Factures
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Défraiement : les obligations de l'employeur (2021)

Remi Duvoux
Publié le
26/2/2021

Le défraiement  : ce qu'il faut savoir du point de vue de l'employeur.

Ayant rendu possible des milliers de déplacements professionnels,  voici tous les tips d'Okarito sur le défraiement ! (remboursement des frais de déplacement professionnels)

L'obligation de défraiement

Sous condition qu'une dépense soit conforme à sa politique interne, une entreprise se doit de rembourser le collaborateur sans condition de réserve. Le droit du travail précise en effet que toutes les dépenses conformes aux besoins de l'employé et dans l'intérêt de l'employeur doivent faire l'objet d'un défraiement.

Le contrat de travail peut cependant prévoir que le salarié conserve à sa charge certaines dépenses à condition qu'un montant forfaitaire lui soit versé à l'avance.

Pour pouvoir défrayer un salarié avec par un forfait ou au réel, il faut pouvoir calculer ses frais de déplacement pros

Qu'est ce que le barème kilométrique ?

voitures et indemnité kilométrique
Les indemnités kilométriques : un remboursement obligatoire. 

Le barème kilométrique est la forme de défraiement la plus courante auxquelles sont confrontés les employeurs.

Si l'employé est contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l'employeur peut envisager de rembourser une partie de ces frais.

Il est alors courant d'utiliser le barème kilométrique de l'URSSAF. Pour ce faire il faut apporter des justificatifs pour ces 3 éléments :

A condition de pouvoir justifier de ces 3 éléments, le remboursement des frais kilométriques sera réputé exclu de toute cotisation sociale.

Comment calculer le remboursement des frais kilométriques ?

Pour gagner du temps, vous pouvez vous rendre sur le simulateur de frais kilométrique d'impots.gouv qui fera les calculs pour vous :

Par exemple, si 25km séparent votre lieu de travail de votre domicile, et que vous travaillez 200 jours par an, votre nombre de km annuel s'élève à : 225200= 10 000 km/an

Si vous effectuez vos trajets avec une Peugeot 208 de 5 CV (chevaux fiscaux), vous aurez des frais kilométriques de *10 000 0,308 + 1200 = 4280 euros.

Sinon, vous pourrez trouver toutes les informations nécessaires au défraiement kilométrique dans ces tableaux issus du site de l'administration fiscale

*Voir dans le tableau la colonne en orange permettant de faire le calcul :  10 000 0,308 + 1200 = 4280 euros.

Barème des indemnités kilométriques applicables aux voitures (en euros)

Puissance administrative Jusqu'à 5 000 km De 5 001 km à 20 000 km Au-delà de 20 000 km
3 CV et moins d x 0,456 (d x 0,273) + 915 d x 0,318
4 CV d x 0,523 (d x 0,294) + 1 147 d x 0,352
5 CV d x 0,548 (d x 0,308) + 1 200 d x 0,368
6 CV d x 0,574 (d x 0,323) + 1 256 d x 0,386
7 CV et plus d x 0,601 (d x 0,340) + 1 301 d x 0,405

Pour ce qui est des CV, il s'agit bien de la puissance fiscale du véhicule qui n'est pas égale à la puissance en chevaux vapeur. Si vous ne connaissez pas la puissance fiscale de votre véhicule, vous pouvez calculer les chevaux fiscaux de votre véhicule à partir des chevaux vapeurs. 

Barème des indemnités kilométriques applicables aux motos

d < ou = 2 000 km de 2 001 à 5 000 km d > ou = 5 001 km
d x 0,272 (d x 0,064) + 416 d x 0,147

Barème des indemnités kilométriques applicables aux vélomoteurs et scooters ( < 50 cm3)

Puissance fiscale d <= 3 000 km de 3 001 à 6 000 km d >= 6 001 km
1 ou 2 CV d x 0,341 (d x 0,085) + 768 d x 0,213
3, 4, 5 CV d x 0,404 (d x 0,071) + 999 d x 0,237
> 5 CV d x 0,523 (d x 0,068) + 1 365 d x 0,295

Comment bien archiver ses justificatifs  de remboursement ?

archivage des justificatifs et défraiement
Archiver ses justificatifs : faut il passer au digital ? 

Que ce soit au format papier comme au format digital, il est indispensable de stocker tous les justificatifs des défraiements. Ces justificatifs peuvent être demandés à tout moment par l'URSSAF. Le règlement sur les la protection des données personnelles des salariés fait qu'il est très pertinent de stocker ces informations sur un format numérique.

Pour éviter d'avoir à archiver tous les justificatifs de voyage et stocker ses factures dans un format numérique, il est aussi possible de passer par une agence de voyage. Avec Okarito, vous pourrez choisir votre fréquence de facturation pour l'ensemble des déplacements professionnels de vos collaborateurs et ainsi disposer de l'ensemble des justificatifs à tout moment.

Faut-il rembourser ses collaborateurs grâce aux frais réels ou à un forfait  ?

Deux options de remboursement sont possibles :

En règle générale, les collaborateurs ne dépensent pas totalement les forfaits qui leurs sont alloués. Il est donc préférable de rembourser en fonction des frais réelles, en définissant un montant maximum.

Les employeurs sont donc soumis à des obligations financières lors du déplacement de leurs employés. Mais ce n'est pas la seule obligation : les employeurs ont aussi un devoir de protection de leurs employés.

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Remi Duvoux
Remi est le fondateur et CEO de Okarito. Passionné de voyages, il a à coeur de créer la meilleure plateforme pour les voyageurs d'affaires d'aujourd'hui et de demain !
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