Grands déplacements : comment planifier avec une feuille de Route ?

Mission à l’étranger, en outre-mer, ou de l’autre côté du pays, les voyages d’affaires sont légion pour de nombreux travailleurs. Si vous êtes aussi concerné, vous n’êtes pas sans savoir que l’organisation est déterminante pour garantir le bon déroulement de vos actions à mener. Et pour vous aider à bien planifier vos grands déplacements, il y a la feuille de route. Avant de rentrer dans le détail de cet outil indispensable, on vous donne quelques pistes pour bien préparer votre voyage d’affaires.

Une planification nécessaire lors de vos grands déplacements

Contrairement aux petits déplacements professionnels, l’organisation des voyages d’affaires est primordiale pour optimiser la gestion de votre temps lorsque vous êtes loin de votre lieu de travail habituel.

La réservation des titres de transport

Pour arriver sur le lieu de mission, le salarié doit parfois prendre la voiture, le train ou l’avion. Dans tous les cas, vous devez prévoir et réserver ces transports.

Ici, il s’agit de prendre garde à bien respecter le budget prévu par l'entreprise. D’ailleurs, votre employeur privilégie peut-être certains moyens de transport en fonction de la distance.

Par exemple, si vous restez en France, les trajets en train ou en covoiturage sont mis en avant. En revanche, si vous partez à l’étranger, vous n’aurez d’autre choix que de prendre l’avion.

C’est à vous de consulter la politique de voyage de votre entreprise avant de réserver l’ensemble de vos billets.

Par ailleurs, renseignez-vous en amont sur l’état des transports en commun une fois sur place. Eh oui, s'ils sont peu présents, vous aurez peut-être intérêt à louer une voiture.

De même, si vous voyagez à l’étranger, vérifiez si vous avez besoin de visas. Vous pourrez trouver ici les modalités de voyage pour chaque pays, en renseignant celui qui vous intéresse.

Et pour les grands déplacements, pensez à sélectionner les tarifs flexibles. Ils vous permettent de modifier les dates de vos billets aller-retour en cas d’imprévu.

Après avoir réservé vos billets, il est temps de passer à l’hébergement.

La réservation de l'hôtel

Loin de son lieu habituel de travail, le salarié ne peut regagner son domicile familial à la fin de ses rendez-vous professionnels. Dans ce cas, il doit réserver un hôtel pour toute la durée de sa mission.

À cette fin, voici quelques conseils pour la réservation d’hôtel :

Ici, privilégiez les zones concentriques. Ou au moins proches des transports en commun pour simplifier vos trajets.

Et surtout, prenez garde à bien respecter le budget fixé. Eh oui, même si les frais de déplacement professionnel vous seront intégralement remboursés, l’entreprise ne vous permet pas forcément de séjourner dans un hôtel 5 étoiles.

Dans le même esprit, il se peut que votre société ait l’habitude de passer par une chaîne hôtelière spécifique afin de bénéficier de points fidélité. Alors pensez à vérifier !

Le planning de déplacement professionnel

Outre les modalités de voyage, il reste encore le plus important : l’organisation de vos rendez-vous client ou visite d’un chantier.

Si vous le pouvez, essayez de laisser une ou deux heures après chaque réunion afin d’éviter d’être pressé par le temps. De même, cela vous permettra d’anticiper les éventuelles perturbations pouvant se présenter sur le trajet.

Après avoir planifié votre voyage d’affaires de A à Z, il ne vous reste plus qu’à formaliser l’ensemble de ces informations sur votre feuille de route.

La feuille de route : l’outil de planification incontournable en voyages d’affaires

Pour simplifier l’organisation de votre voyage d’affaires, il y a la feuille de route. On vous explique pourquoi c’est important, et surtout, comment la rédiger.

Pourquoi faire une feuille de route pour ses déplacements professionnels ?

La feuille de route pour grand déplacement résume l’ensemble des trajets effectués par le collaborateur lors de sa mission professionnelle. C’est en quelque sorte l’itinéraire détaillé d’un voyage. À une différence près : vos réunions remplacent les sites touristiques.

Et ça, c’est primordial. La feuille de route vous permettra ainsi de comptabiliser votre temps de travail effectif dans le cadre de cette mission. Ça peut être particulièrement utile si vous êtes amené à effectuer des heures supplémentaires.

Comment faire sa feuille de route ?

Pour rédiger votre feuille de route, vous devez d’abord renseigner les modalités de voyage. C’est-à-dire :

• l’identité des collaborateurs présents ;
• les adresses et heures de rendez-vous ;
• les modes de transport utilisés (transport en commun, taxi, voiture personnelle ou de location) ;
• le temps de trajet entre chaque réunion ;
• le temps de repos ;
• le montant des frais de déplacements ;
• les informations relatives au pays d’accueil (pour les voyages d’affaires à l’étranger).

Mais il faudra également inscrire toutes les informations relatives à vos réunions professionnelles. Pour cela, précisez l’ordre du jour et l’objectif de la réunion. Par exemple, si vous prévoyez un rendez-vous de négociation de contrat avec un client ou partenaire, vous pouvez mentionner les éléments pour lesquels vous êtes prêt à céder, ou au contraire, à ne pas céder.

Modèle de Feuille de Route à télécharger

Veuillez télécharger ci-dessous un modèle de feuille de route qui vous permettra de mieux planifier vos voyages d'affaires :

Les autres documents à ajouter pour la bonne organisation de votre voyage d’affaires

En plus de la feuille de route, vous devez également être équipé de plusieurs autres outils ou documents pour optimiser la planification de vos déplacements à des fins professionnelles.

Par exemple :

• Les notes de frais : conformément à votre contrat de travail (et plus généralement aux dispositions du droit du travail), l’employeur doit rembourser à son salarié toutes les dépenses engagées au cours de sa mission, tels que les frais de repas, les frais de transport, les frais d’hébergement ou autres dépenses supplémentaires.

Et si vous partez avec votre véhicule personnel, n’oubliez pas de renseigner le nombre de kilomètres parcourus pour faciliter le calcul du montant des indemnités du barème fiscal de l’URSSAF.

• L’ensemble des titres de transport : la présentation de ces justificatifs vous permettra d’obtenir le remboursement des frais professionnels.

Maintenant que vous connaissez tout sur la feuille de route, il ne vous reste plus qu’à organiser votre voyage d’affaires avec Okarito.