Nouveau : définissez votre fréquence de facturation

Choisir votre fréquence de facturation, c'est désormais possible sur Okarito.

La mission de Okarito est simple : aider toutes les parties prenantes du voyage d'affaires à optimiser les déplacements. Qu'il s'agisse des voyageurs d'affaires, des directeurs financiers, des assistants de direction, tout le monde doit trouver son compte dans l'utilisation de la plateforme.

Désormais, les entreprises peuvent choisir quand elles souhaitent recevoir leurs factures de déplacement : à chaque réservation, chaque semaine, tous les 15 jours ou en fin de mois !

La genèse

Lorsque nous avons lancé Okarito, la problématique des factures était réelle chez nos clients : ils passaient souvent plusieurs jours par mois à courir après leurs voyageurs pour récupérer les factures de déplacement. Une des grosses valeurs ajoutées de Okarito était donc la facilité de retrouver ces factures : elles étaient envoyées en fin de mois, à la bonne personne, sans erreur ni retard.

Cela facilitait donc la comptabilité, puisque les directeurs financiers pouvaient simplement envoyer cette facture détaillée à leur comptable.

Aussi, les factures Okarito sont claires. Les comptables retrouveront toutes les informations concernant les déplacements professionnels effectués par les voyageurs :

- Le PNR (Passenger Number Record), c'est-à-dire la référence du voyageur
- La date d'arrivée et de départ
- La date de réservation
- Le nom du voyageur
- L'équipe à laquelle il est rattaché
- Le centre de coût (code projet ou code client)
- La raison du voyage

De nouveaux types de clients aux usages différents

Ce fonctionnement marchait très bien avec la totalité de nos clients. Mais avec notre croissance, de nouveaux types de clients ont commencé à apparaître :

- des clients qui utilisaient une néobanque (Qonto notamment) pour faire leur comptabilité, et qui avaient besoin d'une facture par ligne de débit

- des clients qui refacturaient d'autres clients (entreprises de conseil, indépendants)

- des clients aux volumes de réservation importants, qui préféreraient découper en petits morceaux la réconciliation des factures.

Une nouvelle fonctionnalité

Pour répondre aux besoins de ces clients, nous permettons désormais aux entreprises de définir leur fréquence de facturation sur Okarito.

Sur leur interface de gestion, les entreprises peuvent donc décider de recevoir leurs factures :

- à chaque réservation

- chaque semaine

- chaque quinzaine

- ou en fin de mois

Ainsi, les entreprises qui refacturent leurs déplacements professionnels à leurs clients peuvent leur envoyer les factures juste après leur réservation, et les entreprises ayant un plus gros volume peuvent recevoir des factures chaque vendredi pour réconcilier de plus petits nombres de débits à chaque fois !