Déplacement professionnel : droits et obligations à connaître

Dans certains métiers, les collaborateurs sont parfois amenés à réaliser un déplacement professionnel pour accomplir une mission pour l'entreprise.

Ces déplacements professionnels sont soumis à des règles. Celles-ci doivent être respectées par le salarié et l'entreprise. Voici une liste des droits et obligations à retenir lorsque vous voyagez pour votre entreprise.

Qu'est ce qu'un déplacement professionnel?

Le déplacement professionnel est le fait d'exercer une activité professionnelle en dehors de son lieu de travail habituel. Également appelé voyage d'affaires, il remplit les conditions suivantes :

• L'employé passe moins de 90 jours consécutifs en déplacement
• Il passe moins de 180 jours par an à l'étranger dans le cadre de son travail

Est-il obligatoire de mentionner les voyages d'affaires dans un contrat de travail?

Non, il n'est pas obligatoire pour l'entreprise de mentionner les voyages d'affaires dans un contrat de travail. Un employé ne peut donc pas refuser une demande de déplacement professionnel au motif que rien n'est spécifié à ce propos dans son contrat.

Lors de son embauche, cependant, il peut demander à ce que soit indiqué le périmètre de déplacement. Si celui-ci est large, il peut demander à connaître les dispositions prises pour l'hébergement et les repas.

Dans tous les cas, pas d'inquiétude. Que la nécessité de se déplacer soit mentionnée ou non dans le contrat de travail, l'employeur est toujours tenu de rembourser les frais de déplacements professionnels.

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Quelles indemnisations après un déplacement professionnel?

Il est obligatoire pour l'employeur de rembourser les frais de transport, de repas et d'hébergement.

Cependant, il peut décider de limiter le remboursement aux dépenses strictement nécessaires, après en avoir informé le salarié. Par exemple, si ce dernier est prévenu que l'avion est remboursé au tarif Economy, il peut, s'il le veut, voyager en Business, mais le supplément sera à sa charge.

Par ailleurs, il ne doit y avoir aucune différence de traitement entre les salariés.

Enfin, si l'employeur souhaite modifier son mode de remboursement, cela ne doit pas avoir de conséquences sur le contrat de travail.

Quels sont les impacts sur le temps de travail?

Le temps passé dans les transports - train, avion - lors d'un voyage d'affaires est assimilé à du temps de travail effectif.

Attention, le temps de travail d'un salarié en déplacement ne change pas par rapport à un salarié qui se rend à un lieu fixe. Par exemple, une fois arrivé à son hôtel le soir, un salarié en déplacement n'est plus soumis à des obligations professionnelles.

Comment choisir le moyen de transport utilisé?

L'employeur peut déterminer le moyen de transport utilisé par le collaborateur pour se déplacer vers le lieu prévu. Toutefois, ce moyen de transport doit être compatible avec l'état de santé du salarié. L'employeur ne peut pas non plus imposer au salarié d'utiliser son véhicule personnel : il lui faut pour cela l'accord de l'intéressé.

Qui fait les réservations?

Tout dépend de l'entreprise : l'employeur peut se charger de faire les réservations de train, d'avion ou d'hôtel ou laisser ce soin à un office manager ou aux salariés directement.

L'entreprise peut choisir de se rendre directement sur les sites tourisme, de passer par une agence de voyages ou par une plateforme de réservation gratuite comme celle d'Okarito.

Si vous organisez les déplacements professionnels de vos collaborateurs, vous aurez sûrement envie de lire notre guide ultime de l'organisation des voyages d'affaires!