Déplacement pro dans le BTP : comment s'organiser ? - Okarito
Voyages d'affaires
5
min

Comment s’organiser pour les déplacements professionnels dans le BTP ?

Brice Huet
Brice Huet
Publié le
15/6/2022

Contrairement aux salariés sédentaires, les ouvriers travaillant dans le secteur du BTP n’ont pas nécessairement un lieu de travail habituel. Et pour cause, ils doivent se déplacer d’un chantier à l’autre pour mener à bien leurs missions.

Or, cela requiert une grande organisation pour les entreprises du bâtiment et des travaux publics.

Alors comment font-elles ? D’un point de vue logistique ? Pour le remboursement des frais de déplacement ? Découvrez toutes les réponses.

Les spécificités des déplacements professionnels dans le BTP

Se déplacer sur un chantier est courant pour un ouvrier. Mais selon la distance qui le sépare de son domicile, le déplacement professionnel sera qualifié différemment.

Les grands déplacements professionnels

Dans le secteur du bâtiment et des travaux publics, les déplacements professionnels sont légion. Et pour cause, les ouvriers doivent se rendre d’un chantier à l’autre pour terminer une construction. Et parfois, les chantiers sont si éloignés du domicile des salariés qu’ils n’ont pas la possibilité de rentrer à leur domicile le soir venu. On parle alors de grand déplacement.

Selon la Syntec, ces derniers sont caractérisés dès lors que le chantier se trouve à plus de :

  • 1h30 de trajet en transport en commun depuis le domicile du salarié ;
  • 50 kilomètres depuis le domicile du salarié.

Dans ces hypothèses, les entreprises du BTP doivent organiser le déplacement professionnel de leurs ouvriers. Nous allons voir comment. Mais avant cela, nous vous expliquons les règles en matière de petit déplacement.

>> À lire aussi : Les zones de déplacement dans le BTP - Le guide complet

syntec déplacement professionnel btp
La Syntec distingue petits et grands déplacements

Les petits déplacements

Lorsque le déplacement ne remplit pas les conditions susmentionnées, on parle de petit déplacement.

Dans ce cadre, l’organisation des chantiers pour les entreprises du BTP est nettement plus simple. C’est la raison pour laquelle nous nous concentrons sur les grands déplacements dans cet article.

Cela dit, si vous réalisez régulièrement des missions à proximité de votre lieu habituel de travail, sachez que vous avez le droit de percevoir une indemnité forfaitaire. Celle-ci prend en compte le trajet aller-retour entre votre domicile et le lieu de la mission, ainsi que l’ensemble des repas pris sur place ou au restaurant.

Retrouvez sur cette page le montant des indemnités prévues par l’administration fiscale.

L’organisation des chantiers pour les entreprises du BTP

Pour une entreprise du BTP, l’organisation des déplacements professionnels s’avère particulièrement complexe, notamment en raison de l’intervention de sous-traitants qui viennent prêter main forte sur le chantier.

Téléchargez gratuitement notre guide des déplacements professionnels

6 étapes simples et rapides pour améliorer votre gestion des déplacements professionnels dès aujourd'hui.

Télécharger le guide

Le délai de prévenance des ouvriers

Avant d’organiser le déplacement professionnel, les entreprises doivent d’abord prévenir leurs ouvriers dans un délai raisonnable. C’est en particulier le cas si les déplacements prévus sont longs et éloignés du domicile.

>> À lire aussi : Quel délai de prévenance pour un déplacement professionnel ?

Il s’agit alors de laisser le temps au collaborateur d’organiser sa vie privée (nourrice, aide ménagère, rendez-vous médicaux…).

Il est donc primordial que les entreprises disposent de suffisamment de temps en amont pour organiser le chantier et prévenir les ouvriers qui devront se rendre sur place.

BTP - Réservez vos déplacements professionnels en deux clics

Gagnez du temps et de l'argent avec Okarito.
La solution pour les entreprises du bâtiment.

Je découvre

En outre, ce temps leur permet également de trouver des sous-traitants.

>> À lire aussi : Un refus de déplacement professionnel est-il sanctionnable ?

La sous-traitance

Pour réussir un chantier de construction, une entreprise de BTP doit multiplier les savoir-faire (ingénierie, études, maçonnerie, tôlerie, électricité…). Mais il est fréquent que le maître d'œuvre ne dispose pas de toutes les compétences nécessaires. Dans ce cadre, la sous-traitance sera indispensable. Il peut s’agir de recourir à des entreprises compétentes dans un secteur précis ou simplement à des artisans indépendants.

