Calculer les frais de déplacement professionnel - Okarito
Voyages d'affaires
3
min

Comment calculer vos frais de déplacement professionnel ?

Julien Lefevre
Julien Lefevre
Publié le
14/12/2021

Vous êtes de retour au bureau après un déplacement professionnel ?
Vous devez calculer les frais et avances dans le cadre de votre voyage d'affaires ?

Le calcul de vos frais est une étape cruciale dans le remboursement des dépenses que vous avancez pour votre travail, nous allons vous expliquer dans cet article comment calculer vos frais de déplacement professionnel.

L’activité économique du pays redémarre doucement. De nombreux changements dans la manière de travailler ont émergé durant la crise du Covid-19. L’annulation ou le report de la majorité des voyages d’affaires et la généralisation du recours au télétravail en font partie. Cependant pour un certain nombre d’activités, les voyages d’affaires ont déjà fortement repris.

Les dépenses avancées par un salarié lors d’un voyage d’affaires doivent être remboursées par son employeur selon certaines modalités. Or la déclaration des notes de frais s’avère être un casse-tête pour les voyageurs dans de nombreuses entreprises. En effet, il faut d’abord identifier quels sont les frais remboursables avant d'aller à la chasse aux justificatifs. Cela peut vite devenir un souci pour le voyageur en cas d’erreur de calcul ou de perte d’un justificatif.

Okarito est une plateforme de gestion des déplacements professionnels permettant de centraliser l’ensemble de vos réservations. Nous facilitons le remboursement des frais de déplacement de nos utilisateurs en leur envoyant une facture reprenant toutes leurs dépenses de transport et d’hôtel à chaque fin de mois. Grâce à cela, adieu la chasse aux justificatifs !

Nous avons écrit cet article afin d’aider tous les futurs voyageurs d’affaire à déclarer leurs notes de frais. Pour comprendre comment calculer vos frais de déplacement professionnel, il faut savoir que des règles de calcul différentes s’appliquent selon le type de frais :

  • Frais de transport
  • Frais d’hébergement et de repas

Comment calculer vos frais de déplacement professionnel - frais de transport ?

calculette frais de déplacement
Comment calculer vos frais de déplacement facilement ? 

Les frais de transport remboursables concernent les frais d’allers-retours et les avances de frais effectuées sur place dans le cadre d’un voyage d’affaires. Le montant remboursable de ces frais de déplacements professionnels dépend du mode du transport utilisé, qu’il soit public ou personnel.

Les modes de transports publics regroupent :

  • L’avion
  • Le train
  • Le bus
  • La location de voiture
  • Les taxis

Tous ces frais liés aux déplacements professionnels (plus ceux de péage et de stationnement concernant la location de voiture) sont remboursables par votre employeur à hauteur de 100%. Cependant, ils doivent respecter la politique de voyage de votre entreprise et vous devez obligatoirement présenter des justificatifs originaux. Il est cependant possible de vous faire rembourser en cas de perte de justificatif.

Si vous utilisez votre véhicule personnel lors d’un déplacement professionnel, votre employeur doit vous verser des indemnités kilométriques en respectant un barème public. Celui-ci est publié chaque année par l’État et prend en compte la puissance fiscale du véhicule ainsi que la distance parcourue durant l’année à titre professionnel. Pour obtenir le remboursement de votre employeur, vous devez obligatoirement fournir les éléments suivants :

  • La distance parcourue à chaque déplacement, son motif et sa date
  • La carte grise de votre véhicule
  • Le total des frais kilométriques calculé selon le barème en vigueur

Vous pouvez trouver le barème kilométrique en vigueur pour l’année 2020 ici.

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Comment calculer vos frais de déplacement professionnel - frais d’hébergement et de repas ?

frais de repas déplacements pro
Quels sont mes frais d'hébergement ? Mes frais de repas ?

Les gestions des frais d’hébergement et de repas lors d’un voyage d’affaires sont similaires. Ceux-ci sont pris en charge par votre employeur dans le cadre d’un déplacement professionnel situé à au moins 50km de votre domicile. À condition que les transports en commun à votre disposition ne vous permettent pas de parcourir ce trajet en moins d’1h30. C'est alors que l'on parle alors de « grand déplacement » selon la dénomination donnée par l’URSSAF.

Le mode de gestion de ces frais dépend de l’organisation de votre entreprise. Il existe 3 possibilités :

  • Vous pouvez utiliser une carte corporate pour régler ces frais
  • Votre employeur vous versez une enveloppe forfaitaire, qui doit respecter un barème 2020 de l'URSSAF
  • Vous avancez vous-même ces frais et votre employeur vous rembourse ensuite l’intégralité. Attention leur montant doit respecter la politique de voyage de votre entreprise !

Peu importe le cas de figure dans lequel vous vous situez, vous avez l’obligation de fournir un justificatif.

Juste un petit rappel pour terminer : n’oubliez pas de vous munir de votre feuille de route lors d’un déplacement professionnel hors France métropolitaine ! Autrement celui-ci pourrait être considéré comme un déplacement privé.

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Une personne regardant une carte sur son téléphone

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Julien Lefevre
Julien a travaillé chez Okarito en 2020.
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