Comment calculer les frais repas 2022 - Okarito
Voyages d'affaires
3
min

Comment calculer les frais repas 2022

Julien Lefevre
Julien Lefevre
Publié le
11/2/2022

Visite d’un client, négociation avec un partenaire, audit fournisseur, réalisation d’un chantier… Les déplacements professionnels sont nombreux. Et si vous êtes concerné, vous savez sans doute que ces voyages d’affaires créent des contraintes et des dépenses. Et pour cause, entre le transport, l’hébergement ou la restauration, vous risquez d’engager pas mal de frais. Pour compenser, l’employeur a l’obligation de prendre en charge les frais liés à une mission professionnelle. En contrepartie, il bénéficie d’une déduction fiscale.

Mais attention, car l’URSSAF fixe plusieurs plafonds. Notamment pour les dépenses de nourriture. Alors pour bien comprendre vos droits au remboursement, découvrez le calcul des frais de repas pour 2022.

L’obligation de remboursement des frais professionnels à charge de l’employeur

Le droit du travail est clair, l’employeur doit rembourser le montant des frais engagés par le salarié dans le cadre de sa mission.

L’absence de dépenses supplémentaires à charge pour le salarié en déplacement professionnel

Le collaborateur en déplacement professionnel ne saurait engager davantage de dépenses pour les besoins de son activité.

Ce principe du droit du travail impose une obligation à l’employeur de rembourser les frais professionnels. Mais quels sont ces frais ? Les plus communs sont les frais de transport, les frais d’hébergement et les frais de repas. Ici, on s’intéresse spécifiquement à cette dernière catégorie.

Et pour cause, les frais de nourriture sont considérés comme étant d’ordre personnel. A priori, ils ne peuvent faire l’objet d’une prise en charge par l’employeur. Mais si vous êtes contraint de déjeuner hors de votre entreprise, vous devrez engager des frais supplémentaires faute de pouvoir rentrer à domicile. Et c’est justement dans cette situation que l’obligation de remboursement s’applique.

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Le remboursement des frais de repas

Vous l’aurez compris, l’employeur doit vous rembourser toutes vos dépenses lors d’un déplacement professionnel, y compris celles liées à la nourriture.

Dans ce cadre, le calcul des frais de repas peut s’effectuer de deux manières :

  • La mise en place d’un forfait : ces allocations forfaitaires sont également appelées prime panier-repas.
  • Le remboursement du montant réel : l’employeur vous rembourse toutes les dépenses engagées dans le cadre de votre mission. Pour cela, il existe encore plusieurs possibilités :
  1. Le salarié est équipé d’une carte d’entreprise.
  2. Le salarié doit avancer les frais : ici, le voyageur professionnel devra réaliser des notes de frais regroupant l’ensemble de ses justificatifs. Cela lui permettra ensuite d’obtenir les indemnités correspondantes.

Bon à savoir : que faire en cas de perte d’un justificatif ? Retrouvez toutes les informations à ce sujet dans cet article.

Attention, dans le cas où votre employeur décide d'une allocation forfaitaire, les montants remboursés ne doivent pas être inférieurs à ceux prévus par les autorités fiscales. Mais quels sont-ils ?

Le calcul des frais de repas et la déduction des charges sociales

Chaque année, l’URSSAF propose un barème des frais de repas permettant à l'employeur de réduire ses charges. Alors qu’en est-il du calcul en 2022 ?

Pour les petits déplacements

On l’a vu, l’employeur doit impérativement vous rembourser les frais de repas si vous engagez des dépenses supplémentaires dans le cadre de votre activité professionnelle.

Mais en contrepartie de cette obligation, votre patron a aussi la possibilité de déduire les frais de ses cotisations sociales.

Ici, le calcul des frais de nourriture varie selon que vous preniez vos repas au restaurant ou à un autre endroit :

  • Au restaurant : 19,40 € sont déductibles
  • En dehors de l’entreprise : l'administration fiscale prévoit une déduction forfaitaire de 9,50€

Cette indemnisation vaut pour tous les salariés. Et ce, quel que soit leur statut ou leur contrat de travail.

Pour les grands déplacements

Si vous partez en grand déplacement, vous n’aurez d’autre choix que de manger à l’extérieur. Dans ce cas, pour 2022, le calcul des frais de repas varie non pas selon le lieu où vous prenez votre repas, mais selon la durée de votre voyage d’affaires :

Durée du déplacementMontant déductibleMoins de 3 mois19,40 €Entre 3 et 24 mois16,50 €Plus de 24 mois13,50 €

En deçà de trois mois, l’indemnité est équivalente à celle d’un repas pris au restaurant en petit déplacement.

À noter : au-delà de 90 jours consécutifs, la qualification de grand déplacement n’est plus valable. On parle alors d’affectation longue durée. C’est donc le cas des deux dernières hypothèses mentionnées.

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Le cas particulier des salariés sédentaires

L’URSSAF prévoit également une indemnisation des frais de nourriture pour les salariés sédentaires. Mais ici, l’exonération n’est valable que si l’employé est contraint de rester sur son lieu de travail (horaire décalé, travail en équipe ou poste continu) et qu’il ne dispose d’aucun service de restauration (une cantine d’entreprise par exemple).

Si vous remplissez ces conditions, l'employeur pourra déduire de ses charges sociales le montant de 6,80 €.

Il en va de même pour les repas d’affaires qui peuvent faire l’objet d’une déduction des cotisations sociales. Mais attention, le Bulletin officiel de la Sécurité sociale écarte tout abus manifeste. Par exemple, plus d’un repas par semaine ou 5 par mois. S’il y a prise en charge malgré l’abus, la compensation offerte pour les frais de restauration est considérée comme un avantage en nature.

Bon à savoir : la déduction des frais de repas est également possible pour le salarié qui opte pour le régime des frais réels lors de sa déclaration d'impôt sur le revenu.

Quelle que soit votre situation, il est important de connaître le calcul des frais de repas en 2022. Cela vous permettra alors de demander une compensation équivalente à votre employeur.

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Julien a travaillé chez Okarito en 2020.
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