7 astuces pour organiser un déplacement professionnel - Okarito
Voyages d'affaires
3
min

7 astuces pour organiser un déplacement professionnel

Brice Huet
Brice Huet
Publié le
11/7/2022

Vous êtes cadre commercial, salarié du BTP ou consultant ?

Quel que soit votre statut, vous êtes sans doute amené à vous déplacer régulièrement pour votre entreprise. Et pour cela, une bonne gestion et une bonne planification sont indispensables à la réussite de votre mission.

Alors pour vous aider à bien organiser vos déplacements professionnels, suivez notre méthode infaillible pour tous les voyageurs d’affaires.

Choisir son moyen de transport en déplacement professionnel

Choisir son moyen de transport est la première chose à faire dans le cadre d’un déplacement professionnel pour se rendre sur le lieu de votre mission. Lequel choisir ?

Vous partez en voiture ?

Si votre déplacement professionnel n’est pas trop éloigné de votre domicile, il est toujours possible de partir avec un véhicule de fonction, votre propre voiture ou de faire du covoiturage.

Mais si vous optez pour votre véhicule personnel, pensez à noter l’ensemble des kilomètres réalisés pour obtenir les indemnités prévues par le barème de l’URSSAF.

Vous partez en train ?

Si vous partez en déplacement professionnel en France pour plusieurs jours, le trajet en TGV est souvent la meilleure solution. Il vous permet alors de gagner un temps précieux. Et surtout, vous pouvez avancer sur vos dossiers ou préparer votre rencontre client pendant le trajet.

Mais attention, on vous conseille de réserver le plus tôt possible afin d’obtenir les tarifs les plus intéressants.

À noter : en temps de pandémie, vérifiez en amont toutes les formalités nécessaires pour prendre les transports publics. L’idée est de pouvoir partir en voyage d’affaires, mais aussi et surtout, de garantir votre sécurité et celle des autres.

Vous partez en avion ?

Pour les déplacements professionnels au niveau national, les trajets en avion sont plus rares. D’autant plus si la politique de voyage de votre entreprise privilégie exclusivement la voiture ou le train. Il faudra donc voir avec votre employeur ou le service des ressources humaines en amont.

Mais si vous avez le feu vert de votre patron, le déplacement en avion peut effectivement vous faire gagner du temps. Il ne vous reste alors plus qu’à sélectionner le billet qui correspond à vos dates et au budget fixé.

Dans ce cas, voici quelques précautions à prendre lors de l’achat des billets d’avion :

  • Souscrire une assurance voyage : elle prend en charge le rapatriement ou les changements de date ou d’horaire de vol.
  • Vérifier si les bagages sont inclus : cela vaut surtout pour les compagnies aériennes low cost qui facturent chaque valise en soute.

Une fois cette démarche effectuée, il ne faut pas oublier de réaliser le check in avant d’embarquer. Cela vous permettra ainsi de choisir votre siège, et éventuellement d’upgrader votre trajet. Et surtout, il faut savoir que certaines compagnies comme Ryan ou Volotea vous imposent des pénalités si vous n’avez pas réalisé votre enregistrement avant d’embarquer. Alors pour éviter ces frais supplémentaires, n’oubliez pas de vous enregistrer. Vous pourrez le faire depuis votre ordinateur ou directement depuis votre mobile pour récupérer le boarding pass.

Et le jour du départ, vous pouvez aussi utiliser flightstats. À partir du numéro de votre vol, vous saurez en temps réel si votre avion a du retard.

Toutes ces astuces vous permettent d’organiser votre départ et votre retour. Mais qu’en est-il une fois sur place ?

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Prévoir les modalités de transport sur place

Si vous partez en voyage d’affaires à l’autre bout de la France, vous aurez sans doute plusieurs clients à rencontrer. Alors pour simplifier vos trajets, vérifiez l’état des transports sur place. S’il s’agit d’une grande ville, les moyens de transport en commun sont facilement accessibles. Mais si vous êtes envoyé en mission professionnelle dans une petite ville, il sera plus difficile de vous déplacer. Dans ce cas, deux options s’offrent à vous :

  • La location de voiture : on vous en dit plus dans l’article.
  • Les services d’un chauffeur : ici, vous devez anticiper chacun de vos déplacements. Le chauffeur vous accompagnera alors depuis l’aéroport, votre hôtel et chacun de vos rendez-vous.

Attention à ne pas oublier les moyens de transport entre votre domicile et la gare ou l’aéroport. Ici, c’est assez facile, mais vous devrez soit faire appel à un taxi, soit aller en transport en commun. C’est anodin, mais il faut penser à tous les détails pour l’organisation de vos déplacements d’affaires. Et notamment, l’hébergement.

Réserver son hôtel en voyage d’affaires

Pour un déplacement professionnel de plusieurs jours, vous devrez impérativement réserver un hôtel.

Là aussi, on vous suggère de consulter en amont la politique de voyage de votre entreprise. Il se peut que votre compagnie passe par une chaîne hôtelière afin d’obtenir des tarifs négociés.

Ensuite, pour le choix de l'hôtel, privilégiez une zone assez centrale, idéalement proche des transports en commun. D’autant plus si vous prévoyez de rencontrer plusieurs clients au cours de votre séjour. La localisation de l'hôtel doit vous permettre de faciliter chacun de vos trajets.