À cette fin, l’entreprise du BTP doit sélectionner avec attention son ou ses sous-traitants. Elle doit d’ailleurs porter une attention particulière aux points suivants :

  • Le respect du budget ;
  • Les assurances et garanties obligatoires ;
  • La rédaction du contrat de sous-traitance.

Une fois que l’entreprise a défini le nombre de travailleurs présents sur le chantier de construction, elle peut s’occuper de la logistique.

La feuille de route

Comme pour tout déplacement professionnel, la feuille de route est indispensable. Mais pour une construction dans le BTP, la feuille de route ne concerne pas tant les rendez-vous, mais plutôt le respect du cahier des charges. Ainsi, ce document pourra reprendre les éléments suivants :

  • Le lieu de la mission ;
  • La durée de la mission (et ce, pour chaque équipe) ;
  • Les différentes étapes à suivre pour respecter le cahier des charges fixé par le client ;
  • La logistique (c'est-à-dire les hôtels à réserver, les modes de transport, les restaurants…).

Nous vous mettons gratuitement à disposition un modèle de feuille de route, vous pouvez le télécharger en remplissant le formulaire ci-dessous :

Les réservations d'hôtel

Après avoir établi la feuille de route, il faudra programmer le séjour sur place. Dans ce cadre, les entreprises doivent réserver l’hébergement. Mais pour cela, il est préférable de faire des partenariats avec des chaînes hôtelières. Et pour cause, le secteur du BTP présente plusieurs spécificités :

  • Une durée de chantier relativement longue ;
  • Des déplacements très réguliers ;
  • Un nombre de chambres important, car un ouvrier se déplace rarement seul pour un chantier de construction.

Du fait de toutes ces particularités, l’entreprise pourra bénéficier de réductions sur les séjours grâce à sa fidélité envers une chaîne hôtelière.

>> À lire aussi : Comment choisir le bon logement en déplacement professionnel

Pour cela, nous vous conseillons de préciser les hôtels privilégiés dans une politique de voyage d’affaires. Cela permettra à chaque collaborateur (ouvrier, commercial, Office Manager…) de savoir où réserver.

BTP - Réservez vos déplacements professionnels en deux clics

Gagnez du temps et de l'argent avec Okarito.
La solution pour les entreprises du bâtiment.

Je découvre

Le transport pour les déplacements professionnels dans le BTP

Le choix du moyen de transport dépend de la distance entre le lieu de la mission et l’entreprise.

Pour les sociétés internationales, il est possible que les ouvriers doivent se déplacer à l’étranger. Dans ce cadre, ils n’auront d’autres choix que de prendre le train ou l’avion. Là encore, si vous avez une préférence, n’hésitez pas à l’inscrire sur la politique de voyage de l’entreprise.

Pour les entreprises locales, la voiture peut être suffisante. Mais ici, une question se pose : mettez-vous à disposition de vos salariés des véhicules de fonction ou doivent-ils utiliser leur véhicule personnel pour se déplacer ?

Pour les véhicules de société, l’entreprise doit rembourser l’intégralité des frais : frais de carburant, frais de péage et de parking.

Pour les voitures personnelles, l’entreprise est tenue au paiement des indemnités kilométriques. En plus du remboursement des frais de péage et de parking.

Dans tous les cas, nous vous recommandons d’organiser des covoiturages entre vos ouvriers. Cela vous permettra de limiter le remboursement des frais kilométriques.

Bon à savoir : pour les chantiers situés à proximité du lieu de travail habituel, certaines entreprises du BTP organisent elles-mêmes le transport de leurs salariés. Elles mettent ainsi un bus à disposition de leurs ouvriers.

Après que tout soit organisé pour le déplacement professionnel en BTP, il convient aussi de gérer les dépenses engagées sur les chantiers à travers le remboursement des notes de frais.

Comment réserver efficacement ses déplacements professionnels dans le BTP ?

Comme vu, réserver l'hébergement et le moyen de transport des salariés pour un déplacement professionnel dans le BTP peut être un véritable casse-tête.

Plutôt que de se balader de site en site (SNCF, Booking.com, Opodo...), la solution la plus simple est de passer par une agence de voyage d'affaires. Aujourd'hui, il existe des plateformes en ligne de réservation dédiées aux professionnels et à leurs problématiques, notamment pour le secteur du BTP.

