Voyages d'affaires
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Défraiement kilométrique : le remboursement des frais kilométrique (2021)

Remi Duvoux
Publié le
12/4/2021
  • le barème kilométrique actualisé en 2021 pour le défraiement.
  • les obligations de défraiement en accord avec l'administration fiscale
  • les stratégies de défraiement optimales

Ayant rendu possible des milliers de déplacements professionnels, voici tous les tips d'Okarito sur le défraiement ! (remboursement des frais de déplacement professionnels)

Que signifie le défraiement kilométrique ?

Le défraiement kilométrique correspond au remboursement des frais avancés par un collaborateur, un associé ou un dirigeant lors de leurs déplacements. On parle aussi d'indemnité kilométrique. 

Ces allocation forfaitaires, versées par l'entreprise, correspondent bien souvent versées à un barème fiscal défini par l'URSAFF. Cela permet à l'entreprise de bénéficier d'exonération de cotisations sociales sur ces allocations. 

L'administration fiscale met à jour chaque année l'encadrement des remboursements des frais de déplacements professionnels à travers le barème kilométrique. Les voitures ainsi que les deux-roues sont concernées.

L'obligation de défraiement

Sous condition qu'une dépense soit conforme à sa politique voyage, une entreprise se doit de rembourser le collaborateur sans condition de réserve. Le droit du travail précise en effet que toutes les dépenses conformes aux besoins de l'employé et dans l'intérêt de l'employeur doivent faire l'objet d'un défraiement.

Le contrat de travail peut cependant prévoir que le salarié conserve à sa charge certaines dépenses à condition qu'un montant forfaitaire lui soit versé à l'avance. Il existe deux modes de défraiement (remboursement des frais) : au forfait, ou au réel. Nous reviendrons dessus à la fin de cet article.

La notion de défraiement est donc plus large que le défraiement kilométrique. Si vous souhaitez défrayer un collaborateur au sens large, il faudra que vous puissiez calculer ses frais de déplacement.

Qu'est ce que le barème des indemnités kilométriques ?

voitures et indemnité kilométrique
Les indemnités kilométriques : un remboursement obligatoire. 

Le barème kilométrique est un appui très courant pour le défraiement kilométrique/

Si le collaborateur est contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, il peut alors faire des notes de frais kilométriques. L'employeur peut alors envisager de rembourser une partie de ces frais.

Il est alors courant d'utiliser le barème kilométrique de l'URSSAF. Pour ce faire il faut apporter des justificatifs pour ces 3 éléments :

  • de la puissance fiscale du véhicule
  • de la distance séparant le domicile du lieu de travail
  • du nombre de trajets effectués chaque mois

A condition de pouvoir justifier de ces 3 éléments, le remboursement des notes de frais kilométriques sera réputé exclu de toute cotisation sociale.

Comment faire un défraiement kilométrique ?

Pour pouvoir procéder à un défraiement kilométrique, c'est à dire indemniser les frais de déplacement, il faudra tout d'abord procéder à un calcul des frais kilométriques. 

Pour gagner du temps, vous pouvez vous rendre sur le simulateur de frais kilométrique d'impots.gouv qui fera les calculs pour vous :

Par exemple, si 25km séparent votre lieu de travail de votre domicile, et que vous travaillez 200 jours par an, votre nombre de km annuel s'élève à : 22 5200 = 10 000 km/an

Si vous effectuez vos trajets avec une Peugeot 208 de 5 CV (chevaux fiscaux), vous aurez des frais kilométriques de *10 000 0,308 + 1 200 = 4 280 euros.

Si, vous préférez faire les calculs vous même plutôt que d'utiliser le simulateur de frais kilométriques, vous pourrez trouver toutes les informations nécessaires au défraiement kilométrique dans ces tableaux issus du site de l'administration fiscale

*Voir dans le tableau la colonne en orange permettant de faire le calcul : 10 000 0,308 + 1 200 = 4 280 euros.

Barème 2021 des indemnités kilométriques applicables aux voitures (en euros)

Puissance administrative Jusqu'à 5 000 km De 5 001 km à 20 000 km Au-delà de 20 000 km
3 CV et moins d x 0,456 (d x 0,273) + 915 d x 0,318
4 CV d x 0,523 (d x 0,294) + 1 147 d x 0,352
5 CV d x 0,548 (d x 0,308) + 1 200 d x 0,368
6 CV d x 0,574 (d x 0,323) + 1 256 d x 0,386
7 CV et plus d x 0,601 (d x 0,340) + 1 301 d x 0,405

Pour ce qui est des CV, il s'agit bien de la puissance fiscale du véhicule qui n'est pas égale à la puissance en chevaux vapeur. Si vous ne connaissez pas la puissance fiscale de votre véhicule, vous pouvez calculer les chevaux fiscaux de votre véhicule à partir des chevaux vapeurs. 

Barème 2021 des indemnités kilométriques applicables aux motos

d < ou = 2 000 km de 2 001 à 5 000 km d > ou = 5 001 km
d x 0,272 (d x 0,064) + 416 d x 0,147

Barème 2021 des indemnités kilométriques applicables aux vélomoteurs et scooters ( < 50 cm3)

Puissance fiscale d <= 3 000 km de 3 001 à 6 000 km d >= 6 001 km
1 ou 2 CV d x 0,341 (d x 0,085) + 768 d x 0,213
3, 4, 5 CV d x 0,404 (d x 0,071) + 999 d x 0,237
> 5 CV d x 0,523 (d x 0,068) + 1 365 d x 0,295

Comment bien archiver ses justificatifs pour le défraiement ?

défraiement kilométrique
Archiver ses justificatifs : faut il passer au digital ? 

Que ce soit au format papier comme au format digital, il est indispensable de stocker tous les justificatifs de frais kilométriques ou notes de défraiements. Ces justificatifs peuvent être demandés à tout moment par l'URSSAF. Le règlement sur les la protection des données personnelles des salariés fait qu'il est très pertinent de stocker ces informations sur un format numérique.

Pour éviter d'avoir à archiver tous les justificatifs de voyage et stocker ses factures dans un format numérique, il est aussi possible de passer par une agence de voyage. Avec Okarito, vous pourrez choisir votre fréquence de facturation pour l'ensemble des déplacements professionnels de vos collaborateurs et ainsi disposer de l'ensemble des justificatifs à tout moment.

Faut-il défrayer ses collaborateurs grâce aux notes de frais réels ou à un forfait ?

Deux options s'offrent aux employeurs pour défrayer leurs collaborateurs :

  • Défraiement sur les frais réels : l'entreprise rembourse ses salariés en fonction de ses dépenses réelles pendant ses déplacements, en s'appuyant sur ses justificatifs et notes de frais.
  • Défraiement forfaitaire : l'entreprise rembourse ses salariés en fonction d'un montant fixe par catégorie. Par exemple, pour un repas, les salariés pourront être remboursés jusqu'à 18,80 euros.

En règle générale, les collaborateurs ne dépensent pas totalement les forfaits qui leurs sont alloués. Il est donc préférable de rembourser en fonction des frais réels, en définissant un montant maximum dans le cadre d'une politique voyage plus globale.

Les employeurs sont donc soumis à des obligations financières lors du déplacement de leurs collaborateurs. Mais ce n'est pas la seule obligation : les employeurs ont aussi un devoir de protection de leurs employés.Dans cet article, vous trouverez :

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Remi est le fondateur et CEO de Okarito. Passionné de voyages, il a à coeur de créer la meilleure plateforme pour les voyageurs d'affaires d'aujourd'hui et de demain !
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