Après avoir réservé hôtel et transport, n’oubliez pas la checklist.

Faire une checklist des documents indispensables

Vous avez fait toutes vos réservations ? Le plus important est réalisé. Mais l’organisation d’un déplacement professionnel ne s'arrête pas là. Vous devez aussi, et surtout, être sûr de ne rien oublier le jour de votre départ. Pour cela, il n’y a rien de tel qu’une liste. Voici ce qu’on vous propose :

  • Votre carte d’identité ou passeport : indispensable pour votre voyage en train ou en avion.
  • Vos billets : si aujourd’hui les billets de train et d’avion peuvent se télécharger sur le mobile avec un QR code, on vous conseille quand même de les imprimer. En cas de problème de batterie, ces feuilles vous seront d’une grande utilité.
  • Un cahier : vous allez rencontrer des clients ou des fournisseurs et les échanges seront sans doute riches en informations. Alors n’oubliez pas de prendre des notes. Vous pouvez le faire directement sur votre ordinateur ou avec un cahier pour rendre les réunions plus conviviales.
  • Des cartes de visite : lorsque vous êtes en déplacement professionnel, que ce soit en France ou à l’étranger, vous représentez votre entreprise. Et la carte de visite vous aide à cela. D’ailleurs, si vous faites des rencontres fortuites dans les transports en commun, n’hésitez pas à donner votre carte à ces inconnus croisés. Qui sait, ils deviendront peut-être vos futurs clients ou partenaires ?
  • Une enveloppe : pendant les séjours professionnels, les notes de frais se multiplient. Entre les notes de restaurant, les tickets de transport, les places de parking et autres, vous devrez garder l’ensemble des factures. Alors si vous n’avez pas la place dans votre portefeuille, n’oubliez pas l’enveloppe qui vous permettra de tout conserver au même endroit pour faciliter le calcul des frais engagés lors de votre voyage professionnel.

Ce ne sont que quelques idées que vous pourrez adapter en fonction de votre organisation. Il en va de même pour la feuille de route.

checklist déplacement professionnel

Élaborer sa feuille de route pour bien organiser son déplacement professionnel

Votre organisation de déplacement professionnel commence à prendre forme ? Tant mieux ! Maintenant, il est temps de formaliser tout ça. Et pour cela, il y a la feuille de route. Ce document vous permet de définir l’ensemble de votre itinéraire et votre planning de voyage.

Vous devrez alors y inscrire quelques informations essentielles. Par exemple :

  • Les rendez-vous : outre l’adresse et l’heure, n’oubliez pas de renseigner l’ordre du jour (signature du contrat, négociation client, audit fournisseur par exemple).
  • Les trajets : ici, vous devez indiquer les modes de transport utilisés, mais aussi le temps de trajet entre chaque réunion.
  • L'hôtel : n’oubliez pas d’ajouter l’adresse de l'hôtel, car c’est ici que vous vous reposerez pendant toute la durée de votre séjour.
  • La note de frais : pour faciliter le calcul des frais professionnels, pensez à ajouter le montant des dépenses engagées (frais de repas, frais d'hébergement, frais de transport, …) lors de votre mission professionnelle. Sans oublier tous les justificatifs liés à vos dépenses de voyage d’affaires

Avec le temps, vous prendrez l’habitude de réaliser cette feuille de route et deviendrez un voyageur d'affaires bien organisé. À tel point que vous n’oublierez aucun détail (et surtout pas les mails d’absence).

Préparer son absence au bureau

Que vous partiez deux jours ou une semaine, un déplacement professionnel vous empêche de réaliser vos tâches quotidiennes. Ici, l’idée est de vous consacrer un maximum à vos rencontres avec vos clients ou partenaires. En conséquence, vous n’aurez pas forcément le temps de répondre à l’ensemble des mails qui vous sont envoyés.

Alors pour éviter que vos interlocuteurs ne soient surpris par ce manque de réponse, n’oubliez pas de prévoir un message d’absence. Vous devrez leur indiquer la date de votre retour et le nom d’un collaborateur à contacter en cas d’urgence.

Et surtout, si vous avez des dossiers en cours pendant votre absence, prévenez l’ensemble de vos collaborateurs quant aux différentes tâches à effectuer.

Maintenant, vous savez tout ce qu’il faut faire pour planifier vos prochains voyages professionnels. Mais si l’organisation n’est vraiment pas votre truc, il est toujours possible de passer par notre plateforme de gestion des déplacements professionnels.

Faire appel à une agence de voyages d'affaires

Vous l’aurez compris, un déplacement professionnel demande une bonne dose d’organisation. Si ce n’est pas votre fort, bonne nouvelle, une agence de voyages d’affaires spécialisée en gestion de déplacements professionnels peut vous aider à planifier votre séjour. Et c’est justement notre cas.

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Nous vous proposons une assistance 24/7 qui vous accompagne au cours de votre mission. Vous avez un doute sur la facturation de vos frais de déplacement ou la souscription d’une assurance voyage ? Notre équipe de professionnels du voyage d’affaires se charge de répondre à toutes vos interrogations.

En plus, nous mettons à votre disposition notre plateforme de réservation, annulation et modification des billets de trains, d’avions, de location de voiture et d’hôtels.

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Brice Huet
Brice est cofondateur de Okarito. Après avoir vécu à New-York, Singapour et Montréal, il a posé ses valises à Paris.
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