En tant qu'employeur vous avez des obligations vis-à-vis de vos collaborateurs lorsqu'ils effectuent un déplacement professionnel.
Ces déplacements professionnels dans le cadre d'une mission pour l'entreprise sont soumis à des règles légales. Celles-ci doivent être respectées par le salarié et l'entreprise. Voici une liste des droits et des obligations à retenir lorsque vous vous déplacez dans un cadre professionnel, c'est-à-dire pour le compte de votre entreprise.
Le déplacement professionnel est le fait d'exercer une activité professionnelle en dehors de son lieu de travail habituel. Également appelé voyage d'affaires, il remplit les conditions suivantes :
Ces conditions permettent de différencier légalement un déplacement professionnel et une expatriation. Autrement appelée "détachement", un avenant ou une modification au contrat de travail est obligatoire aussi bien pour l'employeur que pour le collaborateur.
Non, il n'est pas obligatoire pour l'entreprise de mentionner les voyages d'affaires dans un contrat de travail. Un employé ne peut donc pas refuser un déplacement professionnel demandé par son employeur au motif que rien n'est spécifié à ce propos dans son contrat.
Lors de son embauche, cependant, il peut demander à ce que soit indiqué le périmètre de ses déplacements professionnels. Si celui-ci est large, il peut demander en amont de l'accord contractuel avec son employeur à connaître les dispositions prises pour le transport, l'hébergement et les repas ou la restauration lors des voyages d'affaires.
Dans tous les cas, pas d'inquiétude. Que la nécessité de se déplacer dans un cadre professionnel soit mentionnée ou non dans le contrat de travail, l'employeur est toujours tenu de rembourser les frais de déplacements professionnels.
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Il est tout à fait justifié de demander en amont la politique voyage de l'entreprise afin de comprendre le principe du duty of care. C'est même l'occasion pour l'employeur de rassurer ses futurs collaborateurs dans la gestion et l'accompagnement durant les déplacements professionnels.
>> À lire aussi : Accident de travail et déplacement professionnel - Que dit la loi ?
Il est obligatoire pour l'employeur de rembourser les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Cependant, il peut décider de limiter le remboursement aux dépenses strictement nécessaires, après en avoir informé le salarié. Certains entreprises émettent d'ailleurs en interne une politique de remboursement des notes de frais. Par exemple, si ce dernier est prévenu que l'avion est remboursé au tarif Economy, il peut, s'il le veut, voyager en Business, mais la différence de prix sera entièrement à sa charge.
Par ailleurs, il ne doit y avoir aucune différence de traitement entre les salariés qui ont un même poste ou travail. L'inverse est considéré comme de la discrimination par le Code du Travail. Cela concerne donc aussi la politique voyage destinée aux collaborateurs.
Enfin, si l'employeur souhaite modifier les règles de remboursement des déplacements professionnels, cela ne doit pas avoir de conséquences sur le contrat de travail. Il est conseillé de mettre à jour la politique voyage de l'entreprise ou encore la politique de remboursement des notes de frais déjà evoqués au-dessus.
Les trajets domicile-travail ne sont pas considérés comme du temps de travail effectif.
Cependant, le temps passé dans les transports - train, avion - lors d'un voyage d'affaires est assimilé à du temps de travail effectif.
Attention, le temps de travail d'un salarié en déplacement ne change pas par rapport à un salarié qui se rend à un lieu fixe. Par exemple, une fois arrivé à son hôtel le soir, un salarié en déplacement professionnel n'est plus soumis à des obligations.
L'employeur peut déterminer le moyen de transport utilisé par le collaborateur pour se déplacer vers le lieu prévu.
A titre d'exemple, un employeur peut encourager les collaborateurs à prendre le train plutôt que l'avion. En effet, de plus en plus d'entreprises tendent à vouloir réduire leur impact carbone.
Toutefois, ce moyen de transport préconisé doit être compatible avec l'état de santé et physique du salarié. L'employeur ne peut pas non plus imposer au salarié d'utiliser son véhicule personnel : il lui faut pour cela l'accord de l'intéressé.
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Il n'y a aucune contrainte ou obligation de l'employeur concernant la gestion des voyages d'affaires pour les collaborateurs et la direction.
Tout dépend de la culture et de l'organisation de l'entreprise. L'employeur peut se charger de faire les réservations de train, d'avion, d'hôtel ou encore de location de voiture. On parle de gestion centralisée des déplacements professionnels. À l'inverse, des dirigeants d'entreprise laisse ce soin à un Office Manager ou à une Assistant de Direction. Ce type de gestion des déplacements professionnels permet de centraliser les réservations mais aussi les notes de frais et/ou factures.
Chez Okarito, nous avons aussi des entreprises qui donnent aux collaborateurs l'autonomie quant à la gestion des déplacements professionnels. Les salariés gèrent leurs réservations selon la politique voyage de l'entreprise.
Au-delà de la responsabilité des réservations des déplacements professionnels, les entreprises peuvent utiliser plusieurs services à leur disposition :
Si vous organisez les déplacements professionnels de vos collaborateurs, vous aurez sûrement envie de lire notre guide ultime de l'organisation des voyages d'affaires !
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