Découvrez le coût réel de gestion d'une facture - Okarito
Voyages d'affaires
3
min

Le coût de gestion d'une facture

Estella Nataf
Estella Nataf
Publié le
9/9/2021

La gestion des factures représente un travail conséquent et ce, indépendamment de la taille de l'entreprise. Qu'il s'agisse d'une petite structure de quelques collaborateurs ou d'une Entreprise de Taille Intermédiaire (ETI), le temps de gestion des factures sera toujours incompressible sans outil d'automatisation.

Il existe encore de nombreuses entreprises qui traitent manuellement les factures fournisseurs. Celles-ci considèrent que le volume des factures est trop faible pour justifier un projet de simplification et d'automatisation de gestion des factures.

Voici un argument capital qui prouve le contraire : le coût de gestion manuelle d'une facture est bien plus élevée que ce qui est estimé par les dirigeants et équipes comptables.

Les coûts directs de traitement d'une facture

On considère que le temps de traitement d'une facture par l'équipe comptable est de plus de 20 minutes. Le coût associé à la gestion d'une facture est donc de 20€ en moyenne uniquement pour le traitement comptable du document. (Source : Yooz).

Ce montant a tendance à fortement augmenter dès lors qu'une facture connaît plusieurs étapes :

  • Réception et classification de la facture
  • Saisie Lettrage avec le devis ou bon de commande
  • Paiement de la facture et comptabilisation dans le grand livre

L'ensemble de ces étapes est très chronophage et peut donc faire rapidement augmenter le coût de gestion d'une facture. Pour ainsi dire, même en cas de faible volume de factures, une entreprise peut rapidement faire des économies. Il existe aujourd'hui des solutions simples et peu coûteuses de gestion des factures fournisseurs.

Nous avons jusqu'ici analysé les conséquences d'une gestion manuelle du traitement des factures sans pour autant analyser les erreurs commises ou encore les retards de paiement d'une facture. En effet, une gestion manuelle des factures augmente les risques :

  • Erreurs de saisie ou de lettrage avec les bons de commandes
  • Double paiement des factures
  • Retard de paiement d'une facture avec les pénalités qui y sont liées

En l'absence de processus clair et précis de traitement d'une facture, le coût de gestion augmente considérablement au point de pouvoir doubler pour atteindre 40€.

Les coûts indirects de gestion d'une facture

Les coûts indirects humains

Comme évoqué plus haut, la gestion des factures est une mission chronophage. La récupération des factures auprès des fournisseurs fait perdre beaucoup de temps au collaborateurs. Nous pensons notamment aux voyageurs d'affaires qui doivent récupérer leurs factures des déplacements professionnels sur des sites de tourisme. Ils ne peuvent donc pas se concentrer sur des tâches à plus fortes valeurs ajoutées. Ils peuvent ainsi perdre de l'intérêt pour leurs poste et donc être moins motivé au travail. Cette situation peut multiplier les erreurs de gestion des factures.

Les responsables financiers et comptables doivent aussi courir après les factures et justificatifs afin de procéder au paiements et de les enregistrer dans le grand livre. La clôture comptable est donc souvent synonyme de stress et d'anxiété pour eux.

Les solutions de gestion des factures

Il existe plusieurs solutions peu coûteuses et qui sont simples à mettre en place pour gérer les facture fournisseurs. En voici quelques unes :

👛 YOOZ :

Yooz est une solution qui automatise la gestion et le traitement des factures fournisseurs - liées aux achats.

La plateforme tout-en-un permet de créer et faire valider les demandes d'achats. Ce processus est clé afin de contrôler les dépenses effectuées par les équipes. La solution permet ensuite de récupérer les factures fournisseurs. La saisie et le lettrage avec les demandes d'achats se font automatiquement.

🧾 AZOPIO :

Azopio est une plateforme de gestion administrative et financière.

La solution permet de centraliser la récupération des factures pour ensuite extraire les informations clés et d'automatiser la saisie. Azopio génère des tableaux de bord ainsi que des fichiers d'écritures comptables qui peuvent facilement s'intégrer avec votre ERP ou autre logiciel comptable.

💵 PENNYLANE :

Solution de gestion comptable.

Pennylane automatise la collecte et le traitement des factures fournisseurs. Elle simplifie donc la suivi des vente ainsi que des ventes effectuées ainsi que des encaissements qui y sont liés.

La plateforme est une solution de pilotage de trésorerie en temps réel qui vous aide à prendre des décisions.
Plus de 1 500 entreprises utilisent la solution au quotidien. Elles plébiscitent le service client qui est très réactif.

Okarito, en tant que plateforme de gestion des voyages d'affaires laisse la possibilité à ses clients de choisir sa fréquence de facturation.

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