Agence de voyages d'affaires : comment la choisir ? - Okarito
Voyages d'affaires
3
min

Agence de voyages d'affaires : comment la choisir ?

Remi Duvoux
Remi Duvoux
Publié le
4/7/2022

Aujourd'hui, de nombreuses entreprises recherchent comme vous une agence de voyages d'affaires pour prendre en charge l'organisation des déplacements professionnels de leurs collaborateurs. Cependant, devant la pléthore de choix, il n'est pas évident de choisir une agence dédiée au tourisme d'affaires qui soit adaptée à vos attentes et besoins.

Cet article va vous aider à sélectionner la bonne agence de gestion de vos voyages d'affaires.

La première étape consiste pour vous à faire un rapide état des lieux de votre organisation actuelle.

Ensuite, nous avons sélectionné pour vous des critères que vous devriez prendre en compte afin de garantir un service adapté aux besoins de votre structure et des attentes de vos voyageurs. Nous avons établi ces conseils en discutant avec des centaines d'entreprises, de 30 à 1 000 employés.

Faire un état de lieux de votre gestion actuelle des voyages d'affaires

Avant de choisir une agence de voyages d'affaires, nous vous conseillons de faire un état des lieux de votre organisation actuelle autour des déplacements professionnels. Vous devez avoir une bonne compréhension des problématiques actuelles ainsi que la vision que vous avez pour améliorer la réservation, l'annulation et les modifications des voyages d'affaires.

Les 3 principales manières de gérer ses voyages d'affaires

Il existe trois grandes catégories d'organisation autour de la gestion des déplacements professionnels :

  • Site de tourisme (Opodo, Booking.com, SNCF...)
  • Agence de voyages d'affaires traditionnelles (Havas, Selectour...)
  • Plateforme de gestion des voyages d'affaires

Selon les informations des entreprises clientes, voici la répartition des catégories pour les PME :

  • 70% d'entre elles utilisent les sites de tourisme
  • 20% des PME sont accompagnées par une agence de voyages d'affaires traditionnelle
  • 10% des entreprises ont pris le pas de la numérisation avec l'utilisation d'une plateforme de tourisme d'affaires en ligne.
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Les frustrations d'une mauvaise gestion des déplacements professionnels

Les deux premières catégories énoncées au-dessus sont source de grandes frustrations pour les voyageurs d'affaires ainsi que les équipes comptables. Voici quelques exemples :

Pour les voyageurs :

  • Avance de frais
  • Récupération des justificatifs et gestion des notes de frais
  • Aucun service client ni de service urgence
  • Les allers-retours avec l'agence de voyages traditionnelle

Pour les manageurs :

  • Aucun contrôle des dépenses en amont
  • Absence de politique voyage

Pour les équipes comptables et finances :

  • Gestion des notes de frais
  • Aucun contrôle des coûts
  • Factures décentralisées

Lorsque vous avez une meilleure idée de l'organisation de l'entreprise sur la gestion des déplacements professionnels, vous serez en mesure de définir des critères de sélection d'une agence de voyages d'affaires.

Les critères de sélection d'une agence de voyages d'affaires

Les critères essentiels pour choisir une agence de voyages.

Les critères essentiels pour choisir une agence de voyages d'affaires selon le retour de nos milliers de clients.

  • L'importance de gérer tous les moyens de transport (vols, hôtels, train, location de voiture), afin de limiter le nombre d'interlocuteurs (notamment pour mieux centraliser la facturation des déplacements professionnels).
  • Un bureau ouvert 24/7 pour gérer les problèmes de vos voyageurs d'affaires lorsqu'une urgence survient pendant leurs voyages d'affaires.
  • L'agence doit être adaptée à la taille de votre entreprise : une PME n'a pas les mêmes besoins qu'une entreprise du CAC 40.
  • La possibilité de parler à tout moment avec un agent ayant accès à l'historique de réservations de voyages de vos collaborateurs, parlant au moins français et anglais et pouvant vous assister à tout moment.
  • Des outils en ligne qui vous permettent de mettre en place facilement une politique voyage et des processus de validation des réservations.
  • Accès en ligne via une plateforme web, un chat et au téléphone.
  • Un service disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 en cas d'urgence : grève, changement de vol ou encore retard.
  • Prise en charge des procédures de facturation (émission de factures, des demandes de remboursement...).
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En tant qu'agence de voyages d'affaires, nous couvrons l'ensemble de vos déplacements professionnels (train, avion, hébergement). Nous offrons aux petites et moyennes entreprises un panel de services impressionnant tout au long de l'année à des prix extrêmement compétitifs.

Des centaines d'entreprises nous font confiance chaque année pour gérer leur programme de voyages d'affaires et sont heureuses de cette confiance. Ces entreprises font partie des leaders de nombreux secteurs : développement informatique, santé, production de films ou encore création de magazines et de documentaires.

Nous vous offrons une vision globale des déplacements de vos employés à chaque étape. Nous vous proposons des outils et des leviers innovants pour améliorer votre politique de voyage, réduire votre dépense voyage mais surtout améliorer l'expérience de vos collaborateurs en déplacement. Le but ? Décharger vos collaborateurs des stress du voyage d'affaires, pour qu'ils puissent se concentrer sur leur mission une fois sur place.

Une agence de voyages d'affaires en ligne ou hors ligne ?

En ligne ou hors-ligne : comment faire son choix d'agence de voyages d'affaires ?

Dans l'intérêt d'une politique de voyage optimale, il est plus facile de faire appel à un seul prestataire de services qui couvre tous vos besoins en matière de voyages d'affaires (hébergement, vols, trains au meilleur prix).

Les comparateurs sur Internet sont désormais très efficaces pour les voyages personnels et donc organiser ses vacances. Pour les voyages d'affaires réguliers, nous sommes persuadés qu'il faut améliorer encore cette expérience de réservation en ligne, pour la rendre plus collaborative et plus adaptée au voyage d'affaires.

C'est pourquoi nous vous proposons un outil de réservation voyage en ligne innovant vous permettant de réserver tous vos déplacements professionnels en 3 clics, pour vous ou vos collaborateurs.

Bref : le choix de votre agence de voyages pour tourisme professionnel va être crucial pour la suite de votre développement international. Un bon choix peut vous faire gagner du temps de facturation, et diminuer le stress de vos voyageurs.

Votre agence de voyages d'affaires en ligne

Nos consultants, spécialistes des voyages d'affaires, dotés d'un savoir-faire et d'outils de haute qualité, facilitent la gestion de tous les types de voyages.

Ils sont en mesure de répondre au mieux à vos besoins et à vos contraintes budgétaires, que vous voyagiez en France (Paris, Marseille, Lyon, Toulouse...), dans les principales capitales européennes (Londres, Berlin, Madrid, Rome...) ou dans le reste du monde (New York, Dubaï, Singapour, Tokyo...).

Notre agence de voyages corporate, dispose d'un support voyageur ouvert 24/7, qui nous permet de répondre rapidement aux moindres de vos questions et d'aider vos voyageurs à profiter pleinement de leurs déplacements.

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Remi est le fondateur et CEO de Okarito. Passionné de voyages, il a à coeur de créer la meilleure plateforme pour les voyageurs d'affaires d'aujourd'hui et de demain !
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