Les collaborateurs d'entreprises peuvent être amenés à se déplacer pour des déplacements commerciaux, sur des chantiers, des conférences, des visites de fournisseurs, des réunions entre collaborateurs, des déplacements entre différents bureaux ou filiales ou mêmes pour des séminaires ou des activités de team building.
Vient donc la question de savoir s'il faut passer par une agence de voyage pour un déplacement professionnel.
Une agence de voyage experte en séjours professionnels va vous permettre de gagner du temps, de la visibilité et du contrôle sur l'ensemble des dépenses de l'entreprise. L'agence de voyage d'affaires est également un partenaire de confiance en cas d'imprévu, elle assure une sécurité totale de vos collaborateurs.
Voyons ce qu'il y a à gagner.
Dans une entreprise, le temps de vos employés est une ressource rare. Afin de garder une productivité élevée, mais aussi (et c'est lié) un confort de travail et de la motivation, il est important de les libérer des tâches chronophages et non-productrices de valeur pour votre activité.
L'organisation d'un voyage d'affaires fait partie de ces tâches.
Expedia a récemment montré qu'une personne pouvait visiter jusqu'à 38 sites avant de réserver un séjour. En donnant accès à vos collaborateurs à une plateforme pensée pour les déplacements professionnels, vous leur permettez un gain de temps considérable. La meilleure offre leur est immédiatement proposée et ils n'ont plus à comparer entre plusieurs sites.
À la suite du voyage, le collaborateur n'aura plus besoin également de traiter ses notes de frais. L'agence de voyages d'affaires vous permet de centraliser votre comptabilité et d'unifier vos paiements. Le voyageur n'a plus à chercher les factures de ses déplacements. Une facture est automatiquement envoyée à votre entreprise.
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En centralisant l'ensemble de vos réservations sur une même plateforme de gestion des déplacements professionnels, vous gagnez une visibilité complète sur les dépenses effectuées par vos équipes.
Vous pouvez ainsi suivre facilement vos budgets et repérer d'éventuels abus. La centralisation des dépenses vous permet également une analyse fine en se basant sur des codes projets ou centres de coûts.
En passant par une agence de voyages d'affaires, vous allez pouvoir mettre en place très facilement une politique voyage.
Le tourisme d'affaires peut rapidement représenter un budget important pour votre entreprise et les pertes d'économies sont nombreuses. En définissant des règles précises sur votre plateforme de gestion des voyages en entreprise, vous permettez à votre collaborateur de se diriger vers des choix économes tout en évitant les abus de certains.
Ce contrôle est beaucoup plus difficile à mettre en place en laissant votre collaborateur réserver par lui-même sur des sites de tourisme. En traitant les notes de frais, vous ne pourrez pas vous rendre facilement compte du respect ou non de la politique voyage.
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Le principe de Duty of Care est fondamental dans la gestion de vos déplacements professionnels. En tant qu'entreprise, vous devez garantir le bien-être et la sécurité de vos voyageurs. En passant par une agence de voyages pour tourisme d'affaires, vous leur offrez un service client 24/7 extrêmement réactif qui pourra l'assister dans toutes ses modifications et annulations. En cas d'imprévu ou de situation à risque, votre collaborateur aura les ressources et l'expérience nécessaire à disposition pour organiser un rapatriement rapidement.
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