Quelle solution pour vos déplacements professionnels ?

Obtenez gratuitement le comparatif des 8 meilleures solutions de gestion des déplacements professionnels sur le marché.

J’accède à l’eBook

Ces solutions permettent aux ouvriers de réserver eux-mêmes en quelques clics leur déplacement, selon leurs préférences, ou de laisser la main sur ce sujet à une personne responsable de ce sujet. Dans les deux cas, passer par ces plateformes apporte un véritable gain de temps, en plus de simplifier la comptabilité.

Ces agences de voyages professionnels disposent également d'un catalogue très large, comprenant aussi bien avion, train, voiture de location et hôtel.

Enfin, ces solutions offrent un service client disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, spécialisé dans les déplacements professionnels.

Le paiement des notes de frais sur les chantiers

En déplacement professionnel sur un chantier, l’ouvrier engage des dépenses supplémentaires. Il revient donc à l’employeur de les lui rembourser.

Les différentes possibilités de paiement des notes de frais

L’entreprise a plusieurs possibilités de paiement des notes de frais :

Allocations forfaitaires

C’est l’entreprise qui fait une avance au salarié qui devra alors gérer son budget en fonction de l’allocation proposée. Et pour cause, cette enveloppe a vocation à tout couvrir (aussi bien les frais d’hébergement que les frais de repas ou encore les frais de transport par exemple).

En fonction du lieu et de la durée du déplacement, l’URSSAF fixe le barème des indemnités allouées. Et si c’est pour les déplacements à l’étranger, c’est un autre barème qui s’applique pour chaque pays. On vous en dit plus dans cet article : Le barème des indemnités journalières de missions à l’étranger.

Frais réels

C’est le salarié qui avance les frais. Il obtiendra ensuite un remboursement de ces notes de frais à la fin du mois ou à la fin de la mission.

Mais dans le secteur du BTP, les déplacements professionnels sont parfois très longs. Dans ce cadre, l’ouvrier n’a pas toujours les fonds suffisants pour payer l’ensemble des dépenses. En particulier les frais d'hôtel et les frais de restauration qui peuvent rapidement faire monter la facture.

Cette modalité de paiement est donc plus adaptée pour les déplacements professionnels qui durent quelques jours, mais pas pour ceux qui s’étendent sur plusieurs semaines.

Carte bleue d’entreprise

Ici, c’est très simple, puisque l’ouvrier peut utiliser la carte de l’entreprise dès lors qu’il  doit engager des dépenses pour les besoins de sa mission.

Mais attention aux abus, car il ne peut utiliser la carte pour ses dépenses personnelles. Les entreprises qui utilisent ce moyen de paiement ont tout intérêt à communiquer à ce sujet à leurs salariés en amont.

La gestion des notes de frais

Quelles que soient les modalités de remboursement des dépenses professionnelles sélectionnées, les ouvriers doivent remplir des notes de frais et fournir les justificatifs à leur employeur (ou au service comptable).

Dans ce cadre, il est vivement recommandé d’utiliser un logiciel de gestion qui permet de simplifier les démarches.

Le collaborateur pourra alors scanner l’ensemble de ses factures et reçus, tout en remplissant sa note de frais simplement.

De leur côté, les comptables auront accès à toutes ces informations à un seul et même endroit. Cela facilitera la comptabilisation des notes de frais, mais aussi la déclaration de TVA, la déduction des charges sociales...

>> BTP : découvrez la solution pour réserver les déplacements professionnels de vos équipes
Okarito : le copilote de vos déplacements professionnels

100% gratuit - Assistance voyageur 24/7 - Prix imbattables

Je me simplifie la vie
Une personne regardant une carte sur son téléphone

Nos derniers articles dans cette catégorie

Brice Huet
Brice Huet
Brice est cofondateur de Okarito. Après avoir vécu à New-York, Singapour et Montréal, il a posé ses valises à Paris.
Laissez-nous prendre soin de vos voyageurs

Merci! Un membre de l'équipe Okarito by Swile vous contactera rapidement.
Mayday. Quelque chose d'inattendu vient de se produire. Pouvez-vous réessayer?
check
Accompagnez vos voyageurs comme ils le méritent
check
Ne cherchez plus jamais une facture
check
Centralisez tous vos paiements
check
Supprimez les notes de frais
check
Mettez en place des règles de validation
Gagnez du temps de travail
Des centaines d'équipes utilisent Okarito.
Rejoignez-les!