Tout savoir sur les déplacements professionnels en avion - Okarito
Voyages d'affaires
4
min

Les déplacements professionnels en avion - Guide complet

Julien Lefevre
Julien Lefevre
Publié le
18/7/2022

Rencontrer un client aux États-Unis, faire un audit fournisseur au Maroc, suivre une formation au siège de l’entreprise en Australie… Autant de raisons qui vous obligent à prendre l’avion pour vos voyages d’affaires. Et si ces derniers vous sortent de votre routine quotidienne, ils apportent aussi leur lot de questions.

Qui doit réserver le billet d’avion ? Comment faire ? Peut-on se faire rembourser de l’achat du billet ? Existe-t-il d’autres alternatives ?

On vous explique tout sur les déplacements professionnels en avion.

La réservation de vol pour vos déplacements professionnels en avion

Pour vos voyages d’affaires longue distance, la première chose à faire est évidemment de réserver le vol.

Mais une question se pose : qui doit réserver le vol pour le déplacement professionnel en avion ? Et bien cela dépend de la politique de voyage de votre entreprise. Il peut s’agir de votre assistante, de l’office manager ou du voyageur lui-même.

Si c’est à vous qu'incombe cette tâche, une deuxième question se pose : comment faire ? Alors là, il s’agit d’une réservation classique. Vous choisissez la destination et les dates du vol. Il y a toutefois une contrainte supplémentaire : le budget de l’entreprise à respecter. Il vous faudra parfois sélectionner le vol le moins cher. Pour cela, voici quelques conseils :

  • Utiliser un comparateur en ligne : il existe une multitude de comparateurs (comme Skyscanner ou Kayak) pour vous aider à trouver les vols les plus avantageux.
  • S’y prendre à l’avance : plus vous tardez à réserver, plus les prix risquent de grimper.
  • Faire appel à un professionnel des voyages d'affaires. Notre plateforme de gestion des déplacements professionnels vous permet de réserver trains, voitures de location, nuits d’hôtel et bien sûr avions, avec plus de 400 compagnies aériennes répertoriées. Vous gagnez du temps, et vous avez l’assurance de payer le meilleur prix.
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Une fois que le billet d’avion est acheté, si vous l’avez payé de votre poche (avec notre solution, l’entreprise est directement facturée, avec la possibilité d’instaurer un système de validation), vous pouvez vous faire rembourser par votre employeur.

Le remboursement des frais de déplacement en avion

En déplacement professionnel, vous ne pouvez engager de dépenses supplémentaires. C’est à l’employeur de vous rembourser tous les frais.

Pour cela, il dispose de plusieurs options :

  • La carte d’entreprise : avec elle, vous pouvez directement payer votre billet d’avion aller-retour.
  • L’allocation forfaitaire : l’employeur vous fournit une avance prédéterminée pour l’ensemble de vos frais professionnels (hébergement, repas, transport…). C’est donc à vous de gérer le budget de votre voyage d’affaires.
  • Les frais réels : dans cette hypothèse, vous payez le billet d’avion. Par la suite, vous devrez remplir une note de frais afin d’en obtenir le remboursement.

Dans tous les cas, vous devez conserver les justificatifs. Et pour cause, même si vous bénéficiez des allocations forfaitaires ou de la carte professionnelle, l’employeur en a besoin en cas de contrôle de l'administration fiscale. Comme il a la possibilité de déduire les dépenses de son assiette de cotisations de sécurité sociale et de son résultat imposable, les contrôleurs des impôts en vérifieront le bien-fondé.

Maintenant, vous savez tout sur les déplacements professionnels en avion. Ou presque : en effet, si ce moyen de transport est souvent nécessaire pour les grands trajets, vous devez avoir conscience de son impact environnemental.

Des déplacements plus nocifs pour l’environnement

Si les voyages en avion sont plus rapides pour les longues distances, ils présentent toutefois un inconvénient majeur : leurs émissions de gaz à effet de serre. En effet, selon le réseau de transport et d’électricité, ce mode de transport émet près de 80 fois plus de CO₂ qu’un train.

L’idée n’est donc pas de supprimer tous vos déplacements professionnels en avion. Seulement de les limiter et de chercher au maximum une alternative. Ainsi, si vous prévoyez de rencontrer un client en France ou dans les pays frontaliers, n’hésitez pas à prendre le train. Et réservez l’avion pour vos grands déplacements.

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Votre employeur peut-il vous contraindre à utiliser un autre mode de transport que l’avion ?

Afin de réduire leur empreinte carbone, les entreprises ont tout intérêt à inciter les salariés à sélectionner d’autres moyens de transport. Et pour cause, cela leur permet d’améliorer leur bilan carbone (et donc notamment leur image de marque), mais aussi de limiter leur impact environnemental.

Sans oublier que l’avion représente un coût non négligeable dans le budget voyage d’affaires.

Mais alors votre employeur peut-il vous contraindre à utiliser d’autres moyens de transport ?

La réponse est oui. Le chef d’entreprise est parfaitement en droit de déterminer les modes de transport à privilégier dans la politique de déplacement professionnel (le mieux étant de le définir dans la politique de voyage de l’entreprise). Si vous avez le choix entre le train et l’avion, il pourra ainsi vous imposer de prendre le train. Attention toutefois, ces recommandations doivent toujours être compatibles avec votre état de santé.

>> À lire aussi : Un refus de déplacement professionnel est-il sanctionnable ?

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Julien a travaillé chez Okarito en 2020.
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