Les 5 raisons d'utiliser une solution de gestion des Déplacements PRO
Voyages d'affaires
4
min

5 raisons d'utiliser une solution de gestion des déplacements professionnels

Estella Nataf
Estella Nataf
Publié le
5/10/2021

Découvrez les 5 raisons d'utiliser une solution de gestion des déplacements professionnels. A l'ère de la reprise des voyages d'affaires, il est clé pour vous et vos collaborateurs de mettre sous contrôle la gestion des voyageurs et de leurs déplacements.

1  - Centraliser la gestion des réservations des déplacements professionnels

Aujourd'hui, plus de 95% des PME utilisent les sites de tourisme pour réserver, annuler et modifier leurs déplacements professionnels. Pourtant, le parcours client n'est pas du tout adapté par rapport à l'environnement professionnel.

En effet, les sites de tourismes poussent constamment des pubs, des popups qui créent du "bruit" et ralenti le processus de réservation des déplacements professionnels.

Aussi, il est chronophage d'enregistrer à chaque réservation ses informations personnelles :

  • Nom
  • Prénom
  • Numéro de téléphone
  • Email
  • Carte(s) de réduction,
  • Date de naissance
  • Données bancaires et carte bleue

Les offres sur ces sites sont de plus en plus floues. Aussi bien concernant les frais cachés, tels que les frais de dossier, de modifications ou encore d'annulation que l'obtention du remboursement pour toute annulation du billet ou de la nuitée par exemple.

Il est aujourd'hui devenu primordial de centraliser la gestion des billets de trains, de vols, de nuits d'hôtels et même de location de voiture sur une seule plateforme. Il devient alors très simple de gérer les informations des voyageurs et leurs programmes de fidélités.  Ce dernier point permet de réduire les dépenses des voyages d'affaires de façon considérable.

L'avantage d'une plateforme de gestion des voyages d'affaires comme Okarito réside aussi dans l'accès à des prix publics sans commission ni frais de dossier ou de réservation. À l'inverse des agences de voyages traditionnelles.

2 - Le confort des collaborateurs en déplacements professionnels

Les collaborateurs souhaitent avoir la meilleure expérience possible durant leurs déplacements professionnels.

Se déplacer pour son entreprise est source de fatigue, de surmenage et de stress, alors même que voyageurs doivent être efficaces au maximum. Historiquement, ils sont à 36% plus stressés durant leurs voyages d'affaires selon une étude publiée par Les Echos. Il est donc primordial de leur proposer une nouvelle expérience du voyage d'affaires.

Cette expérience est d'autant meilleure lorsqu'ils utilisent une plateforme simple et centralisée pour gérer de A à Z leurs déplacements professionnels.

Okarito est un point central pour réserver ses billets de trains, ses billets d'avions et ses nuits d'hôtels. Notre solution permet de supprimer les avances de frais et donc les notes de frais. Des tâches manuelles et chronophages qui représentent un travail considérable pour les collaborateurs. Ces derniers ne sont donc pas concentrés à 100% sur les raisons et objectifs de leurs voyages d'affaires.

Grâce à une meilleure gestion des déplacements professionnels, les collaborateurs peuvent désormais voyager sereinement et en toute sécurité.

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3 - Améliorer la sécurité des voyageurs d'affaires

Avec la pandémie du Covid-19, il est important de comprendre le principe du "Duty of Care". Une solution de gestion des déplacements professionnels permet aux managers et dirigeants de localiser à tout moment leurs collaborateurs en voyages d'affaires. Cette localisation est uniquement possible grâce à la centralisation de la gestion des déplacements professionnels. Dès lors que les réservations se font en un seul point, il est très facile de retrouver les pays ou villes où les collaborateurs qui sont en déplacement se trouvent.

4 - Améliorer la transparence et le contrôle des déplacements professionnels

Une solution de gestion des déplacements professionnels est aussi l'occasion de mettre sous contrôle les déplacements professionnels. A l'image d'une politique voyage bien établie, les collaborateurs sont accompagnés dans la réservation de leurs voyages professionnels afin d'éviter de dépasser les budgets définis par exemple.

Une plateforme de gestion des déplacements professionnels permet de mettre en place les règles de la politique voyage de façon claire et transparente pour les collaborateurs et les valideurs.

5 - Un service client disponible pour tous les voyageurs

Le secteur du voyage d'affaires a connu de très fortes turbulences en raison du Covid-19. Les agences de voyages traditionnelles ont complètement délaissé le service client, laissant sur le carreau de nombreux voyageurs en besoin urgent d'accompagnement. Concernant les entreprises qui utilisaient des sites de tourisme, le service client est presque inexistant.

Il est désormais devenu primordial pour l'ensemble des parties prenantes d'avoir à disposition un service client disponible 24/7 afin de pallier toutes les éventualités et urgences.

Okarito met à disposition de ses voyageurs un accompagnement personnalisé. Les moyens de communication sont très variés selon l'envie du collaborateur :

  • Téléphone
  • Email
  • Chat

Le service client d'Okarito est basé en France. Un point sur lequel nous resterons fidèles.

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A cheval entre l'Espagne, la France et les Etats-Unis, l'international n'a plus de secret pour Estella.
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