Comment calculer les frais réels ? 2021

Les frais réels représentent l'ensemble des frais engagés personnellement pour la pratique de son activité professionnelle au cours d'une année. Ils peuvent être déclarés auprès de l'administration fiscale afin de bénéficier d'une réduction d'impôts.

Par défaut, tout salarié bénéficie d'un abattement de 10% sur son salaire net pour compenser les coûts engagés pour la pratique de l'activité professionnelle. Mais cela vaut parfois la peine de faire le calcul de ses frais réels, car s'ils représentent plus de 10% de votre salaire net annuel, il est intéressant de passer par le régime des frais réels.

Alors faut-il passer au régime des frais réels pour bénéficier d'une réduction d'impôts ?

1. Calculer les frais réels : les différents types de frais réels déductibles

les repas
la formation
l'achat de vêtements obligatoires (bleu de travail par exemple)
l'assurance
le parking
l'essence
les frais de péage

Évidemment, tous ces frais sont les coûts qui sont avancés uniquement par l'employé. Il faut déduire systématiquement la contribution de l'employeur. À savoir que dans la limite de certains barèmes, les employeurs sont obligés de rembourser vos frais professionnels.

Exemple : sur un repas de 10€, si 6€ sont pris en charge par l'employeur, il faudra déclarer uniquement 4€ de frais réels déductibles.

2. Le calcul des frais réels de restauration

Il existe un barème bien précis des frais réels, tous les frais ne sont donc pas remboursables.

Par exemple, pour les repas, l'administration fiscale évalue la valeur des repas pris à 4,90€. Le montant remboursable sur un repas de 15 euros correspond donc à :

15€ - 4,90€ - valeur des tickets restaurants.

Ainsi, si vous bénéficiez de 6€ de tickets restaurants, les frais réels déductibles pour ce repas seront de 4,10 €.

3. Le calcul des frais réels kilométriques.

Le barème des indemnités kilométriques est un barème très courant puisqu'il permet d'estimer le montant dépensé lié aux déplacements professionnels.

Si vous voulez tout savoir sur la manière dont s'applique ce remboursement des frais professionnels, vous pouvez vous rendre sur notre article sur le défraiement kilométrique 2021.

4. Calcul des frais réels : faut-il l'adopter le régime des frais réels déductibles ou garder le régime de la déduction forfaitaire de 10% ?

Afin de déterminer s'il vaut mieux passer au régime des frais réels déductibles, vous n'aurez d'autres choix que de faire quelques calculs. Alors, prenez ces 30 minutes, elles pourraient s'avérer très rentables !

Faire l'inventaire de toutes ses dépenses dans l'année : frais de repas, dépenses en péage, frais kilométriques, achat de matériel
Déduire de ce montant de dépense les frais qui ont été remboursés par votre employeur
Calculer combien font 10% de votre salaire réel

Si vous comparez ces 10% avec le montant de vos frais réels déductibles et que ces derniers sont plus élevés, vous avez un intérêt financier à passer par le régime des frais réels déductibles.

Notons 3 points importants si vous choisissez ce régime des frais réels déductibles :

Les justificatifs ne sont pas à transmettre immédiatement, mais il est obligatoire de les conserver : ils doivent être gardés au moins 3 ans.
Ce choix de régime fiscal peut être adopté individuellement au sein d'un foyer fiscal. Autrement dit, vous pouvez passer au régime des frais réels déductibles tandis que votre conjoint conserve l'abattement de 10%.
Quels que soient les frais réels payés par l'employé, si votre employeur vous rembourse déjà une partie de ces frais, cela devra évidemment apparaître dans votre déclaration.

La déclaration des frais réels permet de prendre en compte tous les frais que vous engagez dans le cadre de votre activité professionnelle mais qui ne sont pas remboursés par votre employeur. Si ce qui vous intéresse davantage est de calculer les frais que votre employeur doit vous rembourser, nous vous expliquons comment faire ici.

Une fois votre calcul fait, pour déclarer vos frais professionnels, vous pouvez vous rendre directement sur le site le site du ministère de l'action et des comptes publics.

Okarito, plateforme de réservation de vos déplacements professionnels, vous permet de ne pas avancer les frais pour vos coûts d'hébergement et de transports, vous évitant ainsi de perdre du temps avec la déclaration des frais réels.