5 conseils pour reprendre les déplacements professionnels - Okarito
Voyages d'affaires
4
min

5 conseils pour reprendre sereinement les déplacements professionnels post-covid

Brice Huet
Brice Huet
Publié le
8/9/2021

Une chose est sûre, la reprise des voyages d'affaires est actée. Les collaborateurs reprennent les déplacements professionnels pour partir à la rencontre de leurs collègues, clients, fournisseurs ou encore de leurs prospects.

Cependant, selon notre sondage effectué auprès d'une centaine d'entreprises, les collaborateurs ne sont par encore totalement prêts à voyager en toute sérénité.

L'équipe Okarito vous a donc concocté 3 conseils pour reprendre sereinement les voyages professionnels.

1 - Passe sanitaire et test PCR

Suite à l'allocution d'Emmanuel Macron le 12 juillet dernier, le passe sanitaire sera requis pour monter dans les trains et les avions mais aussi dans les restaurants et bars par exemple. L'option du test antigénique sera aussi acceptée mais son remboursement sera révolu durant l'automne.

Cette décision a pour objectif de faire face à une résurgence du nombre de personnes positives au Covid-19.

Il est donc primordial pour les voyageurs d'affaires de se faire vacciner ou de régulièrement faire des tests antigéniques au gré de leur déplacement. Pour ce faire, les entreprises doivent donc s'assurer que les collaborateurs qui se déplacent seront autorisés à prendre les transports en commun par exemple.

Ces nouvelles règles doivent donc s'intégrer à une politique voyage qui demande à être modernisée et améliorée.

2 - Politique voyage & RSE

Comme évoqué précédemment, les entreprises doivent être mieux structurées concernant la politique voyage. Celle-ci a pour objectif de fixer des règles telles que :

  1. Budgets voyages à respecter par réservation
  2. Classes de réservation autorisées
  3. Processus de validation internes
  4. Modalités de remboursement des frais

L'équipe Okarito vous a déjà préparé un exemple de politique voyage. Pour que ce dernier soit efficace et respecté par les collaborateurs, il est primordial de le rendre clair et précis.

Les conseils pour reprendre les voyages d'affaires

Une politique voyage a aussi pour objectif de favoriser le bien-être des collaborateurs. En effet, les déplacements professionnels sont bénéfiques pour les salariés dès lors qu'ils renforcent les relations sociales ou encore le sentiment d'appartenance à l'entreprise. Cependant, ces déplacements peuvent être sources de stress et d'angoisses (réservation des billets à moindre coût, récupération des billets, rendez-vous important, décalage horaire). C'est la raison pour laquelle une politique voyage a aussi pour objectif d'accompagner les collaborateurs tout au long de leur voyage afin de leur proposer de la visibilité et de la flexibilité. Pour ce faire, il est devenu clé d'utiliser une plateforme pour optimiser la gestion des voyages d’affaires.

3 - Centraliser la gestion des déplacements professionnels

Près de 95% des PME ne sont pas équipés d'une solution de gestion des voyages d'affaires. Cela contraint les voyageurs à passer par des sites de tourismes, ce qui est source de travail manuel et donc de frustration.

L'accalmie des déplacements professionnels causée par la pandémie fut donc l'opportunité pour les organisations de mettre sous contrôle la gestion des déplacements professionnels avec la mise en place d'une plateforme dédiée.

En effet, la centralisation des réservations à travers un outil simple et efficace offre aux collaborateurs une forte autonomie et flexibilité. Cette nouvelle organisation aide considérablement les équipes comptables et finances qui doivent ensuite gérer les factures et les reportings des budgets notamment.

Les solutions de dernières générations répondent parfaitement aux problématiques de gestion d'une politique voyage, des dépenses de déplacements professionnels liées aux clients ou projets de l'entreprise.

Voici de bonnes premières pistes pour reprendre les déplacements professionnels. Nous mettrons à jour ces conseils au fur et à mesure des évolutions concernant la pandémie ainsi que la reprise des voyages d'affaires.

4 - Economiser sur vos déplacements professionnels

Il existe de nombreuses entreprises en France qui ont revu la voilure de leurs déplacements professionnels. Selon une étude publiée par Chaire Pégasse en Juin 2021, les dirigeants estiment que près de 28% des voyages d'affaires seront replacés par des réunions à distance c'est-à-dire par visioconférence. C'est l'occasion de drastiquement réduire les dépenses liées aux voyages d'affaires. Cependant il ne faut pas que cela ait un impact négatif sur le développement de l'entreprise. Voici les risques que ces changements drastiques pourraient porter atteinte :

  • Perte d'opportunité avec des partenaires ou des prospects
  • Rupture relationnelle avec les fournisseurs et/ou partenaires

Afin d'économiser sur vos déplacements professionnels, il existe d'autres techniques que nous avons le plaisir de vous partager.

5 - Mieux s'organiser lors des voyages d'affaires

Avec la reprise des déplacements professionnels, c'est l'occasion pour vous de prendre de bonnes habitudes dès le début. Il faut que vous puissiez vous organiser en avances pour mieux anticiper et gérer vos réservations par exemple. En plus de pouvoir profiter des tarifs avantageux, vous gagnez en visibilité sur vos déplacements professionnels et vos rendez-vous. Cette nouvelle organisation vous aidera à vous concentrer sur l'essentiel, à réduire le stress des réservations et départs à la dernière minute.

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Brice Huet
Brice Huet
Brice est cofondateur de Okarito. Après avoir vécu à New-York, Singapour et Montréal, il a posé ses valises à Paris.
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