pour devenir le parfait Office Manager.

Pour rejoindre cette communauté, il vous suffit de contacter Lia Bazin par mail → lia.segura.d@gmail.com et prouver que vous êtes bien un Office Manager.

Okarito : le copilote de vos déplacements professionnels

100% gratuit - Assistance voyageur 24/7 - Prix imbattables

Je me simplifie la vie
Une personne regardant une carte sur son téléphone

Nos derniers articles dans cette catégorie

Alexandre Tsydenkov
Alexandre Tsydenkov
Entre Russie et France, le dépaysement par le voyage est le centre d'intérêt principal d'Alexandre !
Laissez-nous prendre soin de vos voyageurs

Merci! Un membre de l'équipe Okarito vous contactera rapidement.
Mayday. Quelque chose d'inattendu vient de se produire. Pouvez-vous réessayer?
check
Accompagnez vos voyageurs comme ils le méritent
check
Ne cherchez plus jamais une facture
check
Centralisez tous vos paiements
check
Supprimez les notes de frais
check
Mettez en place des règles de validation
Gagnez du temps de travail
Des centaines d'équipes utilisent Okarito.
Rejoignez-les!